Qu’est-ce que la gouvernance opérationnelle de M365 et en avez-vous besoin ?
Vos efforts acharnés portent enfin leurs fruits : après des mois de planification, de préparation et de pilotage, vous êtes prêt à lancer vos nouvelles plateformes de collaboration Microsoft 365 (M365), Microsoft Teams, SharePoint Online ou autres. Votre équipe est sur le point d’améliorer la collaboration numérique et de simplifier la productivité. Une fois la mise en œuvre effectuée, vous pouvez vous détendre, n’est-ce pas ?
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Faux. Si vous décidez de vous reposer sur vos lauriers et de laisser vos espaces de collaboration se débrouiller tout seuls, votre nouvel environnement pourrait être menacé. Il est temps de vous assurer que l’environnement intact que vous avez créé reste tel quel en mettant en œuvre une gouvernance opérationnelle.
Qu’est-ce que la gouvernance opérationnelle de Microsoft 365 ?
La gouvernance opérationnelle, peu importe si nous l’appelons ainsi ou non, est mise en œuvre par la plupart des organisations dans tous les secteurs. En termes simples, il s’agit des règles qui dictent les processus opérationnels.
La gouvernance opérationnelle de Microsoft 365 n’est pas différente. Il s’agit d’un ensemble de stratégies qu’une organisation suit tout au long de son utilisation quotidienne de la plateforme.
Ces règles doivent être conçues dans le but de normaliser les opérations Microsoft 365 dans l’ensemble de l’organisation et de garantir que vos espaces de travail numériques sont contrôlés et sécurisés.
Pourquoi vous avez besoin de la gouvernance opérationnelle
Les règles sont un élément important de la vie quotidienne. Elles nous donnent un cadre sur la façon d’agir et de fonctionner. Il en va de même pour les règles sur nos espaces de travail numériques.
À mesure que les entreprises utilisent davantage Microsoft 365, elles doivent mettre en œuvre une gouvernance opérationnelle afin d’optimiser leurs investissements, d’assurer une gestion continue et de gérer plus efficacement le cycle de vie des données, en donnant le contrôle aux utilisateurs et en réduisant la charge informatique dans le processus.
Considérez ces avantages :
- Contrôlez la création d’espaces de travail : combien d’espaces de travail collaboratifs votre organisation a-t-elle créés depuis la mise en œuvre de M365 ? 100 ? 1 000 ? 10 000 ? Parmi ces espaces de travail, combien étaient nécessaires et réellement utilisés ? La gouvernance opérationnelle vous aide à établir des règles concernant les personnes autorisées à créer un nouvel espace de travail dans Microsoft Teams, SharePoint et Groupes, ce qui limite la prolifération et vous aide à respecter les normes de conformité.
- Gérez le cycle de vie des espaces de travail : chaque espace de travail dans votre tenant M365 est-il actif ? Chacun d’eux a-t-il toujours un propriétaire, une utilité et des autorisations clairement définis ? Si vous avez répondu non à l’une de ces questions, vous risquez de subir des coûts de stockage inutiles, un partage excessif et des menaces de sécurité. Avec la gouvernance, vous pouvez établir des directives pour la recertification et l’attestation afin de garantir que tous les espaces de travail sont toujours actifs et intentionnels et que tous les accès sont correctement gérés.
- Protégez vos informations sensibles : savez-vous quels sont vos espaces de travail qui contiennent des informations sensibles ? Et qui a accès à ces espaces de travail contenant des informations confidentielles ? Si vous stockez et partagez des informations sensibles dans votre tenant Microsoft 365, vous avez besoin de règles et de directives appropriées pour les protéger. Avec la gouvernance, vous pouvez établir des stratégies concernant les types d’espaces de travail qui peuvent stocker ces informations et les types d’utilisateurs (externes ou non) qui peuvent être invités sur l’espace de travail.
Une gouvernance opérationnelle adéquate et efficace vous aidera à protéger vos espaces de travail numériques et vos investissements dans M365.
3 étapes pour protéger vos données Microsoft 365 grâce à la gouvernance opérationnelle
La mise en place d’une nouvelle stratégie de gouvernance opérationnelle peut être un énorme projet, et il est difficile de savoir par où commencer. Le chemin vers une gouvernance efficace commence par l’optimisation de votre environnement Microsoft 365, qui peut être réalisée en trois étapes simples :
1. Découverte – Comprenez et nettoyez votre environnement
Vous devez comprendre vos espaces de travail M365 : où votre équipe travaille, ce qu’elle fait et qui possède quoi. Mieux vous les connaissez, mieux vous pouvez élaborer des stratégies logiques pour les gérer.
Comment le faire :
- Créer un catalogue d’espaces de travail
- Établir la propriété des données
- Obtenir une meilleure visibilité sur les activités
2. Gestion continue – Une voie durable pour l’avenir
Vous devez créer un plan de gestion continue qui simplifie, préserve et protège votre environnement. Lors de l’élaboration de ce plan, veillez à ne pas vous limiter aux besoins actuels. Votre organisation continuera à se développer et votre environnement deviendra probablement plus complexe. Construisez un cadre évolutif et agile pour une réussite à long terme.
Comment le faire :
- Gérer le partage externe et les utilisateurs invités
- Sécuriser les données sensibles
- Préserver les configurations de Microsoft Teams
3. Gestion du cycle de vie – Réduisez votre charge de travail grâce à de bonnes pratiques de début et de fin de vie
Cela peut sembler être une lourde tâche, surtout pour les administrateurs informatiques très occupés. Réduisez votre charge de travail à l’aide d’une gestion du cycle de vie en libre-service, automatisée et déléguée.
Des solutions telles qu’AvePoint Cloud Governance automatisent la gouvernance opérationnelle avec des ressources informatiques en libre-service pour la mise en service, le déplacement ou la restructuration du contenu, ainsi que la gestion du cycle de vie et des autorisations.
Comment le faire :
- Activer la mise en service en libre-service
- Exiger un renouvellement continu de l’espace de travail par le propriétaire
- Automatiser les pratiques de fin de vie
Conclusion
Il peut sembler difficile de mettre en œuvre la gouvernance opérationnelle, à la fois dans un outil pas encore ou déjà disponible, mais alors que votre organisation continue d’augmenter ses activités dans Microsoft 365, il sera impossible de protéger vos investissements si vous ne le faites pas.
Sans la gouvernance opérationnelle, votre espace de travail numérique deviendra rapidement ingérable et incontrôlable. Sans la gouvernance opérationnelle automatisée, l’équipe informatique passera ses journées à essayer de s’y retrouver. Évitez ces deux situations tout en économisant du temps et de l’argent grâce à la gouvernance opérationnelle automatisée.
Cloud Governance automatise votre gouvernance opérationnelle, permettant aux utilisateurs de tirer le meilleur parti de leur tenant M365 tout en maintenant la sécurité et le contrôle. Planifiez une démonstration dès aujourd’hui.
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Kayla Haskins is a Content Marketing Manager at AvePoint, writing about all things cloud collaboration – including Power Platform, Microsoft 365, Google Workspace, and Salesforce. An advocate of operational governance and process automation, Kayla creates content that helps businesses manage technology to drive efficiencies in the modern workplace and make work/life balance a reality.
