Règle fondamentale pour la gestion de l’information
Pendant longtemps, la tendance en matière de gestion des enregistrements et de l’information a été de stocker les enregistrements dans un système distinct, plus communément appelé système de gestion électronique des documents et des enregistrements ou eDRMS. Certains gestionnaires des enregistrements et de l’information sont allés plus loin et ont encouragé les utilisateurs à faire de l’eDRMS leur lieu de travail central. D’autres utilisaient le système de gestion des enregistrements comme « lieu de repos » pour le contenu lorsqu’il était finalisé, en attendant que les utilisateurs envoient leur contenu au système lorsqu’il était prêt à être traité comme un enregistrement.
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Bien que populaires auprès des gestionnaires d’enregistrements, ces approches étaient presque universellement méprisées par les utilisateurs. Il n’est pas surprenant que le fait d’être invité à utiliser des systèmes principalement conçus pour les gestionnaires d’enregistrements ou à ajouter des étapes supplémentaires aux processus métier existants conduise les utilisateurs à trouver des moyens de contourner les systèmes et les processus officiels.
Heureusement, cette tendance est en train d’évoluer, accélérée par le rythme rapide auquel les organisations du monde entier adoptent des plateformes de collaboration telles que Microsoft 365. Les utilisateurs étant les créateurs de contenu, il est essentiel d’adapter les processus de gestion des enregistrements et de l’information à leurs besoins, à leur environnement de travail et à leurs processus métier.
Alors, comment aborder la gestion des enregistrements et de l’information pour répondre aux besoins des utilisateurs là où ils se trouvent ? Nous devons suivre la « règle de la complexité », dont le principe fondamental est le suivant : Plus vous vous rapprochez de l’utilisateur, moins les choses doivent être complexes.
Une autorisation de disposition ou une planification de conservation et d’élimination peut souvent être très complexe. Toutefois, comme ce cadre est en grande partie caché à l’utilisateur, nous pouvons intégrer davantage de complexité dans les règles qui régissent le cycle de vie du contenu.
Les plans de classement, les taxonomies et les autres structures de métadonnées qui sont utilisées pour établir un lien vers les résultats du cycle de vie peuvent avoir un certain impact sur les utilisateurs, soit par le biais d’une vue, soit par des entrées et des mises à jour de métadonnées requises. Comme ces éléments sont plus proches de l’utilisateur, nous devons nous assurer de fournir une expérience à faible friction, en nous alignant sur les processus métier, en réduisant la complexité et en évitant d’ajouter une charge supplémentaire, dans la mesure du possible.
L’architecture (ou la structure) de l’information de la plateforme sur laquelle l’utilisateur travaille est au cœur de son expérience. Puisque c’est là que l’utilisateur effectue ses activités quotidiennes et passe la plupart de son temps, c’est là que nous voulons le moins de complexité et le plus d’alignement sur la façon dont l’utilisateur veut travailler. La structure d’information dans laquelle les utilisateurs travaillent ne doit pas nécessairement suivre une structure de gestion des enregistrements, mais plutôt constituer une couche de soutien qui leur est largement invisible.
Si vous ne retenez qu’une seule chose de tout ceci, rappelez-vous que « plus vous vous rapprochez de l’utilisateur, moins les choses doivent être complexes ». Ce principe directeur sera la clé pour réussir à adapter les processus de gestion des enregistrements et de l’information aux « maisons » numériques de vos utilisateurs.
Le monde de la gestion de l’information évolue rapidement et la façon dont les gestionnaires des enregistrements et de l’information l’ont abordé dans le passé ne convient pas nécessairement aux plateformes de collaboration modernes. La solution de gestion de l’information d’AvePoint, Cloud Records, redéfinit la gestion des enregistrements et permet aux gestionnaires d’enregistrements de répondre aux besoins des utilisateurs là où ils se trouvent, ce qui maximise l’adoption et donne des résultats positifs pour les utilisateurs et les organisations.
*Cet article a été publié pour la première fois dans la publication de l’AIIM intitulée « Meet Users Where They Live : Optimize M365 for Controlled Content Services » (Répondez aux besoins des utilisateurs là où ils se trouvent : optimisez M365 pour les services de contenu contrôlés).
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Alyssa Blackburn is the Director of Records & Information Strategy at AvePoint, where she helps organisations achieve business value from their information. In her role, Alyssa provides records and information consulting services as well as system implementations, allowing customers to optimise the structure of their information to maximize business benefits while meeting data governance and compliance objectives. With 20 years of experience in the information management industry, Alyssa has worked with both public and private sector organisations to deliver guidance for information management success in the digital age. She is responsible for the development of AvePoint’s information management solution, and has been involved with implementing our records management solution with government agencies and commercial clients. Alyssa is actively involved in the information management industry and has spoken at a number of events including at Inforum 2016 in Perth. She has been published in the RIMPA IQ magazine and recently won the 2016 award article of the year for the RIMPA IQ magazine for her article titled, "Why you need to think differently about information management."
