Comment gérer la boîte aux lettres Outlook d’un ancien employé
Outre son importance sur le plan de la gestion de l’entreprise, le succès du processus de départ de vos employés témoigne de l’efficacité des pratiques de votre organisation en matière de conformité et de gestion des documents d’archive. Malgré le développement de Yammer et l’utilisation de Teams pour la communication interne, les e-mails restent un outil incontournable pour communiquer avec les partenaires, les prestataires, les clients et d’autres personnes extérieures à votre organisation.
En savoir plus :
- Qui est propriétaire de la gouvernance dans Microsoft 365 ?
- Gestion de documents d’archive interne ou externe : nouvelles perspectives pour 2021
- Comment tirer le meilleur parti des journaux d’utilisation de Microsoft 365
- Les 6 nouvelles et futures fonctionnalités de partage dans Microsoft 365
Cependant, le fait est que les employés vont et viennent. Et, du fait de cette rotation, les forces vives de votre organisation (vos données) sont régies par de nouvelles réglementations et soumises à un risque d’exposition accru en cas de brèche de sécurité ou même de perte.
Outre la conformité, la gouvernance du départ d’un employé et la gestion adaptée des données qu’il laisse ne font que s’ajouter à la liste déjà longue des tâches fastidieuses des équipes informatiques.
L’importance de la gestion proactive (ode à la gestion des documents d’archive)
Vous voulez pouvoir gérer plus facilement le processus de départ de vos employés ? Pour commencer, il est important de pouvoir s’appuyer sur des processus de gouvernance de l’information, et donc de gestion des documents d’archive, adaptés.
Non seulement cela vous aidera à planifier le processus en amont (et éventuellement à l’automatiser), mais vous serez également plus à même de répondre correctement au pire des scénarios, comme lorsque la boîte aux lettres d’un employé doit être auditée en cas de violation de la réglementation sur les données ou de litige potentiel.
Le fait de disposer de bonnes pratiques de gouvernance de l’information vous permettra de veiller au respect de la réglementation, à la réduction des risques de litige et à la sécurisation des données critiques pour l’entreprise.
Il est donc essentiel de gérer comme il se doit les boîtes aux lettres car elles peuvent contenir différentes données essentielles pour l’entreprise comme des contrats ou d’autres documents sensibles. Il convient pour cela de surveiller de manière proactive les stratégies de conservation afin de parer à tout risque légal ou financier.
Ce que Microsoft recommande
La surveillance des comptes, des licences et des boîtes aux lettres des utilisateurs est beaucoup plus simple lorsque l’on dispose d’une bonne stratégie.
Microsoft propose plusieurs solutions pour désactiver une boîte aux lettres Outlook, mais voici les deux principaux processus recommandés par Microsoft pour conserver le contenu aussi longtemps que nécessaire :
Conservation pour litige
Conservez le contenu de la boîte aux lettres Outlook pour une durée supérieure à la période de récupération standard de 30 jours en mettant la boîte aux lettres en conservation pour litige avant de supprimer le compte Microsoft 365 de votre ancien employé.
Vous pourrez toujours récupérer le contenu de votre boîte aux lettres dans un délai de 30 jours, mais, grâce à la conservation pour litige, vous aurez la certitude que la boîte aux lettres de l’utilisateur et son contenu seront intégralement conservés pendant toute la durée de conservation définie.
Stratégies de conservation
Tout comme la conservation pour litige, la mise en place de stratégies de conservation depuis le Centre de conformité Microsoft 365 permet de désactiver une boîte aux lettres Outlook. Les stratégies de conservation définies pendant que la boîte aux lettres est active continueront à s’appliquer une fois la boîte aux lettres désactivée.
Vous pouvez définir trois types de paramètres de rétention afin de déterminer ce qu’il advient du contenu d’une boîte aux lettres :
- Conserver le contenu: les éléments qui n’ont pas été supprimés de manière définitive par l’utilisateur seront conservés indéfiniment après la désactivation de la boîte aux lettres.
- Supprimer le contenu: les éléments seront supprimés au terme d’un délai défini.
- Conserver puis supprimer le contenu: les éléments seront déplacés dans la section Éléments récupérables à l’expiration de la stratégie avant d’être supprimés définitivement de la boîte aux lettres Outlook inactive.
Pour en savoir plus sur la manière de supprimer les informations d’identification de vos anciens employés au-delà de la gestion de leur boîte aux lettres, de la révocation des accès à la suppression définitive des licences, lisez ce document Microsoft.
Comment AvePoint peut vous aider
Le fait de faciliter autant que possible les inévitables rotations de personnel peut avoir un impact considérable non seulement sur l’équipe informatique et sa charge de travail, mais également sur la sécurité globale de l’entreprise. Il est donc essentiel d’investir dans une solution performante, et notamment dans une gouvernance de l’information à toute épreuve.
Avec Cloud Records d’AvePoint, vous pouvez transformer la manière dont vous gérez votre contenu Microsoft 365. La mise en place de processus de gouvernance de l’information automatisés, cohérents et sécurisés dans OneDrive, SharePoint et Exchange Online peut vous aider à mieux gérer les capacités de gestion des messages.
Au lieu d’appliquer des stratégies de conservation et de placer le contenu en conservation pour litige manuellement, Cloud Records vous permet de classer automatiquement le contenu et de déterminer ce qui doit être supprimé, conservé ou exporté en fonction des règles d’entreprise que vous aurez définies.
Des tableaux de bord de rapports vous permettent également de savoir tout ce qu’il se passe avec votre contenu. Pour terminer, Cloud Records garantit la conformité avec les normes réglementaires de nombreux pays pour s’assurer que les pratiques de sécurité des données soient toujours respectées.
Vous souhaitez en savoir plus sur ce que Cloud Records peut faire pour vous ? Demandez une démonstration !
Pour en savoir plus sur la gestion des boîtes aux lettres Outlook, n’oubliez pas de vous abonner à notre blog !
Sherian Batallones is a Content Marketing Specialist at AvePoint, covering AvePoint and Microsoft solutions, including SaaS management, governance, backup, and data management. She believes organizations can scale their cloud management, collaboration, and security by finding the right digital transformation technology and partner.
