Cinq manières de perdre des données Microsoft 365 – et comment une solution de sauvegarde peut vous sauver la mise
Perdre des données est un cauchemar qu’aucune organisation ne souhaite vivre. La suppression accidentelle d’un seul document peut avoir des conséquences graves pour une entreprise. À l’ère actuelle de la technologie cloud, et tout particulièrement dans l’écosystème Microsoft 365, il y a plusieurs manières, intentionnelles ou non, de perdre des données. Qu’elle résulte d’un simple clic erroné ou de l’affectation de paramètres ou d’autorisations incorrects, la perte de données est un fléau contre lequel les employés à tous les niveaux de l’entreprise doivent se prémunir.
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Lors d’un récent webinaire qu’ils animaient, Jean-Michel Galleby et Iliass Melgou d’AvePoint ont présenté plusieurs scénarios de perte de données provenant de différentes organisations et constituant des précédents que tout le monde gagnerait à connaître. Nous allons examiner ici comment ces scénarios se produisent afin que vous ayez une idée de la manière de les prévenir et de la façon dont des solutions de sauvegarde et de récupération tierces peuvent vous aider à y remédier.
Fichier corrompu suite à l’enregistrement de versions successives
La corruption de documents est l’un des motifs de perte de données les plus fréquents pour les entreprises. Les employés ont pris l’habitude de créer de multiples exemplaires d’un même fichier à mesure qu’ils y apportent des changements et de distinguer les versions par leur titre. Classique, n’est-ce pas ? Le résultat : le fichier finit par être corrompu et vous ne parvenez pas à restaurer la version dont vous avez besoin, car le fichier a été transmis à différents utilisateurs dans l’équipe.
Dans ce cas, une solution de sauvegarde tierce peut vous sauver la mise en vous permettant de restaurer non seulement le fichier concerné, mais aussi la version que vous souhaitez récupérer. Lors du webinaire, Jay et John ont montré comment il est possible de choisir un point de récupération adéquat pour restaurer la bonne version du fichier à l’aide de la solution Cloud Backup d’AvePoint, comme illustré ci-dessous :
Suppression d’onglets du Planificateur par les utilisateurs
Bien qu’il existe des cas où la perte données Microsoft 365 se produit à plus grande échelle, ce scénario décrit plutôt la perte de fichiers individuels. Le Planificateur est un outil de suivi des tâches et de leur avancement efficace, même si son usage n’est pas encore très répandu, car il est relativement récent. Il constitue un espace de collaboration pour les équipes où les autorisations ne sont pas particulièrement strictes, c’est pourquoi les utilisateurs peuvent facilement supprimer des tâches.
Cependant, récupérer des éléments supprimés est presque impossible, car l’outil n’accorde que quelques secondes aux utilisateurs pour annuler une suppression. Heureusement, l’outil de sauvegarde déjà évoqué peut vous aider à récupérer les éléments que vous souhaitez restaurer. Au cours de la démonstration, Jay et John sont parvenus à récupérer un compartiment supprimé en un temps record.
Restauration du contenu d’un site par le propriétaire de l’équipe ou un administrateur
Microsoft Teams est un autre outil formidable et largement utilisé, bien que le risque de perdre des données y existe également. Les propriétaires d’équipe disposent des autorisations les plus élevées pour effectuer certaines opérations au sein de l’équipe et de son pendant SharePoint. Lors du webinaire, les animateurs ont montré comment effectuer une restauration à partir d’un certain point pouvait permettre de récupérer une certaine version des données, mais aussi entraîner la suppression de tous les points de récupération non sélectionnés et aboutir à la perte de toutes les modifications et documents : ce risque étant susceptible de nuire à la collaboration. Cloud Backup est utile dans ce cas, car il peut permettre de restaurer différents types d’éléments Microsoft Teams, à grande échelle ou au niveau des éléments, et propose de nombreuses options de restauration.
Erreurs d’administrateurs concernant les métadonnées ou les autorisations
« Citizen Developer » est une fonction développée par Microsoft permettant aux administrateurs et à certains utilisateurs de développer des processus à l’aide d’une solution « low-code » ou « no-code », c.-à-d. nécessitant peu ou pas de recours au codage, telle que Power Platform. Bien qu’elle permette de résoudre facilement certaines difficultés, elle est aussi sujette à des erreurs pouvant entraîner la perte de données. Ces flux « no-code » peuvent même avoir un impact de plus grande envergure, car ils permettent d’apporter des modifications groupées aux contenus ; il suffit alors d’une manipulation mal avisée pour faire disparaître une grande partie du contenu. Une opération aussi simple que la suppression ou le déplacement d’une colonne peut avoir des conséquences désastreuses pour les métadonnées et les autorisations.
Malheureusement, la récupération native ne permet pas de remédier à ce type d’incident majeur ; il faut donc être particulièrement prudent lors de la génération et de l’exécution de ce type de flux de projet ! Les administrateurs et les propriétaires de Team doivent également être attentifs lorsqu’ils octroient des accès et des autorisations à certains utilisateurs. Heureusement, la solution tierce déjà évoquée est là pour assurer vos arrières ! Avec Cloud Backup, vous pourrez restaurer toutes les métadonnées et autorisations dont vous avez besoin.
Conserver les contenus d’anciens employés
Ce scénario peut potentiellement avoir un impact opérationnel plus important que les précédents. Lorsque des employés quittent une société ou n’y travaillent que brièvement, les administrateurs doivent-ils garder leurs licences pour conserver l’accès à leurs contenus, ou doivent-ils au contraire désactiver et supprimer leurs licences afin d’empêcher qu’ils ne puissent accéder à leur boîte aux lettres Outlook ou OneDrive, par exemple ?
Là encore, une solution tierce performante de sauvegarde de Microsoft 365 telle que Cloud Backup peut jouer un rôle capital. Avec notre outil, il est possible d’exporter une boîte aux lettres entière chiffrée à l’aide de clés pour plus de sécurité, puis de la restaurer au même endroit ou ailleurs lorsque l’employé concerné revient ou qu’il s’agit de préserver des contenus essentiels afin de les contrôler.
Cloud Backup offre aussi la possibilité de restaurer les données sur un dispositif de stockage spécifié par l’utilisateur, ce qui peut s’avérer pratique pour des utilisateurs particulièrement soucieux de sécurité, comme des organisations gouvernementales par exemple.
La récupération native de Microsoft 365 peut être utile, mais ne couvre pas l’ensemble des besoins. Dans certains cas de figure, elle permet de récupérer les données des deux dernières semaines précédant la suppression, ou bien n’offre strictement aucune possibilité de récupérer les données, comme dans le cas du Planificateur. Lisez à ce sujet les exemples de scénarios ci-dessous :
Nul n’ignore que nos données sont en permanence à la merci de failles ou d’attaques et il en va de notre responsabilité de tout mettre en place pour éviter que l’un des scénarios décrits ci-dessus ne se produise dans notre organisation. Découvrez comment les solutions de sauvegarde et de récupération d’AvePoint peuvent vous aider à sécuriser et protéger vos données Microsoft 365 essentielles.
Vous en redemandez ? Cliquez ici pour visionner l’intégralité du webinaire !
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Adrian is currently a member of AvePoint's project management team. In his previous role as a Content Marketing specialist at AvePoint, Adrian covered the latest trends and topics on what’s new in technology, SaaS Management & Governance, SaaS Backup and Data Management.
