Warum ich als Office 365-Berater darauf bestehe, Microsoft Teams zu nutzen
Matt Wade ist Vice President of Client Engagement bei AtBot. Er ist als Berater für Office 365 tätig und entwickelt Bots, die die Benutzererfahrung verbessern sollen. Im sechsten Teil dieser Artikelreihe werden wir mit ihm darüber sprechen, warum sich sein Unternehmen für die Verwendung von Microsoft Teams entschieden hat und welchen Nutzen es heute daraus zieht.
Name: Matt Wade
Ort: Albany, New York
Aktuelle Position: VP of Client Engagement bei AtBot
Ein Wort, das am besten beschreibt, wie Sie arbeiten: Überall
Mobilgerät Ihrer Wahl: iPhone X
Computer Ihrer Wahl: MacBook (Air oder Pro)
Erzählen Sie uns für den Einstieg etwas über Ihren Werdegang und wie Sie da ankamen, wo Sie heute sind.
Ich habe meinen Abschluss im Bauingenieurwesen zu einer Zeit gemacht, als Stellen für Bauingenieure dünn gesät waren (während der großen Rezession hat niemand etwas gebaut). Ich war stattdessen im Maschinenbau tätig – und ja, das ist ein anderes Feld – und zwar in der Entwicklung von Komponenten für Nuklearreaktoren für die US-Marine. Einige Jahre später kam SharePoint heraus und ich fand meine Nische.
Ein paar Jahre später bekam ich erstmals einen Auftrag für eine Office 365-Migration auf den Jungferninseln und kehrte dann in die Staaten zurück, um als Berater für H3 Solutions zu arbeiten. Kurze Zeit später führten wir ein neues Produkt namens AtBot ein, die Bot-as-a-Service-Lösung für die Microsoft Cloud. Ich verbringe heutzutage also sehr viel Zeit mit Microsoft Teams.
Was war die größte oder anspruchsvollste Umstellung für H3-Mitarbeitende beim Wechsel zu Microsoft Teams als Grundlage der gemeinsamen Zusammenarbeit?
Wir sind zu Microsoft Teams gewechselt, um unserer Beratungstätigkeit für Office 365 auch persönliche Praxisgrundlagen zu geben. Angesichts des Erfolgs von Slack und des großen Potenzials für Bots war Teams ein notwendiger Schritt. Die größte Umstellung für unser Team war die Einigung darauf, wie wir Microsoft Teams nutzen und welche Aspekte unserer Tätigkeit wir aus Outlook dorthin übertragen würden.
Nachdem wir ein paar Wochen herumgetüftelt hatten, hielten wir schließlich eines schönen Freitagmorgens eine Versammlung ab, bei der wir vereinbarten, wie wir Teams verwenden würden und taten unser Bestes, uns daran zu halten. Alle internen Dinge verbleiben in Microsoft Teams. Die externe Kommunikation erfolgt über Outlook. Das war eine ziemlich simple Aufteilung, die einfach zu befolgen ist.
Wie lief die Überzeugungsarbeit für den Rollout bei den Führungskräften ab?
Meine Chefs – unsere Führungskräfte und Miteigentümer – wussten, dass der Schritt zu Teams aufgrund unserer Rolle in der Beratung für den modernen Arbeitsplatz und der Entwicklung von Bots unabdingbar sein würde. Die Führungskräfte zu überzeugen war also der leichteste Teil.
Doch wir müssen uns manchmal gegenseitig auf die Finger schauen, um zu vermeiden, dass wir E-Mails für interne Diskussionen verwenden oder es mit Memes aneinander übertreiben. Auch ich habe schon mehrmals den verbalen erhobenen Zeigefinger gesehen, wenn ich das vergesse. Doch der Wechsel ging reibungslos vonstatten. Solange alles organisiert bleibt, ist diese Art der Zusammenarbeit ziemlich natürlich.
Wie verwenden Sie Microsoft Teams für die Zusammenarbeit mit Benutzern außerhalb von H3?
Das mache ich ständig. Wenn ich Externe einlade, gebe ich ihnen in aller Regel eine kurze Zusammenfassung unserer Erwartungen und der persönlichen Verhaltensregeln (für mich ist die Verwendung von Betreffzeilen die Wichtigste davon!), aus denen sich jüngst mein Leitfaden für alltägliche Verhaltensregeln in Microsoft Teams entwickelt hat. Zudem schränke ich ein, was sie mit den Teams-Besitzer-Einstellungen tun und nicht tun können. Das steckt den Pfad nach allen Seiten ganz hilfreich ab.
