Comparaison des gouvernances Office 365 et SharePoint
Le passage de solutions locales au cloud soulève des questions quant aux changements de stratégies de gouvernance que ce passage implique pour les entreprises concernées. Dans SharePoint, la gouvernance est plus directe, étant donné que les entreprises se concentrent uniquement sur leurs environnements locaux. Les défis de la gouvernance changent cependant radicalement après le passage à Office 365.
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Gouvernance SharePoint
La gouvernance SharePoint met l’accent sur les autorisations, l’infrastructure et l’octroi aux utilisateurs appropriés de la capacité de provisionner et d’administrer des sites. Pour les entreprises, elle consistait traditionnellement à mettre en œuvre des stratégies afin de veiller à ce que les administrateurs contrôlent les actions des utilisateurs. De telles stratégies incluent une étroite surveillance de l’Active Directory, des groupes, des contrôles administratifs, de la prolifération dans SharePoint et du cycle de vie des données à l’aide de la gestion de documents d’archive.
Gouvernance Office 365
Quoiqu’Office 365 soit une solution fantastique pour les entreprises, sa gouvernance dans le cloud entraîne certains défis qui ne se posent pas avec une plateforme locale telle que SharePoint. La rationalisation des mises à jour et l’ajout constant d’applications démultiplient les scénarios auxquels les entreprises doivent se préparer.
Préparation au déploiement de nouvelles fonctionnalités
De nouvelles fonctionnalités, mais aussi de nouvelles applications, telles que Groupes et Teams, sont ajoutées en permanence à Office 365. Cette situation ne fait qu’accroître l’importance d’une stratégie de gouvernance qui soit en mesure de s’adapter en continu aux nouvelles applications.
Exploitation de toutes les fonctionnalités d’Office 365
Au fur et à mesure que vous développez votre plan de gouvernance, veillez impérativement à ce que les utilisateurs aient accès aux applications et aux fonctions dont ils ont besoin. Quoique les entreprises doivent veiller à ce que toutes les applications d’Office 365 soient utilisées de manière sécurisée afin d’éviter une prolifération, les utilisateurs doivent malgré tout être habilités à effectuer les tâches qui leur sont confiées. Cet aspect est crucial pour obtenir d’Office 365 un retour sur investissement maximal.
Évolutivité d’Office 365
Chaque déploiement de nouveaux outils dans Office 365 entraîne une période d’apprentissage de la meilleure manière de les gérer, ce qui peut avoir un impact sur l’évolutivité. Une multitude de centres d’administration coexistent pour les différentes applications. Cette coexistence entraîne un équilibre précaire entre octroi d’autorisations et maintien de la sécurité. Elle pèse également sur les équipes dédiées aux systèmes informatiques et à la sécurité, qui sont chargées de veiller à ce que tout soit géré de manière appropriée.
De nombreuses entreprises optent pour une limitation stricte des fonctionnalités octroyées aux utilisateurs finaux dans Office 365. Cette solution à première vue miracle peut, dans la réalité, se révéler un fardeau pour le département informatique, qui est alors contraint de prendre en charge un nombre considérable de tâches et de fonctions au sein de l’environnement. Pour la direction de l’entreprise, cette situation, qui l’empêche d’atteindre un retour sur investissement complet pour Office 365, débouche finalement sur un casse-tête.
Capacités natives de gouvernance d’Office 365
Les capacités natives de gouvernance d’Office 365 se composent de centres d’administration dans Microsoft Teams, SharePoint, Groupes Office 365 et Exchange, qui aident les administrateurs informatiques à contrôler les autorisations accordées aux utilisateurs. Microsoft dispose également d’un Centre sécurité et conformité destiné à la gouvernance des données.
Ces capacités facilitent principalement le contrôle des autorisations, des options d’administration pour Microsoft Teams et SharePoint, des rôles personnalisés pour les utilisateurs internes et des centres d’administration. Soulignons cependant ici que de nombreuses capacités natives d’Office 365 nécessitent une configuration manuelle et que chaque nouveau Groupe, Équipe ou site SharePoint doit être provisionné correctement afin de respecter les exigences des stratégies dans Office 365 (un autre aspect susceptible d’accroître la charge de travail du département informatique).
C’est à ce stade qu’un fournisseur tiers, tel qu’AvePoint, intervient. Nous pouvons déployer des outils qui vous aideront à définir la manière dont des éléments tels que des groupes et des documents sont créés et à contrôler qui les crée. Nous vous permettons également de choisir les emplacements sur lesquels les contenus et/ou les espaces de travail seront hébergés et de définir la manière d’y accéder (y compris les critères de recertification). AvePoint peut par ailleurs vous aider à supprimer un espace de collaboration dont vous n’avez plus besoin et qui encombre votre environnement (ou peut vous aider à le stocker en toute sécurité dans le respect des exigences de conformité). Pour découvrir les solutions de gouvernance opérationnelle d’AvePoint pour SharePoint et Office 365, cliquez ici.
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Spenser Bullock is a former AvePoint Channel Solutions Engineer, focused on enabling partners and their customers to utilize and maximize their Microsoft 365 technology adoption and usage.
