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Quel est le niveau de rétention des données qui convient à votre organisation ?

Date de publication: 12/08/2020

Il peut être difficile pour de nombreuses organisations de trouver la meilleure façon de gérer les données. La quantité de données à conserver et la quantité de données à détruire sont des considérations vitales qui ne sont pas nécessairement tranchées.

En savoir plus :

Quels sont les exigences/mandats réglementaires actuels auxquels les clients et les entreprises doivent se conformer ? Et sur cette base, quelles sont les données que vous devez conserver ?

Tout revient à se demander :

1) Que devez-vous conserver ?

2) Pourquoi devez-vous les conserver ?

3) Pour combien de temps devez-vous les conserver ?

Voici les trois éléments qui définissent les limites de la rétention pour toute organisation.

Protection des données

Si vous souhaitez protéger les données au cas où elles seraient accidentellement modifiées, corrompues ou inaccessibles, comment pouvez-vous garantir la continuité de vos activités après avoir eu accès à cet élément, document, actif ou enregistrement particulier ?

De nombreuses organisations prétendent que la rétention et la protection des données sont essentiellement les mêmes et essaient de les mettre dans le même panier. Mais comme elles ne sont pas identiques, il est important de mettre en place la bonne stratégie et de tirer parti de la technologie pour régler les éventuels problèmes.

Qu’est-ce qui constitue une stratégie de rétention des données ?

Les quatre principaux domaines à prendre en compte lors de l’élaboration d’une stratégie de rétention des données sont les suivants :

1. Respect des lois réglementaires

Veillez à ce que vous respectiez les lois fédérales ou nationales en matière de destruction d‘enregistrements dans un délai acceptable. Il s’agit notamment de pouvoir gérer le risque pour tous les départements chargés d’observer tous les types de lois relatives à la protection de la vie privée.

2. Destruction

En tant qu’organisation, vous devez être en mesure de définir des règles spécifiques concernant le moment où un élément doit pouvoir être supprimé de l’entreprise. Ceci est basé sur des exigences spécifiques qui remontent à la conformité. En fonction de ce que vous devez maintenir, vous pouvez définir vos règles de destruction. Vous devez peut-être fournir une preuve de destruction, par exemple.

3. Comment accroître l’efficience des activités

Avec toutes ces données, comment pouvez-vous faciliter la recherche le plus efficacement possible ? Vous ne voulez pas récupérer d’anciens documents ou surcharger le système et demander à l’utilisateur final de passer au crible plus qu’il ne le devrait. Ainsi, il est essentiel de désencombrer la quantité de données dont vous disposez.

4. Économies de coûts de stockage

Naturellement, des frais sont exigés pour conserver toutes ces données. Si vous pouvez supprimer des données lorsque cela est possible, vous pouvez éviter des frais de rétention inutiles.

Pour les clients stockant leurs données localement, les économies potentielles pourraient être énormes en raison des dépenses d’investissement que la plupart des clients locaux doivent encore planifier et gérer. L’achat de serveurs ou de disques supplémentaires pour suivre toutes les données qui sont stockées représente une somme considérable.

Pour ceux qui utilisent un service cloud qui exploite un modèle plus opérationnel où vous ne payez que pour les services dont vous avez besoin, le stockage est un peu moins important, mais ça dépend de l’endroit où se trouvent les données.

Fondamentalement, la réduction des coûts consiste à éviter efficacement le stockage inutile des contenus qui ne sont ni précieux ni nécessaires à l’organisation. Cela inclut également le contenu physique, par exemple les classeurs ou les disques durs traditionnels.

Conclusion

Étant donné que la croissance des données devient plus importante aujourd’hui, ces concepts de rétention et de sauvegarde des données existent depuis un certain temps. Ainsi, de nombreuses solutions sont apparues au fil des ans :

Capacités natives de Microsoft en matière de stratégies de rétention
Gestion des enregistrements officiels
Solutions destinées à protéger le contrat de niveau de service concernant le temps de fonctionnement et l’accès
Capacité de garantir la récupération et l’accès aux données grâce à une protection adéquate des données

Profitez des produits prêts à l’emploi, déterminez où se trouvent les lacunes et cherchez des solutions pour les combler. Examinez ce que vous devez conserver, ce que vous voulez conserver et ce dont vous voulez vous débarrasser. L’efficacité se trouve au cœur de tout grand plan de rétention des données.

Produits AvePoint

Vous cherchez à assurer une protection optimale de vos données ? AvePoint vous propose Cloud Backup qui vous offre une grande tranquillité d’esprit en cas de catastrophe et récupère rapidement le contenu perdu ou corrompu à partir de vos sauvegardes.

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