Office 365 Mailbox Backup: Praktische Hinweise für Exchange, Outlook und andere Programme

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Erfahren Sie in unserer Blog-Serie, wie Sie SharePoint & Office 365 schützen können.  

1) Backe Backe Backup
2) Backup-Aufbewahrungsrichtlinie für Office 365: Drei Dinge, die Sie wissen müssen!
3) Backup für Office 365: Cloud oder On-Premise?

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Viele Kunden, mit denen wir regelmäßig arbeiten, verfügen über herkömmliche Installationen vor Ort, bei denen SharePoint, File Shares, Datenbanken, Exchange und andere Unternehmensanwendungen von einzelnen Teams auf gesonderten Servern gewartet werden. Die meisten unserer Kunden suchen zunächst Outlook- oder Exchange-Sicherungslösungen und konzentrieren sich dabei ausschließlich auf die Sicherung von Exchange Online. Sie verstehen nicht, dass ihre Welt jetzt in Office 365 zusammenläuft. Dabei muss beachtet werden, dass dies über Postfächer hinaus nun ein wesentlicher Bestandteil von Office 365 Groups und Microsoft Teams ist.

Worum geht es überhaupt?

Die einzelnen Stacks von früher werden jetzt als einheitlicher Service in Office 365 angeboten. Exchange, SharePoint, OneDrive, Groups und Teams – wie auch andere Lösungen – stehen dem einzelnen Benutzer jetzt auf Lizenzbasis zur Verfügung. Das macht die Aufgabe der Administratoren, die Elemente ihres Mandanten zu konfigurieren und zu kontrollieren, einfacher, aber gleichzeitig auch anspruchsvoller.

Seit Office 365 ein Mehrmandantensystem ist, überlassen die Administratoren einige klassische Kontrollmöglichkeiten auf Server- und Architekturebene (Sicherung, einige Sicherheitskonfigurationen, Schutzrichtlinien usw.) Microsoft. Nachfolgend sind einige praktische Hinweise für die Sicherung von Office 365 E-Mail (sowie die anderen Stacks) aufgeführt.

Praktische Hinweise für die Sicherung von E-Mail

Nutzen Sie In-Place Archive (und vergewissern Sie sich, dass die Administratoren dessen Zweck verstehen). Mit In-Place Archive können Benutzer Inhalte langfristig an einem bestimmten Ort in ihrem Postfach archivieren. Damit können Sie als Administrator die Aufbewahrungsrichtlinien kontrollieren und eDiscovery im Einklang mit dem Compliance-Framework vieler Unternehmen nutzen.

Verlassen Sie sich nicht auf die Endbenutzer, wenn es darum geht sicherzustellen, dass ein In-Place-E-Mail-Archiv den Anforderungen aller Inhalte genügt, die gesichert werden müssen. Nur weil ein Endbenutzer den Inhalt direkt in Outlook archivieren kann, bedeutet das nicht, dass es sich dabei um eine echte Sicherung für Outlook 365 oder Office 365 allgemein handelt. Legen Sie unbedingt mandantweite Aufbewahrungsrichtlinien mithilfe intelligenter Lösungen fest.

Lesen Sie die Lizenzvereinbarung und die SLAs für die jeweilige Lizenzart von Office 365 und Microsoft. Viele Kunden glauben, dass die standardmäßigen SLAs von Microsoft die regulatorischen Anforderungen oder Wiederherstellungsanforderungen ihrer Organisation bereits erfüllen – bis etwas passiert. Archive in Office 365 E-Mail sind nicht gleichbedeutend mit einer Sicherung.

Verlassen Sie sich nicht einfach auf ein Archiv als Sicherung. Genau wie Vor-Ort-Lösungen sind Archive nicht gleichbedeutend mit einer Sicherungslösung. Exchange E-Mail Backup ist ein gesonderter Service, den Microsoft nicht standardmäßig zur Verfügung stellt.

Sichern Sie Office 365-Inhalte auf einem anderen Speichermedium, entweder in Azure oder an einem anderen Ort. Je nach Anforderungen Ihrer Organisation kann die Sicherung mittels einer Azure-Speicherkonfiguration für Ihr Geschäft oder an einem anderen Ort bereits dazu beitragen, die Anforderungen an den Schutz der Daten des Unternehmens zu erfüllen.

Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Sicherung für Exchange Online dasselbe ist wie die Sicherungslösungen vor Ort. Da sich viele Lösungen, mit denen wir als Administratoren vertraut sind, auf alles – von Serverkonfiguration bis zum Endbenutzerinhalt – konzentriert haben, ändert Office 365 den Umfang. Office 365 ist ein Software-as-a-Service- oder SaaS-Angebot, und die Sicherung des Inhalts in diesem SaaS sollte als Backup-as-a-Service oder BaaS betrachtet werden. Dies beinhaltet auch die anderen Komponenten Ihres Mandanten wie SharePoint, OneDrive, Groups und Teams.

Berücksichtigen Sie die Art und Weise, wie Ihre Organisation noch mit Exchange arbeitet. Die Sicherung für Office 365 E-Mail sollte Anhänge, individuell erstellte Ordner und die Möglichkeit, E-Mail-Inhalte wiederherzustellen oder an einen anderen Ort zu exportieren, beinhalten. Außerdem sollten Benutzer in der Lage sein, Inhalte/E-Mails mithilfe von Wiederherstellungen an einem anderen Ort an einen anderen Benutzer zu übertragen zu können, wenn ein lizenzierter Benutzer aus der Organisation ausscheidet oder die Lizenz an einen Nachfolger übertragen wird.

Scheuen Sie sich nicht, die Angebote auf dem Markt zu recherchieren. Es gibt viele Lösungen, die eine Hybridlösung mit Sicherung vor Ort anbieten. Hybridlösungen vor Ort sind jedoch mit höheren Kosten verbunden, weil die Architektur für kontinuierliche Unterstützung vor Ort, zusätzliche Lizenzen und Konfigurationsmanagement aufgenommen werden müssen. Die Online Exchange-Sicherung sollte Bestandteil Ihrer übergreifenden Strategie für Sicherung, Wiederherstellung und Schutz Ihres SaaS-Inhalts sein, einschließlich SharePoint, OneDrive sowie Groups und Teams.

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