Große vs. kleine Organisationen: Die Unterschiede bei der Information Governance

Wie groß sind die Unterschiede zwischen großen und kleinen Organisationen, wenn es um das Wissensmanagement geht? Erschweren die altmodischen Methoden der Zusammenarbeit den Organisationen auf Unternehmensebene die ordnungsgemäße gemeinsame Nutzung und Verwaltung von Informationen? In dieser Folge von #O365 Hours habe ich mich mit Stacy Deere-Strole zusammengesetzt, um zu erörtern, wie sich große und kleine Organisationen in dieser Hinsicht unterscheiden. Sehen Sie sich unser Diskussion unten an oder lesen Sie die folgende Abschrift.

Gast: Stacy Deere-Strole, SharePoint MVP & Inhaberin von Focal Point Solutions LLC (besuchen Sie ihre Website hier)

Behandelte Themen:

• Beginnen wir mit den großen Themen: Warum sind große Unternehmen im Vergleich zu kleinen Organisationen so schlecht konfiguriert und verwaltet?
• Sehen Sie Unterschiede im Wissensstand der Mitarbeiter zwischen großen und kleinen Unternehmen? Sehen Sie große Investitionen in die Ausbildung? Gibt es Unterschiede bei den Fähigkeiten?
• Wie wirkt sich die Unternehmensführung und das Änderungsmanagement (oder das Fehlen davon) in großen Unternehmen im Vergleich zu kleinen Unternehmen aus?

Warum sind große Unternehmen im Vergleich zu kleinen und mittleren Unternehmen so schlecht konfiguriert und verwaltet, wenn es um die Zusammenarbeit geht?

Stacy Deere-Strole: Viele Unternehmen kommen vor der Migration von sehr alten Systemen. Sie versuchen also, all diese Dinge in das neue System zu integrieren, damit es so funktioniert wie früher und die Benutzer nicht beeinträchtigt werden. Aber wenn das passiert, konzentriert man sich sehr darauf, diese alten Dinge in einem neuen System zum Laufen zu bringen, und die Dinge, auf die man sich konzentrieren sollte, sind nicht so wichtig oder strukturiert. Und einige Unternehmen entscheiden sich, diesen Sprung nicht zu wagen und zu sagen: “Hey, lasst uns das alte System loswerden und zum neuen übergehen.” Und so versuchen sie, sie zu verschmelzen.

Christian Buckley: Ich bin manchmal erstaunt, wie sehr man darauf besteht, dass es so aussieht und sich anfühlt wie die ältere Technologie, während man gleichzeitig einige der neuen Funktionen integriert. Es ist dieses “Lift and Shift”-Denken, bei dem viele Organisationen versuchen, die alte Sichtweise auf die Dinge in die neue zu übertragen.

SDS: Ja. Ich hatte eine Reihe von Anfragen wie: “Hey, kannst du nicht einfach die Website als Ganzes migrieren und in den neuen Tenant übernehmen?” Und ich sage: “Nun, das könnte ich tun, aber Sie nutzen dann nicht alle neuen Features und Funktionen aus. Microsoft aktualisiert diese nicht mehr. Und wenn Sie so viel Geld ausgeben, werden Sie wahrscheinlich mehr Probleme haben, als es wert ist. Warum machen wir es nicht richtig?”

Vieles kommt auch durch Fusionen und Übernahmen zustande, vor allem, wenn ein großes Unternehmen viel kleinere Firmen aufkauft. Kleinere Unternehmen haben die Einhaltung der Vorschriften fest im Griff. Sie haben sie implementiert, weil sie eine kleinere Größe haben. Wenn dann ein größeres Unternehmen diese Unternehmen aufkauft, sollte man meinen, dass der Übergang einfach wäre. Aber sie haben nicht alle dieselben Sicherheitsregeln.

CB: Sind Ihrer Erfahrung nach Compliance, Governance und erfolgreiches Change Management auf regionaler oder lokaler Ebene wirklich stärker ausgeprägt?

SDS: Auf jeden Fall. Auch wenn es verschiedene Migrationen und unterschiedliche Projekttypen gibt, ist es einfacher, die richtigen Leute zu finden, die die Dinge ordnungsgemäß absegnen, in Produktion bringen und die normalen Change-Management-Prozesse durchlaufen, wenn man in einem kleineren Rahmen arbeitet. Wenn es sich um ein Unternehmen handelt, ist es einfacher, Fehler zu begehen.

Sehen Sie Unterschiede im Wissen und in den Fähigkeiten der Mitarbeiter zwischen großen und kleinen Unternehmen?

SDS: Auf jeden Fall. Und das hängt damit zusammen, wo der Schwerpunkt liegt. Wenn ein kleineres Unternehmen sich auf Power Platform konzentriert, werden sie einige brillante Köpfe haben, die sich darauf konzentrieren. Gleichzeitig haben sie aber vielleicht Defizite in anderen Bereichen wie Sicherheit, Compliance, Change Management und so weiter. Sie wissen, dass sie bei der Sicherheit sehr stark sind, aber die anderen Teile des Puzzles vergessen. Mir liegt zum Beispiel das Thema Governance sehr am Herzen, und ich frage: “Wo sind Ihre Governance-Informationen?”, und sie antworten: “Wir haben sie nicht.”

CB: Wie definieren Sie Ausnahmen?

SDS: Es ist eine Wissensbasis. Bestimmte kleine Unternehmen konzentrieren sich auf einen bestimmten Bereich. In den anderen Bereichen, die ihnen fehlen, müssen sie sich Wissen aneignen können.

Wie wirken sich Governance und Change Management (oder das Fehlen davon) auf ein großes Unternehmen im Vergleich zu einem kleinen aus?

SDS: Transparenz im Bereich des Änderungsmanagements ist für die Gesundheit und das Wohlergehen einer Organisation von entscheidender Bedeutung.

CB: Aber wird dies Ihrer Meinung nach immer häufiger diskutiert?

SDS: Das tut es. Für kleinere Unternehmen ist es viel einfacher. Ich hatte zum Beispiel ein wirklich kleines On-Premise-Unternehmen, das komplett mit Microsoft 365 neu anfangen wollte, nachdem es sich geweigert hatte, nach einem Ransomware-Angriff Geld an Hacker zu zahlen.

CB: Das ist eine nette Art und Weise, einfach von vorne anzufangen.

SDS: Ganz genau. Das Unternehmen ist so klein, dass es das tun kann. Größere Unternehmen können sich in dieser Hinsicht nicht so schnell bewegen wie kleinere Unternehmen. Unternehmen riskieren einen Imageschaden und müssen möglicherweise viel Geld ausgeben, um die Sicherheitsverletzung zu beheben und den Ruf wiederherzustellen.

CB: Zu einer ordnungsgemäßen Verwaltung gehört eine ganze Menge. Man muss Dinge richtig kennzeichnen und verwirrend gekennzeichnete Elemente bereinigen, Sicherheitsfunktionen wie die Multifaktor-Authentifizierung implementieren, sicherstellen, dass Inhalte archiviert und gelöscht werden und nicht einfach während der Umstrukturierung aufgegeben werden, und so weiter. Je größer das Unternehmen ist, desto komplexer kann die Verwaltung all dieser Elemente werden.

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