Salesforce ne restaurera plus vos données

Salesforce retire son service de récupération des données, rendant les solutions de sauvegarde tierces essentielles

Depuis le 31 juillet 2020, Salesforce ne propose plus son service de récupération des données à ses clients. Sur son site Web, le prestataire de plateforme CRM SaaS reconnaît que « le service de récupération des données est arrivé en fin de vie en raison de la durée et du manque de fiabilité du processus. »

La restauration des données perdues coûtait 10 000 $, prenait plus de six semaines et les résultats n’étaient pas toujours de 100 %.

Ces chiffres expliquent pourquoi les entreprises ne peuvent pas dépendre de leur fournisseur de SaaS pour sauvegarder et restaurer leurs données. La plupart des entreprises ne peuvent tout simplement pas se permettre d’attendre des semaines que leurs données critiques soient restaurées.

Certains de ces risques et inefficacités avaient été épinglés dans le rapport Forrester « Backup up your SaaS Data—Because Most SaaS Providers Don’t » [Sauvegardez vos données SaaS car la plupart des fournisseurs de SaaS ne le font pas], un dossier qui mérite d’être lu (article payant).

Comme le souligne ce rapport, quasiment tous les fournisseurs de SaaS indiquent qu’il incombe aux clients de sauvegarder les données de leur SaaS. Le problème, c’est qu’ils le mentionnent en petits caractères dans leurs SLA plutôt que dans leurs documents marketing.

C’est la raison pour laquelle les professionnels de l’informatique doivent définir clairement leurs besoins et stratégies de sauvegarde, les comparer aux SLA des plateformes de SaaS hébergeant leurs données critiques (Salesforce, Dynamics, Office 365, etc.) et identifier les éventuels vides à combler. Plus précisément, il convient d’examiner l’objectif de point de récupération ou RPO (ce que vous voulez couvrir et avec quelle granularité) et l’objectif de temps de récupération ou RTO (délai de restauration/récupération).

Cet article vous y aidera en examinant :

• les données à sauvegarder dans Salesforce ;
• la fréquence à laquelle sauvegarder ces données dans Salesforce ;
• les causes principales d’une perte de données et pourquoi vous avez besoin de sauvegarder vos données dans Salesforce ;
• les meilleures méthodes de sauvegarde natives dans Salesforce ;
• comment automatiser la sauvegarde dans Salesforce avec AvePoint ;
• pourquoi AvePoint est la meilleure solution et le meilleur outil de sauvegarde dans Salesforce.

Quelles données faut-il sauvegarder dans Salesforce ?

Les entreprises doivent sauvegarder tous les principaux types de données dans Salesforce : Comptes, Contacts, Pistes, Opportunités, Cas et Contrats. À cela s’ajoutent tous les enregistrements d’objets personnalisés, les fichiers, le contenu et les discussions sur la plateforme. Les environnements sandbox doivent également être sauvegardés.

Cependant, la restauration des données ne suffit pas à la plupart des entreprises. En effet, beaucoup d’entre elles investissent dans le développement de paramètres de configuration, de champs, de mises en page, de rapports et de tableaux de bord personnalisés pour optimiser l’efficacité et soutenir les intégrations clés. Ces métadonnées doivent elles aussi être sauvegardées.

L’incapacité à sauvegarder et restaurer les métadonnées est une défaillance courante dont beaucoup d’entreprises ont fait l’expérience (dans la douleur) avec les options de sauvegarde natives de Salesforce, même lorsque le service de récupération des données était disponible. Bien que les données soient restaurées, les opérations continuaient à être perturbées. Les utilisateurs professionnels n’avaient plus leur tableau de bord ni leurs rapports et ils n’étaient pas satisfaits.

Il convient de se poser une autre question importante : quelles données aurez-vous besoin de restaurer dans Salesforce ? Ici, la granularité est essentielle.

