So funktioniert SharePoint – Eine Erklärung
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Wie funktioniert SharePoint eigentlich? Das fragen sich viele Benutzer. Microsoft SharePoint, eine Lösung für Zusammenarbeit, Content-Management und Produktivität, ist seit über einem Jahrzehnt auf dem Markt und hat heute eine große Fangemeinde. Doch nach wie vor gibt es nur wenige Benutzer, die verstehen, wie SharePoint eigentlich funktioniert. Für sie ist SharePoint eine wundersame Schatzkiste mit Funktionen für den geschäftlichen Einsatz, die eines Tages aus dem Nichts aufgetaucht sind, um ihnen das Leben zu erleichtern – auf Feenstaub dahergeschwebt, von Einhörnern vorbeigebracht oder über Regenbögen dahergeschlittert.
Wenn es doch nur so einfach wäre.
In Wahrheit ist es so, dass SharePoint-Admins in einem umfassenden Prozess die Leistungsanforderungen definieren, → die Server-Architektur der Farm konzipieren (siehe unten), → die Farm aufbauen und SharePoint installieren, → erste Tests durchführen, → die Informationsarchitektur entwerfen und erstellen → noch mehr Tests durchführen, → die Inhalte migrieren, → dann NOCH MEHR Tests anstellen → und dann – endlich! – den Benutzern mit der gebührenden Nervosität Zugriff gewähren und SharePoint für einsatzbereit erklären. Im Anschluss daran stehen die alltäglichen Aufgaben an, die mit der SharePoint-Verwaltung verbunden sind: Leistungsüberwachung, Inhalts- und Farm-Sicherung, Einstellungs- und Konfigurationsmanagement (Dienstanwendungen, Berechtigungen, Provisionierung usw.) und die Sicherstellung von Governance und Compliance.
Man sieht also: Einhörner haben mit all dem nichts zu tun. Für Geschäftsanwender ist das auch in Ordnung so, sie müssen genauso wenig wissen wie SharePoint funktioniert, wie sie verstehen müssen, wie Active Directory konfiguriert ist. Wenn Sie aber kein einfacher Benutzer, sondern auf der administrativen Seite angesiedelt sind und für die Architekturentwicklung, Einrichtung oder Verwaltung von SharePoint zuständig sind, sieht das anders aus. Dann ist es wesentlich, dass Sie die Grundlagen verstehen. Eine Betrachtung einer SharePoint-Umgebung in ihrer Gesamtheit würde diesen Blog-Beitrag sprengen, daher wollen wir uns auf eines der wichtigsten SharePoint-Konzepte konzentrieren: Rollen innerhalb einer Farm und wie sie interagieren.
So funktioniert SharePoint: SharePoint-Farm
Mit einfachen Worten ausgedrückt, ist eine SharePoint-Farm eine Ansammlung von Servern, die zusammen die SharePoint-Rollen übernehmen, um SharePoint am Laufen zu halten. Wenn Ihnen der Begriff nicht vertraut ist, stellen Sie sich Rollen als unterschiedliche Tätigkeiten vor, die alle besondere Kompetenzen erfordern. Wenn Sie bereit sind, SharePoint einzurichten, konfigurieren Sie zuerst jeden Server Ihrer Farm so, dass er eine oder mehrere Rollen übernehmen kann.
Eine schöne Analogie ist ein Team, dessen Mitglieder zusammen auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. (Es geht also immer um Zusammenarbeit, juhu!) Ein Beispiel hierfür wäre ein Team in einem schicken Restaurant: Der Oberkellner bringt die Gäste an ihren Tisch, der Kellner nimmt die Bestellungen entgegen, bringt das Essen und das Küchenpersonal kocht. Ohne den Oberkellner wüssten die Gäste nicht, wo sie sich hinsetzen können. Und wenn kein Kellner da ist, können sie nicht bestellen und kriegen weder etwas zu essen noch zu trinken. Ich denke, Sie wissen, was ich meine. Natürlich könnte eine Person all diese Rollen übernehmen, wie in einem kleinen Café, in dem die Person hinter dem Tresen die Bestellungen entgegennimmt, die Gäste darauf verweist, dass sie sich hinsetzen können, wo sie wollen, und die Bagel selbst belegt und dann an den Tisch bringt. Das funktioniert aber nur, solange nicht allzu viel los ist, denn wenn man ganz auf sich allein gestellt ist, wird es schnell zu viel. Bei Ihren Farm-Servern verhält es sich ganz ähnlich: Ein Einzelserver kann alle Rollen übernehmen oder die Rollen können im Sinne einer besseren Leistung auf mehrere Server verteilt werden.
