Qui est propriétaire de la gouvernance dans Microsoft 365 ?

Avec l’arrivée à maturité de Microsoft 365 et la montée en puissance de Microsoft Teams, les organisations ont passé ces dernières années à rattraper leur retard en matière de développement technologique.

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Auparavant, lorsque SharePoint local était au centre de toutes les attentions, tout était beaucoup plus simple. Depuis, Microsoft 365 s’est incroyablement complexifié. Loin d’être statique, cette plateforme nécessite une gestion proactive pour être optimisée et exploitée pleinement.

C’est la raison pour laquelle les propriétaires des entreprises (par opposition aux responsables informatiques) commencent à comprendre que Teams et SharePoint doivent être réglés, ajustés et configurés avec précision afin d’en tirer le meilleur parti. Beaucoup d’entre eux ont commencé à réfléchir sérieusement non seulement à la technologie qui est déployée, mais également à la manière dont elle l’est afin d’en faire une solution pour répondre aux défis de leur activité.

Tout cela a conduit à encore plus de discussions autour de la gouvernance.

Qu’est-ce que la gouvernance de Microsoft 365 ?

La gouvernance est un sujet très vaste. Il n’existe pas de définition unique pour englober tout ce qu’elle représente. Tout le monde a sa propre interprétation et la définition que chacun en donne dépend de son domaine de compétence. Cependant, la gouvernance concerne généralement la gestion des documents d’archive et des données ainsi que le stockage à long terme des données.

Les employés utilisent Microsoft Teams, SharePoint, Yammer, OneDrive et plusieurs autres applications professionnelles (plateformes commerciales et marketing), d’où une multiplication des données non structurées au sein des organisations. Le défi est alors de gérer les données réparties entre ces différents systèmes ainsi que les processus qui entourent ces activités.

D’une manière générale, la gouvernance concerne donc la gestion, le contrôle et la régulation des règles de contenu, du contrôle des utilisateurs et de la sécurité du contenu.

Comment la gouvernance de Microsoft 365 est-elle généralement gérée ?

Pour gérer la gouvernance, la plupart des organisations mettent en place des stratégies. Mais les stratégies et procédures définies sont généralement héritées d’outils et de systèmes antérieurs et ne correspondent pas vraiment aux bonnes pratiques les mieux adaptées à Microsoft 365.

Chaque entreprise a un mode de fonctionnement qui lui est propre. Certaines possèdent un environnement ad hoc très sauvage et ont des problèmes avec les utilisateurs qui font ce qu’ils veulent. D’autres environnements sont, quant à eux, très verrouillés et inflexibles ; les utilisateurs vivent l’expérience inverse et ne peuvent rien faire du fait d’un contrôle extrême.

En matière de gestion des documents, un autre exemple de stratégie mal définie serait de tout conserver. Or, il est impossible de tout conserver. Vous devez comprendre la structure de votre contenu et les stratégies de gestion des informations et laisser faire le processus. En fin de compte, il s’agit d’avoir des accords de niveau de service, de veiller à ce qu’ils soient bien définis et de les communiquer à vos utilisateurs finaux.

Beaucoup voient dans Microsoft Teams et SharePoint un univers dans lequel chacun est libre de faire ce qu’il veut. C’est pourquoi, au moment de définir votre gouvernance, il est essentiel de communiquer sur le comportement à avoir. Si vous définissez vos règles de gouvernance et communiquez correctement à leur sujet, tout sera facile, mais dans le cas contraire, attendez-vous à avoir de sérieux ennuis.

Qui devrait être propriétaire de la gouvernance ?

Pour faire simple, c’est généralement l’équipe informatique qui est propriétaire de la gouvernance de l’organisation, avec la contribution des équipes Marketing et Produits. D’autres pensent que le rôle de l’équipe informatique est de fournir la plateforme, et que cette plateforme devrait appartenir à l’entreprise, pas uniquement au service informatique.

Le problème est lié à une mauvaise perception des choses. L’objectif du projet n’est en effet pas de « déployer SharePoint » ou de « déployer Microsoft Teams », mais de résoudre les problèmes de l’entreprise en utilisant l’outil Microsoft 365 pour y parvenir.

L’identification des services nécessaires découle des besoins et objectifs de l’entreprise, qui aident également à déterminer les stratégies de gouvernance à mettre en place pour gérer ces services.

En fin de compte, la réussite du déploiement d’une technologie d’entreprise quelle qu’elle soit dépend de l’engagement du service informatique. Tant que les propriétaires d’entreprises ne seront pas tenus responsables du succès de Microsoft 365, rien ne changera.

