Was ist M365 Operational Governance und wofür braucht man das?
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Ihre harte Arbeit zahlt sich endlich aus: Nach Monaten der Planung, Vorbereitung und Erprobung sind Sie endlich bereit, Ihr neues Microsoft 365 (M365), Microsoft Teams, SharePoint Online oder andere Plattformen für die Zusammenarbeit einzuführen. Ihr Team ist auf dem Weg zu einer besseren digitalen Zusammenarbeit und einer optimierten Produktivität. Nach der Implementierung können Sie sich endlich entspannen, oder?
Falsch gedacht. Wenn Sie sich zurücklehnen und die Füße hochlegen und Ihre Collaboration-Räume sich selbst überlassen, ist Ihre neu geschaffene Umgebung möglicherweise in Gefahr. Jetzt ist es an der Zeit, dafür zu sorgen, dass die makellose Umgebung, die Sie geschaffen haben, auch so bleibt, indem Sie Operational Governance implementieren.
Was ist Operational Governance von Microsoft 365?
Operational Governance wird von den meisten Organisationen in allen Branchen praktiziert, ob man sie nun so nennt oder nicht. Einfach ausgedrückt handelt es sich dabei um die Regeln, die die Geschäftsprozesse vorgeben.
Microsoft 365 Operational Governance ist nicht anders – es handelt sich um eine Reihe von Richtlinien, die ein Unternehmen bei der täglichen Nutzung der Plattform befolgt.
Diese Regeln sollten mit dem Ziel entwickelt werden, den Betrieb von Microsoft 365 im gesamten Unternehmen zu standardisieren und sicherzustellen, dass Ihre digitalen Arbeitsbereiche kontrolliert und gesichert sind.
Warum Sie Operational Governance brauchen
Regeln sind ein wichtiger Bestandteil des täglichen Lebens. Sie geben uns einen Rahmen vor, wie wir handeln und arbeiten sollen. Das Gleiche gilt für die Regeln in unseren digitalen Arbeitsumgebungen.
Je mehr Unternehmen Microsoft 365 nutzen, desto mehr müssen sie Operational Governance implementieren, um ihre Investitionen zu optimieren, die laufende Verwaltung aufrechtzuerhalten und den Lebenszyklus der Daten effektiver zu verwalten, um die Nutzer zu unterstützen und die IT-Belastung zu verringern.
Beachten Sie diese Vorteile:
- Kontrolle der Arbeitsbereichserstellung: Wie viele Arbeitsbereiche für die Zusammenarbeit hat Ihr Unternehmen seit der Einführung von M365 erstellt? 100? 1,000? 10,000? Wie viele dieser Arbeitsbereiche waren notwendig und wurden tatsächlich genutzt? Operational Governance hilft Ihnen dabei, Regeln dafür aufzustellen, wer einen neuen Arbeitsbereich in Microsoft Teams, SharePoint und Groups erstellen darf, um die Ausbreitung zu begrenzen und die Einhaltung von Compliance-Standards zu gewährleisten.
- Verwalten Sie den Lebenszyklus von Arbeitsbereichen: Ist jeder Arbeitsbereich in Ihrem M365-Tenant aktiv? Verfügt jeder noch über einen eindeutigen Eigentümer, einen Nutzen und Berechtigungen? Wenn Sie eine dieser Fragen mit “Nein” beantworten, riskieren Sie unnötige Speicherkosten, übermäßige Freigaben und Sicherheitsbedrohungen. Mit Governance können Sie Richtlinien für die Neuzertifizierung und Bescheinigung festlegen, um sicherzustellen, dass alle Arbeitsbereiche noch aktiv und beabsichtigt sind und dass der Zugriff ordnungsgemäß verwaltet wird.
- Schützen Sie Ihre vertraulichen Informationen: Wissen Sie, welche Ihrer Arbeitsbereiche sensible Informationen enthalten? Wie sieht es damit aus, wer Zugang zu diesen Arbeitsbereichen mit vertraulichen Informationen hat? Wenn Sie sensible Informationen in Ihrem Microsoft 365-Tenant speichern und freigeben, benötigen Sie geeignete Regeln und Richtlinien, um diese zu schützen. Mit Governance können Sie Richtlinien für die Arten von Arbeitsbereichen erstellen, in denen diese Informationen gespeichert werden können, und festlegen, welche Art von Nutzern – ob extern oder nicht – zum Arbeitsbereich eingeladen werden können.
