Wie verwaltet man das Outlook-Postfach eines Mitarbeiters beim Offboarding?
Ihr Outlook-Postfach ist voll? Hier finden Sie Tipps, mit denen Sie für Ordnung sorgen können.
Die besten Integrationen von Outlook und Teams finden Sie in diesem Beitrag.
Abgesehen von der betriebswirtschaftlichen Bedeutung ist der Erfolg Ihres Mitarbeiter-Offboarding-Prozesses auch ein Indiz dafür, wie effektiv die Compliance- und Records-Management-Praktiken Ihres Unternehmens sind. Und trotz der Ausweitung von Yammer und der Einführung von Teams für die interne Kommunikation wird E-Mail immer noch für die Kommunikation mit Partnern, Lieferanten, Kunden und anderen Personen außerhalb Ihres Unternehmens verwendet.
Fakt ist, dass Mitarbeitende kommen und gehen und mit diesem Wechsel der Lebensnerv Ihres Unternehmens (Ihre Daten) immer häufiger mit neuen Datenvorschriften oder einem steigenden Risiko aufgrund von Sicherheitsverstößen oder sogar Datenverlust konfrontiert ist.
Neben Compliance ist der Offboarding-Prozess von Mitarbeitenden und die angemessene Verwaltung ihrer zurückgelassenen Daten ein weiterer, immer wiederkehrender Punkt auf der ständig wachsenden Liste der Zuständigkeiten der IT-Abteilung.
Was bringt proaktives Housekeeping (eine Ode an das Records Management)?
Die Verwaltung des gesamten Offboarding-Prozesses wird für Sie und Ihr Team einfacher, wenn Sie über angemessene Information-Governance-Prozesse und damit über ein angemessenes Records Management verfügen.
Das Housekeeping hilft Ihnen nicht nur dabei, den Prozess im voraus zu planen (und möglicherweise zu automatisieren), sondern Sie werden auch eher in der Lage sein, erfolgreich auf ein Worst-Case-Szenario zu reagieren, z.B. wenn die Mailbox eines Mitarbeiters wegen eines Verstoßes gegen die Datenschutzbestimmungen oder wegen eventuell auftretender Rechtsstreitigkeiten geprüft werden muss.
Durch geeignete Information-Governance-Verfahren wird sichergestellt, dass die Vorschriften eingehalten, das Risiko von Rechtsstreitigkeiten verringert und geschäftskritische Daten gesichert werden.
Daher ist ein angemessener Umgang mit Mailboxen nach wie vor von entscheidender Bedeutung, da sie verschiedene Mengen an geschäftskritischen Daten wie Verträge und andere sensible Dokumente enthalten können. Dazu gehört auch die proaktive Überwachung der Retention Policies, um rechtliche und finanzielle Risiken zu vermeiden.
Was empfiehlt Microsoft?
Die Überwachung von Nutzerkonten, Lizenzen und Postfächern wird deutlich einfacher, wenn sie über eine gute Strategie verfügen.
Microsoft bietet mehrere Möglichkeiten, ein Outlook-Postfach zu deaktivieren, aber es gibt zwei Hauptverfahren, die Microsoft empfiehlt, um Inhalte so lange wie nötig aufzubewahren:
Litigation Holds
Bewahren Sie Outlook-Postfachinhalte für einen längeren Zeitraum als die übliche 30-tägige Frist auf, indem Sie für die Inhalte eine „Rechtsstreit-Sperre“ aktivieren, bevor Sie das Microsoft 365-Konto des ehemaligen Mitarbeitenden entfernen.
Sie können Ihr Postfach zwar immer noch innerhalb von 30 Tagen wiederherstellen, aber eine Aufbewahrungsfrist für Rechtsstreitigkeiten sorgt dafür, dass das Nutzerpostfach auf Eis gelegt wird und der Inhalt des Postfachs für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist erhalten bleibt.
Retention Policies
Ähnlich wie bei der Rechtsstreit-Sperre kann die Anwendung von Retention Policies über das Microsoft 365 Compliance Center ein Outlook-Postfach deaktivieren. Retention Policies, die festgelegt werden, während das Postfach noch aktiv ist, gelten auch, nachdem das Postfach deaktiviert wurde.
Sie können drei Arten von Retention Policies für ein Postfach festlegen, um zu bestimmen, was mit dessen Inhalt geschieht:
- Inhalte aufbewahren: Elemente, die der Nutzer nicht dauerhaft gelöscht hat, werden nach der Deaktivierung des Postfachs für unbestimmte Zeit aufbewahrt.
- Inhalte löschen: Elemente werden nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht.
- Inhalte aufbewahren und dannlöschen: Elemente werden nach Ablauf der Richtlinienfrist in den Bereich „Wiederherstellbare Elemente“ verschoben und schließlich aus dem inaktiven Outlook-Postfach gelöscht.
In dieser Microsoft-Dokumentation erfahren Sie mehr über das Entfernen von Anmeldeinformationen ehemaliger Mitarbeitender, die über die Verwaltung des Postfachs hinausgehen – vom Entzug des Zugriffs bis zum endgültigen Entfernen von Lizenzen.
AvePoint ist an Ihrer Seite
Wenn Sie Ihrem Unternehmen helfen, den unvermeidlichen Wechsel so nahtlos wie möglich zu gestalten, kann dies nicht nur erhebliche Auswirkungen auf die IT-Abteilung und deren Arbeitsbelastung haben, sondern auch auf die Sicherheit des gesamten Unternehmens. Es lohnt sich, in diesem Bereich zu investieren. Teil dieser Investition ist eine fundierte Information-Governance.
Mit Cloud Records von AvePoint können Sie die Art und Weise, wie Sie Ihre Microsoft 365-Inhalte verwalten, verändern. Automatisierte, konsistente und sichere Information-Governance-Prozesse in OneDrive, SharePoint und Exchange Online können für eine bessere E-Mail-Verwaltung eingesetzt werden.
Anstatt Retention Policies manuell anzuwenden und Inhalte in die Warteschleife für Rechtsstreitigkeiten zu stellen, können Sie mit Cloud Records Inhalte automatisch klassifizieren und anhand der von Ihnen erstellten Geschäftsregeln bestimmen, ob sie gelöscht, aufbewahrt oder exportiert werden sollen.
Außerdem sind Report-Dashboards verfügbar, die Sie über alle Vorgänge mit Ihren Inhalten auf dem Laufenden halten. Und schließlich ist Cloud Records in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Standards in mehreren Ländern entwickelt worden, um sicherzustellen, dass Datensicherheitsvorschriften immer eingehalten werden.
Sie möchten mehr über die Funktionen von Cloud Records erfahren? Fordern Sie jetzt eine Demo an!
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Sherian Batallones is a Content Marketing Specialist at AvePoint, covering AvePoint and Microsoft solutions, including SaaS management, governance, backup, and data management. She believes organizations can scale their cloud management, collaboration, and security by finding the right digital transformation technology and partner.
