4 bonnes pratiques pour automatiser les processus métiers

Chaque jour, les tâches manuelles répétitives nous font perdre un temps précieux. Une simple demande d’élément envoyée à l’administrateur peut par exemple mettre longtemps à atteindre l’étape d’approbation. De la même manière, les demandes de congé doivent souvent être approuvées manuellement par un responsable alors que cela pourrait facilement être fait automatiquement (dans certaines limites) pour gagner du temps. Dans ces cas, l’automatisation des processus métiers est essentielle pour lancer la transformation numérique des organisations.

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Du maintien des processus traditionnels à leur simplification et leur amélioration pour une efficacité et une productivité accrues, voici un rapide aperçu de ce qu’implique l’automatisation des processus métiers.

Qu’est-ce que l’automatisation des processus métiers ?

L’automatisation des processus métiers consiste à transformer des processus métiers complexes grâce à l’application de différentes technologies afin de les rendre plus efficaces. Elle vise à simplifier les étapes des processus métiers existants afin d’obtenir de meilleurs résultats tout en réduisant le temps et l’effort humain nécessaires.

Quels sont les avantages de l’automatisation des processus métiers ?

Il y a de nombreuses raisons pour lesquelles les organisations devraient commencer à envisager d’automatiser leurs processus et profiter de ces avantages. Les avantages de base de cette automatisation sont un gain de temps considérable et la réduction des dépenses de l’entreprise liées à des tâches manuelles répétitives. Par ailleurs, l’automatisation des processus peut aboutir à :

• une meilleure productivité à l’échelle de l’équipe et de l’organisation,
• un traitement plus rapide des demandes et des flux,
• la possibilité, pour les employés, de consacrer plus de temps aux tâches importantes, et
• la réduction des efforts des administrateurs pour vérifier les processus quotidiens.

Grâce aux technologies avancées, aux logiciels, à l’intelligence artificielle et aux méthodologies, il est possible d’automatiser des processus métiers ordinaires et d’améliorer ainsi la productivité de l’entreprise. Cependant, sans une bonne planification, l’automatisation de certains processus métiers peut avoir un impact négatif sur les flux de travail mis en place dans votre entreprise.

L’automatisation des processus métiers doit donc se faire avec le plus grand soin. Vous devez connaître les besoins de vos utilisateurs et savoir comment l’automatisation de leurs processus peut leur faciliter la vie. Voici quelques bonnes pratiques à adopter lors de l’automatisation des processus métiers :

1. Commencez par ce que vous avez

Les détracteurs de l’automatisation des processus métiers n’y voient qu’un coût supplémentaire pour l’entreprise. Bien que cela puisse être le cas, vous pouvez toujours utiliser les outils dont vous disposez pour commencer. Vous pouvez par exemple utiliser SharePoint pour commencer à créer des intégrations et des flux de travail automatiques qui serviront à vos utilisateurs et à vos administrateurs. D’autres solutions Microsoft, comme Microsoft Teams et OneDrive, peuvent également être intégrées avec Power Automate.

2. Planifiez l’automatisation selon vos besoins

Bien que vous puissiez facilement commencer à automatiser vos processus avec vos outils et applications existants, tous les processus ne doivent pas être automatisés simultanément. Vous pouvez commencer par les processus légers que vous utilisez dans votre équipe avant de passer aux opérations plus structurées de votre organisation. Avec cette approche, vous pouvez facilement vérifier si l’automatisation fonctionne en perturbant le moins possible l’activité.

3. Impliquez vos collaborateurs

Cela peut paraître contradictoire avec les objectifs de l’automatisation, mais il est important d’inclure les utilisateurs dans les nouveaux processus. Plus ils sauront la manière dont cela fonctionne et ce que cela peut leur apporter, plus ils seront ouverts au changement. Apprenez-leur à l’utiliser, soyez ouverts aux questions et illustrez clairement la manière dont l’automatisation leur facilitera la vie, sans chercher à les remplacer (une inquiétude courante). À terme, cela augmentera la productivité car vos utilisateurs auront plus de temps pour se consacrer à d’autres tâches.

4. Surveillez et suivez les progrès

L’automatisation des processus n’est que la première étape des nombreuses améliorations possibles. Il est important de savoir si votre automatisation fonctionne et réduit le nombre de tâches répétitives. Suivez ces indicateurs en créant des lignes directrices ou une matrice qui mesurera leur efficacité. Vous pourrez alors vous appuyer sur ces données pour planifier vos prochaines améliorations et voir ce qui doit être modifié.

L’automatisation des processus métiers n’est pas une mince affaire, mais avec une bonne planification, vous pourrez obtenir d’excellents résultats. S’il est souvent plus confortable d’utiliser ses outils existants, le fait d’adopter des applications tierces (comme Cloud Governance d’AvePoint) peut vous aider à mener à bien votre automatisation.

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