Ce qu’il faut savoir sur les propriétaires de la gouvernance dans Microsoft 365

1. Ne confiez pas la responsabilité pleine et entière à une seule personne.

Nous avons observé que lorsque la responsabilité est confiée à une seule personne, comme le chef de service, cette personne veut être une exception. Elle ne veut pas avoir à transmettre les mauvaises nouvelles.

Lorsqu’il s’agit de faire appliquer les nombreuses règles du système, elle n’est pas toujours prête à le faire. Il convient probablement de confier la propriété de la gouvernance à un comité afin qu’une seule personne n’ait pas à endosser le rôle du méchant.

2. Ayez conscience du « coût » de votre modèle de gouvernance.

L’entreprise n’est pas une démocratie. Il faut prendre des décisions. En fonction de leur culture, les entreprises ont chacune leur manière de définir et gérer la gouvernance, mais ce que les organisations doivent comprendre, ce sont les « coûts » du modèle qu’elles ont choisi.

Un modèle trop structuré et contrôlé risquerait de ne pas être utilisé. À l’inverse, avec un modèle trop peu structuré, les utilisateurs pourraient ne pas suivre les règles et ne pas utiliser la plateforme de manière uniforme.

Les entreprises et les équipes informatiques risquent de s’affronter plus qu’il ne le faudrait sur certains points. Il y aura peut-être des écarts dans le processus de changement et dans la présentation de l’effort à fournir pour répondre aux demandes de l’entreprise. Il sera donc important de communiquer les attentes aux utilisateurs finaux.

3. Essayez la distribution de contenu !

Les services informatiques s’occupent de différentes charges de travail en matière de collaboration, gestion des documents, gestion des documents d’archive, sécurité et conformité. Désormais, ils doivent également gérer la distribution d’applications.

Tandis qu’ils essaient de gérer tous ces flux de travail au sein d’une infrastructure, la croissance d’une organisation présente un défi supplémentaire. Le service informatique crée de la valeur pour l’entreprise, mais il est impossible d’accomplir cette tâche pour une organisation internationale avec une simple équipe de six personnes. Que faire alors ?

Pour commencer, il faudrait préférer l’expression « distribution de contenu ». Le fait de configurer les applications comme un service simplifierait le processus de requête et permettrait de définir des accords de niveau de service propres au service en question. De plus, vous devez clairement définir les services disponibles, de l’amélioration de la présentation d’un site à la résolution des problèmes de navigation en passant par la construction des parties Web et l’organisation de la structure des sites.

4. Ayez conscience du coût de la migration des charges de travail vers le cloud.

La migration de certaines charges de travail vers le cloud peut libérer l’équipe informatique de certaines tâches et alléger ainsi sa charge de travail.

Cette dernière ne sera plus soumise aux mêmes pressions de prise en charge des utilisateurs avec les activités de base de Microsoft 365, parce que, même si ce service est fourni, les requêtes ont un coût. Cela peut être avantageux pour l’entreprise en termes financiers, mais il faut s’interroger sur le coût que cela représente pour elle.

Si vous réduisez la capacité de personnalisation, vous perdez une partie de la valeur inhérente de Microsoft 365. Personne ne parle vraiment de ce manque à gagner lors de la migration vers le cloud, mais il est bien réel.

Et c’est sans parler des grandes questions qui se posent au sujet du cloud : est-il vraiment sécurisé ? Vos systèmes locaux sont-ils sécurisés ? Comment la gouvernance peut-elle améliorer la sécurité ?

N’oubliez pas que le processus est au moins aussi important, si ce n’est plus, que les systèmes. Dans certaines régions, les inquiétudes ne portent pas tant sur la sécurité que sur la souveraineté. En effet, le fait que l’offre Microsoft 365 soit hébergée aux États-Unis pose des questions de conformité avec les lois sur la protection des données pour de nombreuses entreprises situées en Asie-Pacifique et dans la zone EMEA, ce qui ralentit l’adoption du cloud dans ces régions.

En conclusion

L’un des principaux objectifs de la gouvernance de Microsoft 365 est d’accomplir plus avec le personnel et les ressources existants.

À l’avenir, le cloud permettra peut-être aux équipes de faire encore davantage avec moins. Mais aujourd’hui, il s’agit d’optimiser les infrastructures et le personnel existants et d’utiliser la gouvernance pour être mieux organisé et mieux contrôler ce dont les équipes ont besoin, ainsi que de maximiser ce que la plateforme propose.

Actuellement, la gouvernance consiste à comprendre comment exploiter pleinement les charges de travail actuelles et à permettre aux équipes et aux entreprises d’être plus performantes.

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