Le défi du stockage : 3 priorités pour les gestionnaires de l’information
Si j’avais reçu un euro à chaque fois qu’un « expert technique » m’a dit « On va juste acheter plus d’espace de stockage » ou « Un espace de stockage ne coûte pas cher », je serais sur une île paradisiaque en train de siroter un cocktail dans une noix de coco à l’heure actuelle. Pour être honnête, je ne remets pas en cause la véracité de ces assertions. Effectivement, un espace de stockage ne coûte pas cher.
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Mais vous savez ce qui coûte cher ? La gestion de cet espace et de son contenu. C’est un paramètre qui n’est jamais pris en compte lorsque l’on proclame l’abordabilité relative des espaces de stockage.
Je concéderai même (et vous ne m’entendrez pas souvent le faire) qu’il n’était pas aussi important lorsque nous travaillions principalement en local. Lorsqu’un serveur était plein, nous lui ajoutions simplement des espaces de stockage ou allions en acheter un autre. Ce problème n’est donc pas nouveau. Mais il est devenu de plus en plus préoccupant à mesure que le monde s’est dirigé vers des solutions et systèmes de stockage basés sur le cloud.
Mais examinons un peu le contexte. Nous devons reconnaître le fait que le monde du travail a beaucoup changé lui aussi. Les brefs échanges à la machine à café ont été remplacés par des messages Teams ponctués de gifs. Même le volume de nos documents a augmenté, car les éléments graphiques sont devenus plus sophistiqués. Auparavant, il arrivait que nous rédigions des documents hors du système de l’entreprise et que nous en sauvegardions ensuite la version finale dans le système correct (ou que nous laissions le document là où il était… soyons honnêtes). Désormais, une plateforme de collaboration permet de sauvegarder des centaines de versions du même document à l’endroit où il a été créé. Nous enregistrons aussi plus de contenu que jamais et les enregistrements de réunions Teams occupent par exemple beaucoup d’espace de stockage.
Les plateformes de collaboration basées sur le cloud telles que Microsoft 365 ont profondément changé la manière dont nous travaillons et dont nous envisageons le stockage. Pour ne rien arranger, les utilisateurs tendent par nature à accumuler les informations, notamment dans l’espace numérique. Lorsque nous n’avons pas de lieu de stockage physique (comme un entrepôt), il est facile de décider de garder quelque chose « au cas où », car l’impact sur le stockage est invisible.
Nous remplissons nos espaces de stockage avec plus de contenu que jamais et ces derniers sont pleins à craquer.
Au lieu de nous attaquer au problème et de faire du ménage, nous continuons encore et toujours à accumuler. Certaines entreprises ont commencé à chercher des emplacements moins coûteux pour stocker les données dont elles ne parviennent pas à se séparer mais transférer les choses vers un endroit plus économique ne résoudra pas le problème de fond. Le problème sera moins onéreux mais il sera toujours là.
La bonne nouvelle, c’est qu’il existe une solution relativement simple à ce problème : le cycle de vie de l’information. Pour faire court, le cycle de vie de l’information est le processus qui consiste à ajouter des règles à un contenu pour définir une action ou un résultat. Cela peut être simple, comme transférer du contenu vers un nouvel emplacement (p. ex. l’extraire d’une équipe Teams de projet lorsque celle-ci n’a plus lieu d’être) mais cela peut aussi être plus complexe, comme mener un processus de destruction complet lorsque le contenu arrive en fin de vie. Établir un cycle pour le contenu signifie que nous supprimons ce qui n’est plus nécessaire pour les activités de l’entreprise ou d’un point de vue légal et que nous le détruisons de manière défendable. En paramétrant des actions de suppression régulières, nous libérons continuellement de l’espace de stockage pour le flot ininterrompu de nouveau contenu créé.
Mais qu’en est-il du contenu qu’il faut conserver pendant de longues périodes ? Surtout si nous ne sommes pas disposés à le stocker dans des espaces onéreux tels que nos plateformes de collaboration.
Jusqu’à présent, les responsables de la gestion de l’information n’avaient pas eu à réfléchir à l’archivage à court terme, qui est l’une des phases du cycle de vie de l’information. Il nous avait toujours fallu tenir compte de la conservation à long terme ou permanente mais nous n’avions pas nécessairement eu à nous préoccuper des exigences relatives à l’archivage à court terme.
