Avez-vous besoin d’une sauvegarde Gmail ? Cela dépend !
Gmail est l’un des services de messagerie les plus utilisés par les entreprises, les établissements d’enseignement et les utilisateurs individuels. Vous devez donc vérifier de toute urgence si ses données sont couvertes par votre stratégie de protection des données.
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Google dispose de systèmes de sauvegarde exceptionnels pour ses serveurs, qui empêchent souvent les tentatives d’hameçonnage, les logiciels malveillants et les courriers indésirables d’entrer dans votre messagerie et de vous exposer à des risques. Mais en ce qui concerne la sauvegarde au niveau du compte, vous allez devoir prêter un peu plus attention à votre stratégie de sauvegarde et de restauration de Gmail.
Services proposés par Google pour la sauvegarde de Gmail
Gmail est un service de messagerie intégré à une suite destinée aux entreprises appelée Google Workspace. Étant donné qu’il est intégré aux autres plateformes de la suite, nous devons nous y intéresser, non pas comme à un outil indépendant contenant ses propres données, mais comme à une plateforme dont le contenu est connecté à plusieurs autres applications.
Dans le cadre de sa stratégie de stockage, Google ajoute 2 To à l’ensemble de stockage Google Workspace de chaque organisation pour chaque compte d’utilisateur de son domaine. Ce stockage est ensuite utilisé pour l’ensemble des données de toutes les applications de la suite Google Workspace.
Si cet espace de stockage est essentiellement destiné aux données Gmail et au contenu Google Drive, Google a récemment annoncé que les photos en haute résolution et le contenu Google Photo, Docs, Sheets, Slides, Drawing, Forms et Jamboard seront désormais également pris en compte dans les données de stockage.
Cela pose un problème concernant la manière dont vous allez gérer vos données au-delà de ce que votre stockage Google peut offrir. Non seulement cela aura des répercussions sur l’envoi et la réception d’e-mails, mais vous vous exposez à un risque élevé de suppression de vos données Gmail si vous ne nettoyez pas ou ne mettez pas à niveau votre espace de stockage dans les deux ans.
Ces limites sont l’une des raisons pour lesquelles Google encourage ses utilisateurs à recourir à des outils de sauvegarde et de restauration des données Gmail comme Cloud Backup pour Google Workspace afin de renforcer la sécurité de vos données.
Alors, avez-vous besoin d’une sauvegarde Gmail ?
Afin d’éviter les risques et les complications d’une perte de données, voici trois aspects principaux à prendre en compte pour décider de sauvegarder ou non vos données Gmail et, le cas échéant, comment procéder :
1. Sauvegardes régulières
La perte de données peut prendre différentes formes : suppression accidentelle ou volontaire de l’utilisateur, interruption de service, attaque de logiciel malveillant, etc. Chaque e-mail envoyé dans Gmail ne dispose que d’une seule copie. Ainsi, lorsqu’une copie est supprimée d’un endroit, elle est supprimée de l’ensemble de l’espace Gmail, à savoir de toutes les conversations, réponses et pièces jointes associées.
Si vous devez sans cesse restaurer votre contenu et vos données Gmail (e-mails, pièces jointes ou contacts), le fait d’effectuer des sauvegardes régulières vous sera d’une grande aide.
Google possède des fonctionnalités natives qui vous permettent de sauvegarder vos données. Si les utilisateurs Gmail individuels peuvent copier leur contenu dans un autre compte Gmail, les administrateurs de Google Workspace peuvent exporter la totalité des données des e-mails des utilisateurs grâce à l’outil d’exportation de données de Google depuis la Console d’administration Google.
Il existe également plusieurs filets de sécurité :
- Dossier Corbeille : lorsque vous supprimez un e-mail de votre boîte de réception, il va dans le dossier Corbeille. Pendant 30 jours, l’utilisateur peut récupérer cet e-mail. Après cette première période de 30 jours, les administrateurs disposent de 25 jours supplémentaires pour restaurer les e-mails supprimés depuis la console d’administration. Passé ce délai, la suppression sera définitive.
- Dossier Courrier indésirable : lorsqu’un courrier est identifié comme indésirable, il reste dans le dossier Courrier indésirable pendant 30 jours. Passé ce délai, il ne peut plus être récupéré.