Vous cherchez une solution pour sauvegarder vos données dans Salesforce ? Lisez cet article Cliquez pour tweeter

Il pourra arriver que vous ayez besoin de restaurer toute une organisation, mais, la plupart du temps, vous devrez restaurer des éléments particuliers pour les utilisateurs. Le fait de pouvoir restaurer un objet, un enregistrement ou même un simple champ vous évite de devoir restaurer les modifications apportées à toute la plateforme depuis le dernier point de sauvegarde.

À quelle fréquence faut-il sauvegarder les données dans Salesforce ?

Compte tenu du nombre d’enregistrements qui sont mis à jour chaque heure sur votre plateforme et sachant qu’il est estimé que chaque dossier perdu coûte environ entre 200 $ et 400 $ à une entreprise, il est raisonnable, pour la plupart des moyennes et grandes entreprises (et même pour certaines plus petites !), d’effectuer plusieurs sauvegardes quotidiennes.

Quelles sont les causes principales d’une perte de données et pourquoi avez-vous besoin de sauvegarder vos données dans Salesforce ?

Salesforce est une sorte de Rolodex pour les entreprises. Si vous n’avez plus l’historique complet ni toutes les informations contextuelles sur vos clients, votre relation devra pour ainsi dire repartir de zéro.

Plusieurs services, du marketing à la comptabilité, intègrent la plateforme pour automatiser certaines de leurs opérations.

Non seulement les données sont importantes, mais les entreprises peuvent chaque jour faire face à plusieurs scénarios de perte de données dans Salesforce. Voici quelques exemples :

• Erreur de l’utilisateur : comme l’indique Salesforce sur son site Internet : « il arrive que des utilisateurs et des administrateurs sans aucune intention de malfaire effacent un grand nombre de données ou modifient des enregistrements pour se rendre compte, plus tard, qu’ils ont fait une erreur. » Il suffit par exemple souvent de supprimer un objet, ce qui supprimera automatiquement les enregistrements contenus dans cet objet. Par exemple, si vous supprimez un compte, les contacts de ce compte seront également supprimés.
• Erreur de l’administrateur : il est également facile pour les administrateurs ou les développeurs de supprimer ou modifier involontairement des métadonnées clés, comme les paramètres de configuration, des champs personnalisés, des mises en page ou des tableaux de bord. Même avant le retrait du service de récupération des données, ces données n’étaient pas automatiquement sauvegardées et ne pouvaient pas être restaurées avec la fonctionnalité native.
• Intégrations avec d’autres applications : les applications tierces, selon leur configuration et leur implémentation, peuvent potentiellement avoir des répercussions sur les enregistrements contenus dans Salesforce. L’entreprise utilise l’exemple hypothétique de Salesforce pour Outlook qui peut avoir des répercussions sur les Tâches, les Événements et les Contacts.

Meilleures méthodes de sauvegarde natives dans Salesforce

Bien que le service de récupération des données ne soit plus proposé, il existe plusieurs autres solutions de sauvegarde de données natives manuelles dans Salesforce. L’inconvénient, c’est que, comme tout processus manuel, ces processus sont chronophages, nécessitent un certain niveau d’expérience et sont sujets à l’erreur humaine.

Salesforce propose les options de sauvegarde natives suivantes pour les données :

• Service d’exportation de données : exportation manuelle ou planifiée de vos données via l’interface utilisateur.
• Data Loader : exportations manuelles à la demande de vos données via l’API.
• Exportation de rapports : exportation manuelle à la demande de vos données via des rapports.

Salesforce propose les options de sauvegarde natives suivantes pour les métadonnées :

• Modification des ensembles : copie des métadonnées de votre entreprise de production vers une entreprise de développeurs de sandbox.
• Actualisation de la sandbox : en actualisant une sandbox associée, vos métadonnées de configuration sont automatiquement copiées.
• Outil de migration Force.com : utilitaire de ligne de commande basé sur Java/Ant permettant de déplacer des métadonnées entre un répertoire local et une entreprise Salesforce.

Comme nous l’avons mentionné précédemment, chacune des options ci-dessus nécessite une intervention manuelle. Cela est très compliqué à gérer si votre entreprise doit effectuer plusieurs sauvegardes par jour (ou même par semaine) et vous ne disposez par ailleurs pas de fonctionnalités essentielles comme la granularité, l’audit et la sécurité.