Une archive à court terme conserve le contenu dans un emplacement de stockage moins coûteux. Sa restauration peut alors être plus longue qu’avec une plateforme de contenu, qui y offre un accès quasi-instantané. De nombreuses entreprises utilisent à cet effet des outils tels que le stockage Azure Blob et déplacent le contenu dont elles n’ont plus besoin dans le cadre de leurs activités en cours pour qu’il soit conservé jusqu’à ce qu’il soit complètement obsolète.
Ce type de stockage répond à un besoin extrêmement important, car il permet d’économiser de l’argent par rapport à des emplacements plus actifs (et donc plus coûteux). Cependant, dans la plupart des cas, une fois que le contenu a été transféré vers cet espace de stockage moins onéreux ou inactif, les gestionnaires de l’information n’y ont plus accès et ne peuvent plus le consulter facilement via une recherche. Ainsi, il est impossible de gérer efficacement l’information.
Alors comment trouver un équilibre ? Comment répondre à la nécessité de réduire les coûts de stockage des données tout en continuant à superviser et à gérer le contenu tout au long de son cycle de vie ? J’ai trois suggestions pour vous :
- Mettez en place des actions gérant le cycle de vie de l’information dans votre environnement et assurez-vous de les faire appliquer !C’est le seul moyen pour résoudre le problème pressant de la hausse des coûts de stockage. Le contenu dont vous n’avez plus besoin dans le cadre de vos activités commerciales doit être détruit.
- Faites appel à une solution d’archivage à court terme.Vouloir tout garder au niveau de stockage le plus coûteux n’est pas une solution viable. Si le contenu ne peut pas être détruit et doit être conservé plus longtemps, il faut trouver un emplacement plus économique pour le faire. Tout se passera bien si vous pouvez conserver la gestion de ce contenu une fois qu’il est archivé.
- Veillez à ce que votre solution de gestion du cycle de vie de l’information soit en mesure d’appliquer des actions dans l’emplacement d’archivage, mais aussi de permettre la recherche de contenus ainsi que leur restauration simple et efficace (si cela est nécessaire).
C’est là que la solution Cloud Records d’AvePoint s’impose comme un outil de gestion de l’information moderne. Bien que Cloud Records ait toujours été capable de gérer le cycle de vie des données stockées dans les espaces actifs les plus traditionnels, cette fonctionnalité a maintenant été étendue aux espaces d’archive.
Vous pouvez non seulement utiliser Cloud Records pour déplacer du contenu vers une archive selon des règles spécifiques, mais aussi appliquer des issues de cycle de vie supplémentaires au contenu une fois qu’il se trouve dans l’archive. Vous pouvez par exemple choisir de maintenir le contenu actif pendant trois ans après la dernière consultation puis de le déplacer vers un espace inactif. Après cela, vous pouvez décider de le conserver dans l’espace d’archivage pendant trois ans supplémentaires avant d’appliquer une action de destruction. La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez rechercher et restaurer du contenu à tout moment depuis l’espace d’archivage.
Au-delà de cela, indépendamment de l’emplacement de stockage du contenu (actif ou inactif), vous pouvez toujours le rechercher et le restaurer en cas de besoin. Vous gardez le contrôle de la gestion, où que le contenu soit conservé.
L’augmentation du volume de données stockées n’est pas un problème nouveau mais il a été exacerbé par les profonds changements qui ont marqué la manière dont nous travaillons. Les entreprises du monde entier sont aux prises avec ce phénomène grandissant et les gestionnaires de documents d’archive et de données ont l’opportunité d’influencer l’issue du problème. Fort heureusement, il existe une solution.
Pour en savoir plus sur la gestion de documents d’archive, abonnez-vous à notre blog.
Alyssa Blackburn is the Director of Records & Information Strategy at AvePoint, where she helps organisations achieve business value from their information. In her role, Alyssa provides records and information consulting services as well as system implementations, allowing customers to optimise the structure of their information to maximize business benefits while meeting data governance and compliance objectives. With 20 years of experience in the information management industry, Alyssa has worked with both public and private sector organisations to deliver guidance for information management success in the digital age. She is responsible for the development of AvePoint’s information management solution, and has been involved with implementing our records management solution with government agencies and commercial clients. Alyssa is actively involved in the information management industry and has spoken at a number of events including at Inforum 2016 in Perth. She has been published in the RIMPA IQ magazine and recently won the 2016 award article of the year for the RIMPA IQ magazine for her article titled, "Why you need to think differently about information management."
