Welches Tool zu welchem Zeitpunkt: Outlook oder Microsoft Teams?
Erfahren Sie mehr zu Microsoft Teams und wann Sie Teams am besten nutzen:
1) Welches Tool zu welchem Zeitpunkt: Microsoft Teams oder Yammer?
2) Warum ich als Office 365-Berater darauf bestehe, Microsoft Teams zu verwenden
3) Wann ist Microsoft Teams besser als andere Kollaborationstools geeignet?
Mit der Einführung von Microsoft Teams im Jahr 2016 standen Organisationen im Office-Umfeld einmal mehr vor der schwierigen Frage, welches Tool sie für Kommunikation und Zusammenarbeit nutzen sollten. In diesem Bereich sind Outlook und Teams offensichtliche Kandidaten. Beide Anwendungen haben jeweils eigene Stärken und Schwächen. Behalten Sie bei der Entscheidung, welches Tool Sie verwenden wollen, die hier erwähnten Best Practices im Hinterkopf.
Die Anwendungsfälle von Outlook und Teams überlappen sich etwas, aber meiner Meinung nach macht es Sinn, sie für verschiedene Zwecke einzusetzen. Generell ist die von Ihnen gewünschte Kommunikationsweise der entscheidende Faktor für die Entscheidung, ob und wann Outlook oder Teams genutzt wird.
Dieser Artikel beschreibt wahrscheinlich nicht alle Situationen für jede Person, aber ich denke trotzdem, dass diese Empfehlungen als gute Grundlage zur optimalen Nutzung beider Anwendungen dienen und die Interaktion mit Ihren Kollegen, Kunden, Anbietern und allen anderen Personen, mit denen Sie arbeiten, verbessern können.
Um das Ganze kurz zusammenzufassen: Sie werden wahrscheinlich aus vielerlei Gründen, auf die ich unten eingehen werde, auf absehbare Zeit sowohl Outlook als auch Teams nutzen. Und das sind die Gründe dafür:
Die Loops
Microsoft hat kürzlich die beste grafische Darstellung (die ich bisher gesehen habe) zur Verwendung der kommunikationsbasierten Anwendungen des Unternehmens veröffentlicht. „Inner Loop“, „Outer Loop“ und „Open Loop“ müssen bei der Diskussion der Unterschiede von Teams und Outlook unbedingt berücksichtigt werden.
Teams ist im Grunde für den „Inner Loop“ gedacht. Falls Sie Marketing-Ausdrücke nicht mögen, denken Sie einfach an Ihre Gespräche, die ein ständiges Hin und Her sind, und die Dateien, die Sie regelmäßig mit Ihren Mitarbeitern (und externen Personen) bearbeiten.
Teams ist nicht nur für Gespräche gedacht. Es unterstützt die gleichzeitige Live-Bearbeitung von Dateien, die direkte Einbindung von Websites und Anwendungen als Registerkarten und Audio-/Video-Konferenzen. All das ist in der Desktop- und der Mobile-Version möglich, und dabei ohne das Verlassen der zentralen Anwendung.
Teams ist das richtige Mittel zur Erledigung von Arbeit. Gespräche sind informell, kurz und zielgerichtet. Es heißt Teams, weil Sie in eng verbundenen… Teams arbeiten. Und dazu gehören auch externe Personen, die nicht Teil Ihres Netzwerks sind!
Outlook hingegen ist für den „Open Loop“ gedacht. Sie können jeder Person mit E-Mail-Adresse eine E-Mail schreiben, aber Sie sollten immer vorsichtig sein, was Sie schreiben; immerhin kann es passieren, dass die E-Mail an eine wichtige Person weitergeleitet wird. Das bedeutet also, dass E-Mails formeller, konkreter und weniger beliebig sind. Nutzen Sie Outlook für offizielle E-Mails an Kunden, Anbieter usw.
Betrachten Sie Diskussionen in Teams als intern. Ihr Unternehmen hat vielleicht 10.000 Mitarbeiter sowie 5000 Anbieter und Kunden, aber Ihre Gruppe umfasst nur 20 Personen. Befassen wir uns etwas genauer mit der Bedeutung von intern, also mit Ihrer Arbeitsgruppe. Jegliche Kommunikation mit jemandem, der nicht bereits Teil Ihrer Gruppe ist, gilt als extern, unabhängig davon, ob sich die Person innerhalb Ihres Unternehmens befindet oder zu einer vollkommen anderen Organisation gehört.
Wenn Sie sich jetzt sagen „ich verstehe immer noch nicht, warum ich Teams benutzen sollte“: Denken Sie an all die unnötigen E-Mails, die Sie erhalten, diese kurzen Nachrichten in langen E-Mail-Konversationen, durch die es sich so schwer scrollt, und die Antworten die nur aus „Okay“, „Danke“ oder „Verstanden“ bestehen.
