Unsere Blogreihe zum Thema Private Kanäle in Microsoft Teams geht weiter. Haben Sie den ersten Teil verpasst? Kein Probem, lesen Sie den Artikel hier!
Erstellung
Weil die Funktion der Privaten Kanäle ein so heiß diskutiertes Thema ist, kann es schnell dazu kommen, dass jeder Mitarbeiter einmal „seinen“ Privaten Kanal erstellen möchte. Site Collections Privater Kanäle werden nicht im SharePoint Admin Center für Administratoren angezeigt. Auch für Team Mitglieder werden die darin enthaltenen Privaten Kanäle und deren Site Collections verborgen, wenn sie darin keine Mitglieder sind. Also müssen wir uns doch auch keine Sorgen über Wildwuchs machen… oder?
Wir glauben, es kann mühsam und sogar gefährlich werden, wenn Tenant-Administratoren und Team-Besitzer die Übersicht darüber verlieren, welche Speicherorte es gibt und welche Daten darin liegen. Auf jeden Fall wird die Nutzung Privater Kanäle empfohlen. Aber damit Private Kanäle nicht zu „Toten Winkeln“ im Unternehmen werden, wird die Kontrolle mit folgenden drei Einstellungen empfohlen:
1. Kontrolle auf Nutzerbasis
Das Recht, Private Kanäle erstellen zu dürfen, kann einzelnen Nutzern zugewiesen werden. Es wird empfohlen, diesen Nutzern zunächst ein Training zu Funktionen, Möglichkeiten und der unternehmerischen Verantwortung des Erstellers und Besitzers Privater Kanäle zu geben. Nach Abschluss des Trainings, eventuell mit Bestehen eines kleinen Microsoft Forms Quiz, kann dem Nutzer das Recht zugewiesen werden.
2. Kontrolle je Team
Weil die Funktion Privater Kanäle von Team Besitzern je Team (de-)aktiviert werden kann, sollte auch je Team entschieden werden, ob Private Kanäle wirklich notwendig sind oder nicht. Manchmal ist auch ein schneller Gruppen-Chat oder manchmal gar ein komplett neues Team die bessere Wahl. Auch nur in den Teams, in denen Private Kanäle einen sinnvollen Mehrwert generieren und sich daher die Team-Besitzer aktiv dafür entscheiden, sollte die Funktion aktiviert werden. Inspiration für nützliche Anwendungsfälle finden Sie in Kapitel 4 – Einsatzszenarien. Private Kanäle sollten die Ausnahme, nicht die Regel sein.
3. Team-Besitzer = Mitglied im Privaten Kanal
Ein Team Besitzer trägt Verantwortung für sein Team und muss daher wissen, was darin vorgeht. Sind gespeicherte Informationen korrekt und aktuell? Dieser Verantwortung können Team-Besitzer nicht nachkommen, wenn sie aus Privaten Kanälen ausgeschlossen werden. Es wird daher empfohlen, dass Team-Besitzer auch mindestens die Mitglieder-Rolle in den Privaten Kanälen des Teams haben.
*Anmerkung: Nur in ganz seltenen Ausnahmen sollten Team-Besitzer aus Privaten Kanälen „ausgeschlossen“ werden. Beispielsweise, ein Assistent verwaltet das Team und seine Mitglieder als Teambesitzer, soll aber nicht vertrauliche Inhalte privater Management-Kanäle sehen. In diesem Fall sollte aber eine gute Kommunikation aus organisatorischen Gründen mit dem Teambesitzer (Assistent) geführt werden, damit beispielsweise nicht der Private Kanal aus Versehen gelöscht wird.
Verwaltung
- Haben Kanäle nur ein einziges Mitglied, den Ersteller?
- Gibt es keinerlei Dateien auf der Site Collection des Privaten Kanals?
- Findet keinerlei Aktivität in einem Privaten Kanal statt?
- Sind Besitzer, Mitglieder und Berechtigungen des Privaten Kanals korrekt?
- Stimmt die Beschreibung noch?
Diese und weitere Fragen sollten Sie sich stellen, um herauszufinden, ob ein Privater Kanal noch aktiv und richtig genutzt wird. Je nach Antwort kann es beispielsweise sein, dass andere Szenarien, z.B. ein Gruppen-Chat, besser geeignet sind, aber auch Private Kanäle aktualisiert oder gar archiviert/gelöscht werden müssen. Dies macht auch deutlich, warum Microsoft sichergestellt hat, dass stets mindestens ein Besitzer des Kanals vorhanden sein muss und warum empfohlen wird, auch den Team-Besitzer zum Mitglied des Privaten Kanals zu machen. Es muss zur Verwaltung Privater Kanäle sichergestellt werden, dass ein Verantwortlicher obige Fragen beantworten kann und das Unternehmen die Kontrolle über seine Daten behält.
Es wird empfohlen, einen regelmäßigen Prozess einzuführen, z.B. dass alle sechs Monate, die obigen Szenarien überprüft werden und Besitzer Privater Kanäle die Korrektheit der Daten bestätigen müssen.
Lebenszyklus
Parallel zu einer regelmäßigen Überprüfung sollten ebenso Richtlinien definiert werden, wann ein Privater Kanal nicht mehr benötigt wird. Dies kann einerseits zusammen mit dem dazugehörigen Team geschehen, z.B. nach Ablauf eines Projekts.
Sollte ein Privater Kanal z.B. für ein Teilprojekt genutzt worden sein, so ist es andererseits auch möglich, dass entsprechende Informationen vor Ablauf des gesamten Teams nicht mehr benötigt werden. Eine solche Löschung muss derzeit noch manuell erfolgen und erfordert somit wieder einen Verantwortlichen des Privaten Kanals.
Auch hier wird empfohlen Richtlinien zu definieren, dass Besitzer den Bedarf ihrer Privaten Kanäle regelmäßig überprüfen und auch dafür Sorge tragen, diese zu archivieren oder zu löschen, wenn nötig. Darüber hinaus ist eine generelle Aufbewahrungsrichtlinie auf Teams Ebene empfohlen, z.B. in Form von zwölf Monaten. Diese soll inaktive Teams und gegebenenfalls darin enthaltene Private Kanäle automatisch löschen.
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