Alltägliche Verhaltensregeln in Microsoft Teams

Erfahren Sie alles über Microsoft Teams in unserer Blog-Serie 

1) Fünf unverzichtbare Tipps und Tricks für Microsoft Teams
2) Microsoft Teams – Weltmeister der Unternehmenskommunikation Teil I
3) Microsoft Teams? Groups? Hub Sites? Ihr modernes Intranet in Zeiten der EU-DSGVO – FAQ zum Webinar
4) Office 365 Groups vs. Teams: Schluss mit den Missverständnissen
5) Office 365-Gruppen vs. Teams: Wie Sie beide erfolgreich einsetzen
6) Dokumenten-Management neu definiert: Archivierung von Teams 

Microsoft Teams ist eine relativ neue, chat-basierte Arbeitsplatz-App, die dafür sorgen soll, dass die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb und außerhalb von Organisationen so nahtlos wie möglich verläuft. Für Plattform-Neulinge ist es jedoch manchmal nicht so leicht, herauszufinden, wie sie es bei der Navigation in Microsoft Teams vermeiden können, ihre Kollegen unabsichtlich bei der Arbeit zu stören oder die Umgebung aufzublähen und ihre Struktur durcheinanderzubringen.

Matt Wades Leitfaden für Alltägliche Verhaltensregeln in Microsoft Teams schafft hier Abhilfe. Wir haben uns an Matt gewandt und er hat für uns zahlreiche Best Practices zusammengetragen, um Ihnen und Ihren Kollegen zu einer optimalen Benutzererfahrung im Umgang mit Microsoft Teams zu verhelfen.

Sein umfassender Leitfaden zu Microsoft Teams deckt die folgenden Themen ab:

• Konversationen
• Kanäle
• Dateien
• Privater Chat
• Bots
• Besprechungen und Anrufe

Um Ihnen eine Vorstellung vom Inhalt der  Vollversion zu geben, drucken wir hier einige der wichtigsten Ratschläge aus den ersten Kapiteln des E-Books ab.

Konversationen in Microsoft Teams

• Mit der @mention-Funktion können Sie Personen direkt ansprechen und eine Antwort erhalten.

Wenn Sie jemanden mit @mention erwähnen, entspricht das dem Eintrag einer Person in den An- oder Cc-Feldern einer E-Mail. Entsprechend sollten Sie @ sachgemäß und nicht zu häufig verwenden.

• Die Dringlichkeit in Konversationen ist vergleichbar mit der Dringlichkeit einer Mail.

Erwarten Sie keine umgehende Antwort – auch dann nicht, wenn Sie jemanden per @mention ansprechen. Erwarten Sie Reaktionszeiten, die mit denen einer E-Mail vergleichbar sind. Nutzen Sie für dringende Nachrichten private Chats.

• Laden Sie keine externen Gäste ein, solange nicht alle Beteiligten wissen, dass sie da sind.

Gäste haben Zugriff auf fast alles im Team. Stellen Sie zunächst sicher, dass das für alle in Ordnung ist und sich alle entsprechend verhalten, bevor Sie die Einladung vornehmen. Möglicherweise müssen Sie für die externe Weitergabe von Daten auch die Genehmigung der IT einholen.

Privater Chat

• Belassen Sie es bei spontanen Unterhaltungen.

Sobald es im Gespräch um geschäftliche Entscheidungen geht, sollten Sie es in den Kanal verlagern. Im privaten Chat sollte keine Arbeit erledigt werden.

• Dem Chat neu hinzugefügte Personen sehen den bisherigen Verlauf.

Wenn Sie jemanden zu einem Chat hinzufügen, der schon eine Weile läuft, wird dieser Person die komplette vergangene Unterhaltung angezeigt, wenn Sie nicht die Option zur Auslassung des bisherigen Chat-Verlaufs auswählen. Bevor Sie jemanden hinzufügen, sollten Sie überlegen, ob es in Ordnung ist, dass diese Person sieht, worüber vorher gesprochen wurde.

• Mitgliedschaften sind wichtig.

Wenn bereits ein Chat mit drei Personen läuft und Sie einen weiteren Chat mit den gleichen Personen öffnen, gibt es zwei unterschiedliche Chats mit zwei unterschiedlichen Unterhaltungen. Das kann schnell verwirrend werden. Vermeiden Sie dies also, außer es geht nicht anders.

Besprechungen und Anrufe

• Wenn die Umstände und die Internetverbindung es erlauben, halten Sie eine Videokonferenz ab.

Per Video werden Ihre Besprechungen viel effektiver als über eine reine Audioverbindung.

• Schalten Sie Ihre Verbindung stumm, wenn Sie gerade nicht sprechen.

Ihr Husten oder das Jaulen Ihres Hundes, der jetzt Gassi gehen möchte, lenkt ab und sollte nicht Teil der Konferenz sein.

• Zoomen Sie heran, wenn Sie Websites weiterleiten.

Dadurch können Ihre Konferenzteilnehmer das, was Sie ihnen zeigen möchten, besser erkennen, da es auf ihrer Seite der Verbindung in der Regel kleiner dargestellt wird.

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