Sie hassen das doch. Sie erzählen anderen ständig, dass Sie zu viele E-Mails erhalten. Teams eliminiert dank seiner chatbasierten Benutzeroberfläche und der „Daumen hoch“-Schaltfläche diese Nutzbarkeitsprobleme. Im Rahmen meiner Arbeit nutzen wir fast ausschließlich Teams. Ich kenne noch nicht einmal die Telefonnummern meiner Kollegen, da wir für jegliche Kommunikation einfach Teams benutzen (sogar für SMS und Anrufe).
Office 365 Gruppen verstehen
Teams basiert auf Office 365-Gruppen. Bei der Erstellung eines Teams entsteht eine Gruppe mit den von Ihnen zugewiesenen Mitgliedern. Die Nutzung von Outlook für beliebige E-Mails hat keine Gruppen-bezogenen Auswirkungen, aber Outlook ist trotzdem mit Gruppen verbunden. Statt in Teams mit der Gruppe zu sprechen, senden Sie E-Mails an die Mitglieder. Tatsächlich ist mit jedem Team eine Outlook-Gruppe verknüpft. Das ist nun etwas komplex, aber diese Infografik vereinfacht es etwas.
Es gibt eine wirklich gute Methode, das Team und die damit verknüpfte Outlook-Gruppe miteinander in Einklang zu bringen. Die gesamte Teamarbeit findet in Teams statt, und Outlook wird für die formellere Kommunikation mit externen Personen verwendet.
Ich empfehle, alle internen Diskussionen in Teams zu führen, und alle externen Diskussionen in Outlook, wobei die Gespräche in Ihrer Gruppe organisiert und gespeichert werden und so verfügbar bleiben. Ihre E-Mails werden zentral in der mit Ihrem Team verknüpften Office 365-Gruppe gespeichert und Ihre Gespräche bleiben nativ in Teams. Wenn mehr Kollegen in anderen Bereichen Ihres Unternehmens damit beginnen, Teams einzusetzen, können Sie das Ganze erweitern und mit ihnen stattdessen in Teams kommunizieren, aber bis dahin ist Outlook die erste Wahl.
Wenn Sie daran interessiert sind, Outlook und Teams in derselben Gruppe einzusetzen (und Sie sollten daran interessiert sein), habe ich als Einstieg für Sie einen Leitfaden zu Teams/Outlook-Gruppen.
Besprechungen und Konferenzen
Die andere für sie wichtige Funktion von Outlook ist die Terminplanung für Besprechungen und die Teilnahme daran. Obwohl – eigentlich nicht. Sie benutzen Outlook nur zur Terminplanung. Zur Teilnahme an Besprechungen benutzen Sie wahrscheinlich Skype for Business.
Und falls Sie das noch nicht wussten: Microsoft Teams wird im nächsten Jahr Skype for Business ersetzen (oder zumindest die Cloud-/Office 365-Version. Skype wird mindestens für den Lebenszyklus von Skype 2019 als On-Premises-Option zur Verfügung stehen). Sie werden also auf jeden Fall in Outlook Microsoft Teams nutzen, selbst wenn Sie das gar nicht geplant hatten.
Teams verknüpft Ihren Kalender und Ihre Konferenzen auf eine neue Weise, sodass Sie nicht zwischen Anwendungen hin- und herwechseln müssen (wie Sie es mit Outlook und Skype tun). Das ist sowohl in der Desktop- als auch in der Mobile-Version von Teams der Fall.
Der Kern des Ganzen ist, dass Sie zwar weiterhin Outlook zur Terminplanung für Besprechungen verwenden können, aber wenn Sie irgendwann sowieso zu Teams wechseln, warum nicht jetzt?
Fazit
Wie gewöhnlich hängt es von Ihrer jeweiligen Situation ab, welches Tool Sie verwenden sollten. Teams ist die neue Lieblingsanwendung für die Zusammenarbeit. Und warum auch nicht? Outlook ist weiterhin für die formellen Angelegenheiten da, und Teams für die tagtäglichen Aspekte.
Stellen Sie sicher, dass Sie die erheblichen Vorteile von Teams nutzen, und beachten Sie ein paar Stolpersteine von Teams.
Es gibt verschiedene Ressourcen-Websites, die Sie zu den neuesten Outlook- und Teams-Entwicklungen auf dem Laufenden halten. Dies sind ein paar davon:
- Outlook/Exchange: Roadmap| Blog | Community-Forum | Twitter | UserVoice (Feature-Anfragen)
- Teams: Roadmap| Blog | Community-Forum | Twitter | UserVoice (Feature-Anfragen)
- So bleiben Sie mit dem Rest der Office 365-Plattform auf dem Laufenden.
Was denken Sie? Welches Tool bevorzugen Sie? Aus welchem Grund? Hinterlassen Sie einen Kommentar und ich werde mich dazu äußern.
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