In SharePoint gibt es drei Rollen (die im Installations-Assistenten von SharePoint formal definiert sind, wobei SharePoint Server 2016 ein paar neue Rollen umfasst): das Web-Front-End (WFE), den Anwendungsserver und den Datenbankserver.
So funktioniert SharePoint: Web-Front-Ends (WFEs)
WFEs sind die Stellen, an denen sich die Benutzer mit SharePoint verbinden. Wenn Sie einen Browser öffnen und zu einer SharePoint-URL navigieren, sind Sie an einem WFE angelangt. Benutzeranfragen und Antworten auf Anfragen verlaufen immer über ein WFE und nie direkt zu/ab einem Anwendungs- oder Datenbankserver.
WFEs hosten die Webanwendungen (IIS-Websites), die für die Benutzer die Websites der obersten Ebene darstellen, und andere SharePoint-Komponenten. Die SharePoint-Anwendung wird auf den WFEs installiert, die für den Empfang und die Bearbeitung von Benutzeranfragen optimiert sein sollten.
So funktioniert SharePoint: Anwendungsserver
Anwendungsserver hosten Dienstanwendungen. Doch was ist eine Dienstanwendung?
Es hilft, sich Dienstanwendungen von SharePoint mit einer Analogie aus dem Automobilbereich zu veranschaulichen. Was ist der Sinn bzw. Zweck eines Fahrzeugs? Es soll Sie von Punkt A nach Punkt B bringen, ganz einfach. Doch stellen Sie sich folgende Frage: Brauchen Sie ein Radio im Fahrzeug, um von Punkt A nach Punkt B zu kommen? Die Antwortet ist ein klares Nein. Der Motor muss laufen, das Getriebe, die Steuerung und die Bremse müssen funktionieren, der Reifendruck muss passen usw. Ein Radio brauchen Sie aber sicher nicht. Aber ist es nicht schön, eines zu haben? Macht Ihnen das Autofahren mit Radio mehr Spaß? Ja? Mit den Dienstanwendungen von SharePoint ist es genau das Gleiche: Sie bieten spezielle Funktionen, die den Benutzern oder der Farm das Leben leichter machen. Ein Beispiel hierfür ist die Suche. Sie können SharePoint auch ohne die Suche verwenden, aber die Suchoptionen sind eine tolle Sache!
SharePoint ist auf Ihren Anwendungsservern installiert, die so optimiert wurden, dass sie die Dienste, die auf ihnen konfiguriert wurden, bestmöglich ausführen. Dienstanwendungen können auch auf mehreren Servern eingerichtet werden, was die Leistung steigert. Zum Zweck der Suche werden beispielsweise oft so genannte Suchfarmen erstellt. Dabei ist es so, dass die Benutzer sich nicht direkt mit den Anwendungsservern verbinden, sondern diese von WFEs „angesprochen“ werden.
So funktioniert SharePoint: Datenbankserver
Microsoft SharePoint ist eine browserbasierte Kollaborationsplattform, auf die die Benutzer Unmengen an Daten hochladen – unter anderem Office-Dokumente, PDFs, Bilder, Videos, exportierte E-Mail-Nachrichten, Kalendereinträge, Aufgaben, Verträge und Projektinformationen. Sie tun das, um all die großartigen Funktionen nutzen zu können, die SharePoint bietet, was schließlich Sinn und Zweck der ganzen Sache ist. Das wirft allerdings die Frage auf, was mit all diesen Daten letztlich passiert. Um diese Frage zu beantworten, ist es hilfreich, sich zuerst einmal klarzumachen, wo sie nicht landen sollen.
Der Content der Benutzer hat an den WFEs nichts zu suchen. Die sind damit beschäftigt, ihre Aufgaben als WFEs zu erfüllen, also Benutzeranfragen zu empfangen, zu bearbeiten und darauf zu antworten. Ihre Ressourcen (Speicher(platz)) sind nicht dafür gedacht, zusätzlich zu ihrer normalen Last auch noch Benutzerinhalte zu verwalten.
Auch auf den Anwendungsservern sind Benutzerinhalte fehl am Platz. Diese Server haben genug damit zu tun, Server-Anwendungen zu hosten, die lokal ausgeführt werden, und die entsprechenden Anfragen zu bearbeiten. Genau wie WFEs fehlen ihnen einfach die Ressourcen.