Eine ordnungsgemäße, effektive operative Governance hilft Ihnen, Ihre digitalen Arbeitsbereiche und Ihre Investition in M365 zu schützen.
3 Schritte zu einem sichereren Microsoft 365 mit Operational Governance
Die Einführung einer neuen Operational-Governance-Strategie kann ein großes Unterfangen sein, und es ist schwierig zu wissen, wo man anfangen soll. Der Weg zu einer effektiven Governance beginnt mit der Optimierung Ihrer Microsoft 365-Umgebung, die in drei einfachen Schritten erreicht werden kann:
1. Discovery – Verstehen und Bereinigen Ihrer Umgebung
Sie müssen Ihre M365-Arbeitsbereiche verstehen – wo Ihr Team arbeitet, was es tut und wem was gehört. Je besser Sie sie kennen, desto besser können Sie logische Richtlinien für ihre Verwaltung erstellen.
Wie das geht?
- Erstellen Sie einen Arbeitsbereichskatalog
- Festlegen der Dateneigentümerschaft
- Transparenz über die Aktivitäten gewinnen
2. Fortlaufendes Management – ein nachhaltiger Weg nach vorn
Sie müssen einen Plan für die laufende Verwaltung erstellen, der Ihre Umgebung vereinfacht, bewahrt und schützt. Bei der Entwicklung dieses Plans sollten Sie nicht nur die heutigen Anforderungen berücksichtigen. Ihr Unternehmen wird weiter wachsen und Ihre Umgebung wird wahrscheinlich noch komplexer werden. Schaffen Sie einen Rahmen, der skalierbar und flexibel ist, um langfristig erfolgreich zu sein.
Wie man das macht:
- Externe Freigabe und Gastnutzer verwalten
- Sichern Sie sensible Daten
- Bewahren Sie Microsoft Teams-Konfigurationen
3. Lifecycle Management – Reduzieren Sie Ihre Arbeitslast mit guten Praktiken zu Beginn und am Ende des Lebenszyklus
Vor allem für vielbeschäftigte IT-Administratoren kann sich dies wie eine Menge Arbeit anfühlen. Verringern Sie Ihre Arbeitslast mit Self-Service, automatisiertem und delegiertem Lifecycle Management.
Lösungen wie AvePoint Cloud Governance automatisieren die operative Governance mit Self-Service-IT-Ressourcen für die Bereitstellung, das Verschieben oder die Umstrukturierung von Inhalten sowie für die Verwaltung von Lebenszyklen und Berechtigungen.
Wie man es macht:
- Self-Service-Bereitstellung aktivieren
- Verlangt eine kontinuierliche Erneuerung des Arbeitsbereichs durch den Eigentümer
- Automatisieren von End-of-Life-Verfahren
Fazit
Es mag schwierig erscheinen, Operational Governance zu implementieren, sowohl in einem baldigen als auch in einem bereits veröffentlichten Tool, aber da Ihre Organisation ihre Aktivitäten in Microsoft 365 weiter ausbaut, wird es unmöglich sein, Ihre Investition zu schützen, wenn Sie es nicht tun.
Ohne Operational Governance wird Ihr digitaler Arbeitsbereich bald unüberschaubar und unkontrollierbar werden. Ohne automatisierte Operational Governance wird die IT-Abteilung ihre Tage damit verbringen, die Situation in den Griff zu bekommen. Vermeiden Sie beides und sparen Sie Zeit und Geld mit automatisierter Operational Governance.
Cloud Governance automatisiert Ihre Operational Governance und ermöglicht es den Anwendern, mehr aus ihrem M365-Tenant herauszuholen und gleichzeitig Sicherheit und Kontrolle zu behalten. Vereinbaren Sie noch heute einen Termin für eine Demo.
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Kayla Haskins is a Content Marketing Manager at AvePoint, writing about all things cloud collaboration – including Power Platform, Microsoft 365, Google Workspace, and Salesforce. An advocate of operational governance and process automation, Kayla creates content that helps businesses manage technology to drive efficiencies in the modern workplace and make work/life balance a reality.
