Différences de la gouvernance de l’information entre grandes et petites organisations
Dans quelle mesure les grandes et les petites entreprises se distinguent-elles en matière de gestion des connaissances ? La vieille méthode de collaboration rend-elle plus difficile le partage et la gestion de l’information au sein des entreprises ? Dans l’épisode de cette semaine de #O365 Hours, nous nous sommes assis avec Stacy Deere-Strole pour discuter des différences entre les grandes et les petites organisations à cet égard. Regardez notre échange ci-dessous ou lisez la transcription complète à votre convenance !
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Invitée : Stacy Deere-Strole, SharePoint MVP et propriétaire de Focal Point Solutions LLC (visitez son site internet ici)
Sujets abordés :
- Commençons par les grandes entreprises : pourquoi les grandes entreprises sont-elles si mal configurées et gérées par rapport aux petites et moyennes organisations ?
- Constatez-vous des différences dans le niveau de connaissances des employés entre les grandes et les petites entreprises ? Constatez-vous de gros investissements dans la formation ? Y a-t-il des différences dans les compétences ?
- Quel est l’impact de la gouvernance et de la gestion du changement (ou de leur absence) sur les grandes entreprises par rapport aux petites ?
Pourquoi les grandes entreprises sont-elles si mal organisées et gérées par rapport aux petites et moyennes organisations lorsqu’il s’agit de collaboration ?
Stacy Deere-Strole : Avant la migration, de nombreuses entreprises utilisaient des anciens systèmes. Elles essaient donc d’intégrer tous ces éléments dans leurs nouveaux systèmes pour qu’ils puissent fonctionner comme avant et que les utilisateurs ne soient pas affectés. Mais lorsque cela se produit, une attention particulière est portée à l’intégration de ces anciens éléments dans le nouveau système, et les éléments sur lesquels ils doivent se concentrer ne sont pas aussi importants ou structurés. Et certaines entreprises décident de ne pas faire ce saut et de dire : “Hé, débarrassons-nous de l’ancien système et passons au nouveau”. Et donc elles essaient de les fusionner.
Christian Buckley : Je suis parfois étonné par leur insistance à faire en sorte que la nouvelle technologie ressemble à l’ancienne tout en incorporant certaines des nouvelles fonctionnalités. Il s’agit d’un raisonnement de type “lift and shift” dans lequel de nombreuses organisations tentent de reproduire l’ancienne façon de voir les choses dans la nouvelle.
SDS : Oui. J’ai eu un certain nombre de demandes du genre, “Hé, pouvez-vous simplement migrer le site dans son ensemble et le mettre dans le nouveau tenant ?” Et je réponds, ” Je pourrais le faire, mais vous ne profiterez pas de toutes les nouvelles caractéristiques et fonctionnalités. De plus, Microsoft ne les actualise plus. Et vous allez probablement avoir plus de problèmes que cela ne vaut la peine si vous dépensez autant d’argent. Pourquoi ne pas le faire correctement ?”
Une grande partie de ce problème provient également des fusions et acquisitions, en particulier lorsqu’une grande entreprise rachète des sociétés beaucoup plus petites. Les petites entreprises ont leur conformité bien en main. Elles les mettent en œuvre parce qu’elles sont à plus petite échelle. Ainsi, lorsqu’une grande entreprise rachète ces sociétés, on pourrait penser que la transition est facile. Mais elles n’ont pas toutes les mêmes règles de sécurité.
CB : D’après ton expérience, le respect des règles, la gouvernance et la gestion réussie du changement sont vraiment plus efficaces à un niveau régional ou locale ?
SDS : Absolument. Même s’il y a plusieurs migrations et différents types de projets, il est plus facile de trouver les bonnes personnes pour obtenir les autorisations nécessaires, mettre les choses en production et suivre les processus normaux de gestion du changement lorsqu’on travaille à petite échelle. Lorsqu’il s’agit de l’entreprise, il est plus facile de faire des faux pas.
Constatez-vous des différences dans les niveaux de connaissances et de compétences des employés entre les grandes et les petites organisations ?
SDS : Absolument. Et cela nous renvoie à leur objectif. Si une petite entreprise se concentre sur Power Platform, elle aura certains esprits brillants qui s’y consacreront. Mais en même temps, elle peut avoir des lacunes dans d’autres domaines comme la sécurité, la conformité, la gestion du changement, etc. Vous voyez, ils peuvent être très forts en matière de sécurité mais oublier les autres pièces du puzzle. Par exemple, un sujet qui me tient à cœur est la gouvernance, et je demanderai “Où sont vos informations sur la gouvernance ?” et ils répondront “Nous n’en avons pas”.
CB : Comment définissez-vous les exceptions ?
SDS : C’est un ensemble de compétences. Certaines petites entreprises vont se concentrer sur un certain domaine. Les autres aspects qui leur font défaut sont ceux dans lesquels elles devront être capables d’acquérir des connaissances.
Quel est l’impact de la gouvernance et de la gestion du changement (ou de leur absence) sur une grande organisation par rapport à une petite ?
SDS : La transparence en matière de gestion du changement est si importante pour la santé et le bien-être d’une organisation.
CB : Mais est-ce que cela devient une discussion plus courante à votre avis ?
SDS : Oui. C’est beaucoup plus facile pour les petites entreprises. Par exemple, j’ai reçu une petite entreprise “on-prem” qui voulait tout recommencer avec Microsoft 365 après avoir refusé de payer les cyber-pirates suite à une attaque par ransomware.
CB : C’est une bonne façon de procéder, de repartir de zéro.
SDS : Exactement. C’est une entreprise suffisamment petite pour pouvoir le faire. Les grandes entreprises ne peuvent pas migrer avec la même agilité que les petites entreprises à cet égard. Les entreprises risquent de voir leur réputation entachée et de devoir dépenser beaucoup d’argent pour réparer la brèche et restaurer leur réputation.
CB : Une bonne gouvernance implique beaucoup de choses. Vous devez étiqueter les choses correctement et nettoyer les éléments dont le marquage prête à confusion, mettre en œuvre des fonctions de sécurité telles que l’authentification multifactorielle, vous assurer que le contenu est archivé et supprimé et non simplement abandonné pendant la réorganisation, etc. Plus l’entreprise est grande, plus la gestion de tous ces éléments peut devenir complexe.
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An Office Apps & Services MVP and Microsoft Regional Director, Christian Buckley is an internationally recognized author and speaker and runs the community-focused CollabTalk blog, podcast, and tweetjam series.