Wenn ich mit Externen zusammenarbeite, wähle ich eine förmlichere Kommunikation und fokussiere mich stärker auf Arbeitsergebnisse. Ich freue mich auf die künftigen Verbesserungen des Gastzugangs, die es erleichtern sollten, aus der Microsoft Teams-Umgebung eines Unternehmens in die eines anderen zu wechseln.
Welche Hürden sind Ihnen bei der Nutzung von Teams mit Externen aufgefallen?
Ganz klar auf Platz Eins der Hürden steht, dass ich nicht alle meine Teams – und Mitteilungen! – an einer Stelle sehen kann. Man muss im Grunde jedes Mal das Konto wechseln, um sich ins Microsoft Teams-System eines anderen Unternehmens einzuklinken, und das ist lästig. Nichtsdestotrotz war ich überrascht, als ich vor Kurzem damit angefangen habe, Slack zu verwenden – ja, einige Organisationen haben sich in Slack eingenistet – und gemerkt habe, dass dort das gleiche Problem besteht; mir wurde von Kollegen aus meinem Feld der Eindruck vermittelt, dass Slack dieses Problem überwunden hätte. Dem ist nicht so, also besteht das Problem offensichtlich nicht nur bei Microsoft Teams.
Doch es ist nicht nur der Zwang zum Kontowechsel: Neue Benutzer, die als Gäste einsteigen, wissen nicht sofort, wie sie Microsoft Teams nutzen sollen. Es ist also ein gewisser Schulungsaufwand erforderlich. Beispielsweise passiert es mir häufiger, dass Leute – und zwar sogar solche, die als Berater in diesem Feld tätig sind! – neue Unterhaltungen starten, wenn sie eigentlich auf laufende Unterhaltungen antworten wollen. Anfangs mag das vielleicht noch wie ein sympathisches kleines Malheur wirken. Doch nach dem fünften, sechsten, siebten Mal wird es wirklich lästig. Es bringt die Dinge immer durcheinander.
Also lasse ich einleitend alle wissen, welche Erwartungen bestehen, und wenn ich dann später jemanden einlade, erwähne ich diese Person per @-Mention in einer Antwort auf den ursprünglichen Beitrag mit den Erwartungen, damit sie ihn lesen kann. Ein Nebeneffekt davon ist, dass alle anderen Beteiligten ihn ebenfalls erneut sehen, da er in ihrem Feed erscheint (raffiniert, ich weiß!).
Wenn ich Gast im System von jemand ander bin, halte ich mich etwas zurück, versuche allerdings trotzdem, Leute in die richtige Richtung zu lenken, da ich weiß, wie es ist, Besitzer des Teams mit den Gästen zu sein.
Wie haben sich die interne und externe Kommunikation seit der Einführung von Microsoft Teams bei H3 verändert?
Persönlich finde ich, dass sie nun viel natürlicher abläuft. Chats sind bereits die Standardkommunikationsform mit Freunden und Familie für dieses Jahrhundert (ich denke da an iMessage, WhatsApp, Android Messenger), warum also wäre es nicht auch sinnvoll, das im Arbeitsumfeld einzuführen?
Das durchschnittliche E-Mail-Aufkommen ist stark gesunken und Microsoft Teams macht aus E-Mails im Grunde ein reines Tool zur Kommunikation mit Partnern, Kunden und Lieferanten, was für mich persönlich eine gute Sache ist. Außerdem besteht dank der Dateiunterstützung in Teams nicht länger das Risiko, dass zehn Versionen eines Anhangs gleichzeitig durch die Gegend geschickt werden.
Wir erledigen so viel unserer täglichen Arbeit über Microsoft Teams mittels Registerkarten und Bots, dass wir die Anwendung selten verlassen und in eine andere wechseln müssen wie in der „guten alten Zeit“. Wenn ich höre, wie Leute sich ständig darüber beschweren, sie würden „zu viele E-Mails bekommen“ oder „alles an einem Ort zusammenführen wollen“ – und wer das nicht hört, der hört nicht richtig zu – dann kann die Antwort auf diese Beschwerden Microsoft Teams sein.