Et n’oubliez pas que la sauvegarde ne constitue que la moitié de l’équation. La restauration des données peut être tout aussi complexe et encore plus sujette à erreurs. Par exemple, Salesforce souligne que l’ordre dans lequel vous restaurez manuellement vos données est essentiel pour préserver les relations entre les enregistrements et vous conseille même de faire appel à un partenaire de services.

Comment automatiser la sauvegarde dans Salesforce

Si vous utilisez des options de sauvegarde et de restauration natives, vous devriez fortement songer à utiliser une solution de sauvegarde tierce capable d’automatiser ce processus afin de vous faire gagner du temps et de vous enlever des responsabilités.

Une solution de sauvegarde tierce SaaS comme Cloud Backup d’AvePoint peut vous aider à passer l’étape de la configuration pour commencer à sauvegarder votre plateforme CRM en un clic. Cela comprend toutes les données, les métadonnées et les environnements sandbox.

Vous n’avez pas besoin d’appuyer plusieurs fois par jour sur le bouton Exporter puisque la solution planifie automatiquement jusqu’à cinq sauvegardes quotidiennes.

Et la deuxième partie de l’équation, la restauration, est simple et granulaire. Les utilisateurs peuvent restaurer des éléments au niveau de l’entreprise, d’un objet, d’un enregistrement ou d’un champ en quelques minutes seulement (même en dehors de l’emplacement d’origine des fichiers !). Une fonctionnalité de comparaison des versions permet de réduire les risques d’erreur humaine en vous montrant la modification de vos objets et métadonnées Salesforce entre les différentes versions de sauvegarde. Vous avez ainsi la garantie de restaurer la bonne version.

Le fait d’avoir un outil de sauvegarde dans Salesforce « à paramétrer puis oublier » fiable vous permet de gagner du temps et de vous concentrer sur la valeur que vous apportez à l’entreprise.

Pourquoi AvePoint est la meilleure solution et le meilleur outil de sauvegarde dans Salesforce.

Outre les caractéristiques décrites ci-dessus, d’autres raisons ancrées dans l’ADN de notre organisation font qu’AvePoint constitue la meilleure solution de sauvegarde dans Salesforce.

• Hyperscale et disponibilité : nous possédons plus d’une dizaine d’instances cloud mondiales, ce qui signifie que nous pouvons offrir une meilleure résilience à nos clients en cas de défaillance de l’une des régions. Nos solutions sont hébergées dans Microsoft Azure, ce qui vous garantit une disponibilité de 99,5 %.

• Choisissez le lieu de résidence de votre sauvegarde : si votre entreprise est soumise à une régularisation très stricte ou si elle doit se conformer à des règles de souveraineté des données, le lieu de résidence de vos données de sauvegarde est important. Les clients peuvent choisir le lieu de résidence de leurs données de sauvegarde parmi nos différentes instances aux États-Unis, en Allemagne, en France et dans un centre de données gouvernemental américain certifié FedRAMP.

• Sécurité, assistance et expérience : la sécurité est notre priorité. Notre plateforme SaaS est certifiée ISO-27001 et nous offrons une protection des données cryptées et sécurisées aux plus de 40 Po de données que nous hébergeons. Les jetons de compte utilisateur ajoutent une couche de sécurité pour garantir les besoins de conformité des données sensibles. Nous proposons également une assistance 24h/24, 7j/7.

• Administration déléguée : nous permettons aux différents administrateurs de votre entreprise de posséder différents niveaux d’accès. Les administrateurs de services peuvent être identifiés et bénéficier de différentes autorisations de sauvegarde et de restauration pour différentes opérations comme l’exportation des métadonnées ou la comparaison des données de sauvegarde.

Faites-vous votre propre opinion

Si vous voulez découvrir de plus près notre solution de sauvegarde dans Salesforce ou si vous avez des questions sur notre approche ou notre stratégie, demandez une démonstration et nous serons heureux d’en discuter plus en détail !

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