Was passiert also mit den Inhalten der Benutzer? Meine Damen und Herren, jetzt (und auch sonst immer) übernimmt Microsoft SQL Server die Datenbankserver-Rolle!
Ja, Sie haben richtig gelesen: Alle Benutzerinhalte (und noch ein paar andere Daten) landen in SQL-Server-Datenbanken, und zwar in so genannten SharePoint-Inhaltsdatenbanken. Diese Datenbanken befinden sich fast immer auf einem separaten System, da es sich bei Microsoft SQL Server um eine Anwendung mit hohen Ansprüchen handelt (große Menge an Ressourcen, möglichst geringe Latenzzeit), die erfüllt werden müssen, wenn SharePoint optimal funktionieren soll. Aus diesem Grund ist SharePoint im Allgemeinen nicht auf Datenbankservern installiert, das muss nämlich einfach nicht sein. Ihre WFEs und Anwendungsserver müssen lediglich wissen, wo die Datenbanken zu finden sind, und das können Sie bei der Installation von SharePoint (oder zu einem späteren Zeitpunkt) konfigurieren.
SharePoint-Benutzer verbinden sich nie direkt mit Datenbankservern und müssen das auch nicht, da alle ihrer Anfragen über die WFEs laufen.
So funktioniert SharePoint: Rollen in Aktion
Das klingt alles sehr theoretisch? Dann helfen vielleicht die folgenden Abbildungen, die einige logische Server-Interaktionen zeigen, die für das ordnungsgemäße Funktionieren von SharePoint nötig sind. In diesem Beispiel werden mehrere Server verwendet. Vergessen Sie jedoch nicht, dass ein Einzelserver auch alle Rollen übernehmen kann, wenn es sein muss (was im Fall von Produktionsfarmen jedoch nicht empfehlenswert ist).
Abbildung 1: So funktioniert SharePoint: Kommunikation zwischen einem WFE und einem Anwendungsserver (Suche).
Abbildung 2: So funktioniert SharePoint: Kommunikation zwischen einem WFE und einem Datenbankserver (Microsoft SQL Server).
Wie sieht es mit SharePoint Online aus?
Bisher ging es ausschließlich um SharePoint Server (auch SharePoint On-Premises oder einfach On-Prem genannt). Doch was hat es mit der Plattform SharePoint Online auf sich, die in aller Munde ist?
SharePoint Online ist eine Version von SharePoint, die Bestandteil von Office 365 ist und von Microsoft in der Cloud gehostet wird. Das bedeutet im Kontext dieses Blog-Beitrags, dass nicht Sie und Ihre Organisation für die Farm-Architektur verantwortlich sind, sondern Microsoft. Sie müssen sich nicht wochenlang den Kopf über Leistungsanforderungen zerbrechen. Auch die Entscheidung darüber, welcher Server welche Rolle/n übernimmt, die Installation von SharePoint und die Verteilung von Lasten auf Server-Anwendungen fallen nicht in Ihren Zuständigkeitsbereich. Und auch darüber, wie künftig skaliert werden kann, müssen Sie sich keine Gedanken machen. Sie teilen Microsoft einfach die Zahl der Nutzer mit und können dann praktisch sofort loslegen. Sie müssen zwar die Informationsarchitektur noch selbst erstellen, doch wie Sie dabei vorgehen müssen, hängt davon ab, wie Ihre Organisation SharePoint einsetzt. Diesem Thema widmen wir uns ein andermal.
Was kommt als Nächstes?
Sie haben nun einige Antworten zu Fragen rund um die Funktionsweise von SharePoint erhalten und fragen sich jetzt vielleicht, wie Sie eine effiziente Verwaltung hinbekommen. Mit dieser Frage sind Sie nicht alleine. Es ist schwierig, bei On-Premises-Lösungen einen kompletten Überblick und vollständige Kontrolle über SharePoint zu behalten, und wenn mit der Hybridverwaltung zusätzlicher Stress dazukommt, kann es einfach zu viel werden. Fordern Sie daher unseren ultimativen SURVIVAL GUIDE FOR SHAREPOINT an, der Ihnen Ihre Ängste nimmt und Ihnen zeigt, wie Sie die nächste SharePoint-Ära nicht nur überleben, sondern in einen Erfolg für Ihre Organisation verwandeln.
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