Si vous souhaitez sauvegarder automatiquement la totalité de vos e-mails et autre contenu Gmail, nous vous conseillons d’utiliser des outils de sauvegarde tiers comme Cloud Backup pour Google Workspace. Cloud Backup permet de programmer des sauvegardes régulières jusqu’à quatre fois par jour et s’assure que toutes les sauvegardes sont surveillées, ce qui réduit les échecs de sauvegarde et vous évite d’avoir à exporter manuellement vos données. Vous pouvez également restaurer vos données passé le délai de 30 jours et conserver vos données aussi longtemps que nécessaire.
2. Attaques de logiciel malveillant et interruption de service
Nous avons dit que Google veille de près à la sécurité de ses serveurs, mais il n’y a pas de sécurité parfaite. Avec une entreprise de la taille de Google, il y aura toujours des tentatives de piratage et des interruptions de service. Sans parler des erreurs des utilisateurs ! En cas de problème, serez-vous prêt à restaurer vos données critiques ?
C’est là que vos sauvegardes joueront un rôle critique. Vous pouvez accéder aux données exportées avec l’outil d’exportation des données Google depuis l’e-mail de confirmation ou en cliquant sur Accéder à l’archive dans l’outil lui-même. Chaque utilisateur possédera un dossier et un sous-dossier pour chaque produit pour lequel il dispose d’une licence. Ces éléments sont disponibles pendant 30 jours avant d’être définitivement supprimés.
Cependant, l’outil d’exportation des données de Google ne permet pas d’exporter de contenu spécifique (par exemple, exporter uniquement les données d’un utilisateur ou exporter uniquement les e-mails) et la restauration de données spécifiques, comme les versions des fichiers, les réponses à des e-mails et les pièces jointes, est également un véritable défi. Il vous faudrait par ailleurs plusieurs jours pour restaurer vos données en fonction du volume de données à restaurer.
Si les restaurations granulaires sont essentielles pour vous, Cloud Backup pour Google Workspace peut vous aider. En effet, il possède non seulement des fonctionnalités de restauration granulaire qui vous permettent de restaurer un élément aussi petit qu’un e-mail ou une pièce jointe, mais également une fonctionnalité de récupération à un moment donné qui vous permet de préciser le point de sauvegarde à partir duquel vous souhaitez récupérer vos données afin de vous assurer qu’aucune donnée n’est laissée sans protection.
AvePoint vous permet également de choisir où stocker vos données. Qu’il s’agisse du stockage Azure d’AvePoint ou de votre propre support de stockage, vous aurez toujours un contrôle et un accès total à vos données.
3. Réglementation de conformité
Quel que soit leur secteur, les entreprises doivent respecter plusieurs exigences réglementaires en matière de protection des données et de conformité. La mise en place de processus de traitement et de conservation des données adaptés est recommandée.
Sachant que Gmail contient des données critiques pour l’entreprise et des pièces jointes sensibles, il est essentiel de savoir comment bien conserver ses données pendant la durée nécessaire.
Google Vault, l’outil de conservation des données et de e-discovery pour Google Workspace, peut vous y aider. Il peut conserver et rechercher vos données Google Workspace lorsque vous le souhaitez et de la manière dont vous le souhaitez pour vous aider à vous conformer aux stratégies et réglementations propres à votre organisation.
Ou, si vous voulez une solution de sauvegarde qui vous permet en même temps de sauvegarder automatiquement vos données, qui vous offre une restauration granulaire complète et qui vous aide à vous conformer aux réglementations, Cloud Backup est une fois encore l’outil de sauvegarde de Gmail fait pour vous.
Conclusion
Il est tout aussi important d’investir dans la protection des données que dans l’infrastructure cloud. Le temps, les efforts et les coûts associés à la perte et à la restauration de vos données auront des répercussions sur vos processus opérationnels.
Au moment de décider si vous avez besoin d’une sauvegarde (et, le cas échéant, si vous avez besoin d’une offre plus complète que les fonctionnalités natives de Google), vous devez penser aux quatre points suivants :
- La quantité de données perdues et la quantité de données à restaurer régulièrement
- La vitesse à laquelle vous pouvez les restaurer
- Le contrôle que vous avez sur le processus de restauration
- Les stratégies et réglementations auxquelles votre organisation doit se conformer
Produits AvePoint
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Sherian Batallones is a Content Marketing Specialist at AvePoint, covering AvePoint and Microsoft solutions, including SaaS management, governance, backup, and data management. She believes organizations can scale their cloud management, collaboration, and security by finding the right digital transformation technology and partner.