Ach ja, und noch ein interessanter Punkt: Da Microsoft Teams die Möglichkeit zum Chatten und Anrufen sowie zu Videokonferenzen und der Bearbeitung von Dateien über eine einzige App auf dem PC oder Mobilgerät ermöglicht, habe ich keine einzige Telefonnummer von meinen Kolleginnen und Kollegen. Ich brauche sie nicht: Textnachrichten, Anrufe und FaceTime sind kein Thema mehr, da Teams sie alle direkt auf meinem Smartphone ersetzt, ohne dass ich weitere Kontaktinformationen bräuchte. Wenn es ein Beispiel für die Nützlichkeit von Microsoft Teams gibt, ist es dieses kleine Detail.
Was tun sie, damit Ihr Teams fokussiert und effizient bleibt?
Vermeiden Sie es unbedingt, einfach links und rechts neue Kanäle zu erstellen; sie können schnell unübersichtlich werden, und vermutlich brauchen Sie gar nicht so viele, wie Sie eingangs denken. Erstellen Sie niemals unterschiedliche Versionen einer Datei (Beispiel: Agenda1.docx, Agenda1Rev1.docx, Agenda1Final.docx, Agenda1FinalFINAL.docx); Microsoft Teams erstellt automatisch Versionen Ihrer Dateien. Mit Teams dürfen Sie keine schnellen Spontanentscheidungen treffen; halten Sie sich an eine Strategie und ein paar einfache Regeln, damit alles reibungslos läuft.
Schauen Sie sich auf jeden Fall die Verwendung von Bots an. Es gibt Anwendungsfälle, in denen man skriptgesteuerte Prozesse im Handumdrehen automatisieren kann. Chatbots und KI-Technologie sind nicht wirklich schwierig. Sie sind die Investition wert. Glauben Sie mir. Verwenden Sie auf jeden Fall Registerkarten. Verlinken Sie Websites, um den Zugriff darauf zu vereinfachen. Fixieren Sie Ihre Microsoft Planner-Aufgaben in Ihrem Projektmanagement-Kanal. Fügen Sie in Ihrem Meeting-Kanal jede Woche den Themenplan als Registerkarte ein. Sie können vieles mit nur einem Klick verfügbar machen und sparen sich dadurch den Wechsel zwischen mehreren Apps.
Zudem schadet es auch nicht, als freundliche kleine Erinnerung an die Regeln meinen Leitfaden für alltägliche Verhaltensregeln in Microsoft Teams als Registerkarte in ihren allgemeinen Kanal einzufügen.
In Ihrem Leitfaden für Verhaltensregeln in Microsoft Teams stellen Sie uns Bots vor. Inwiefern haben Bots Ihren Arbeitsalltag mit internen und externen Teams verbessert?
Natürliche sprachliche Interaktion mit automatisierten Systemen – eine extrem komplexe Beschreibung für Chatbots – ist das nächste Paradigma der menschlichen Interaktion mit Maschinen. Microsofts CEO sagt etwas Ähnliches. Es gibt zahlreiche Bots da draußen: AVA von AvePoint kann die Dokumente, die Sie brauchen, spontan zusammenstellen, und AtBot, der Bot, an dem ich arbeite, ist im Grunde ein codefreier Bot zum Selberbauen, der tun kann, was immer Sie brauchen, wenn Sie es brauchen. Zudem haben wir unseren kostenlosen AtBot gerade um Hilfestellung und Ratschläge zu Microsoft Teams ergänzt, damit Sie ihn als Ersatz für eine Schulung nutzen können. Es spricht also wirklich nichts dagegen, sofort in diese Technologie einzusteigen.
Derzeit steckt die Ära der Chatbots noch in den Kinderschuhen, doch wir können bereits beobachten, wie einige große Firmen eigene Bots zur Automatisierung ihres Kundenservices, ihres Tech-Supports, ihrer Zahlungssysteme, HR-Prozesse (etwa für das On- und Offboarding von Mitarbeitenden, aber auch für Urlaubsanfragen und die Auswahl von Nebenleistungen), ihrer Außendienst-Services und so weiter entwickeln.
Chatbots werden Formulare, Erst-Support im Kundenservice und komplexe Prozesse ersetzen, da sie zentralisiert leichten Zugriff auf verschiedene Systeme ermöglichen; man muss nicht länger ständig zwischen Tools wechseln und auch nicht mehr wissen, wo sich diese Tools befinden oder wozu sie gut sind. Und Microsoft Teams ist die natürliche Umgebung der Bots von Microsoft, also wird hier künftig massiv investiert werden.
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