Quelques Microsoft Teams conseils à appliquer en 2020 !

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En savoir plus:

• Comment convaincre votre boss d’adopter Microsoft Teams 
• Microsoft Teams : Comment éviter les fuites de données
• Microsoft Teams : 6 conseils pour les nouveaux administrateurs

• Microsoft Teams : conserver ou archiver ?

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Nouvelle année, nouveau départ avec Teams ! Quelques Microsoft Teams conseils à appliquer en 2020. Chaque année en janvier, les canaux publicitaires débordent de promotions ciblant les personnes dont les bonnes résolutions pour la nouvelle année visent un mode de vie plus sain. « Nouvelle année, nouveau départ » est l’un des slogans que l’on rencontre souvent.

Si des millions de personnes décident de se remettre en forme à cette période chaque année, pourquoi ne pas appliquer le même principe à nos modes de travail (et pour ceux qui travaillent en coulisse, à la manière dont ils assistent ce travail) ?

L’outil Microsoft Teams n’a rien de nouveau, il fêtera même ses trois ans prochainement. Cependant, contrairement à tous les autres produits Microsoft qui l’ont précédé, il continue à évoluer et à s’améliorer à un rythme impressionnant. J’ai parlé de Microsoft Teams à de nombreuses reprises avec diverses entreprises au fil des années. Celles qui l’avaient initialement rejeté parce qu’il n’était pas à maturité ou pas encore prêt pour une utilisation généralisée cherchent désormais à le déployer ou ont déjà commencé à le faire.

C’est principalement de ces dernières que je vais parler dans cet article. Pour savoir comment déployer Microsoft Teams, les entreprises peuvent puiser dans d’innombrables articles, posts de blog, webinaires, conférences, e-books, manuels et autres contenus. Conseils et astuces, bonnes pratiques, guides d’adoption, approches de gouvernance, documentation technique… : elles ont l’embarras du choix.

Microsoft Teams Conseils

Quelques Microsoft Teams Conseils pour bien commencer cette nouvelle année !

Consultez ce guide pratique pour bien utiliser Microsoft Teams cette année Cliquez pour tweeter

Les entreprises souhaitant déployer Microsoft Teams sans aucune expérience préalable bénéficient d’une position idéale : elles commencent avec une « feuille blanche » et peuvent tirer parti de fonctionnalités qui n’existaient pas auparavant. Elles peuvent par exemple utiliser les canaux privés de Teams alors que d’autres entreprises ont peut-être déjà créé des équipes Teams spécifiques pour obtenir le même résultat.

Mais qu’en est-il des entreprises qui utilisent déjà Microsoft Teams depuis un moment et qui l’ont laissé se propager de manière incontrôlée ? Je ne veux pas dire pas que Microsoft Teams ou les groupes Office 365 qui lui sont subordonnés sont un virus.

Toutefois, si Teams n’est pas géré rigoureusement (p. ex. manque de gouvernance, d’encadrement, de formation et de compétences d’utilisation générales), les entreprises sont rapidement confrontées à une prolifération des équipes ou à une lassitude des utilisateurs finaux vis-à-vis de Teams. À l’instar de la lassitude liée au changement, cette lassitude vis-à-vis de Teams apparaît lorsque les utilisateurs sont membres d’un trop grand nombre d’équipes et ne savent plus où donner de la tête.

Ces dernières années, nous avons vu plusieurs tentatives de créer des guides expliquant quel outil utiliser à quel moment. Cependant, lorsque le système d’exploitation de productivité moderne est Microsoft Teams, les entreprises ont besoin de guides précisant quelle fonctionnalité utiliser à quel moment et quelle équipe Teams utiliser à quel moment. Quelques exemples :

• Quand organiser une réunion « privée » (c’est-à-dire depuis Outlookou Microsoft Teams en spécifiant les personnes invitées) ou une réunion de canal
• Quand utiliser un chat de groupe ou une conversation de canal
• Quand créer un canal ou une équipe
• Dans quel canal poster
• Dans quelle équipe poster
• Qui doit être membre d’une équipe

La liste est infinie. L’un des défis que nous rencontrons concerne les « bonnes pratiques ». En effet, elles sont difficiles à appliquer à notre époque, où les technologies évoluent très rapidement et où les entreprises ne travaillent pas de la même façon.

Prenons l’exemple de lycées souhaitant implémenter Microsoft Teams pour le corps professoral. L’un des établissements choisit de créer une équipe Teams pour chaque matière : anglais, maths, science, sport, etc. Dans chacune de ces équipes, un canal est créé pour chaque classe : seconde, première, terminale.

Un autre établissement opte pour une approche complètement différente. Il choisit de mettre en place une équipe Teams pour chaque classe et d’y créer un canal pour chaque matière.

Quelle est la bonne ou la meilleure méthode ? Comment le déterminer ?

Les mêmes questions se posent pour des aspects de gouvernance basiques, par exemple la création d’équipes Teams. Faut-il opter pour le libre-service ou soumettre la création au contrôle du service informatique ? La réponse est toujours la même : tout dépend du cas.

Certains ne souhaitent pas que le service informatique contrôle la création des équipes car ils y voient un frein à l’innovation. C’est un argument valable. Mais qui se chargera d’ordonner le capharnaüm créé par les messageries, groupes, sites SharePoint, fichiers, formulaires Forms, plannings Planner et tous les autres éléments liés à l’équipe Teams lorsque celle-ci devra être archivée, migrée/fusionnée ou supprimée ? Le service informatique.

Certains diront que le libre-service favorise l’adoption de Teams. C’est vrai pendant un moment, jusqu’à ce que la lassitude évoquée précédemment se manifeste. J’ai rencontré des clients qui avaient une profonde aversion à l’égard de Microsoft Teams car il s’était transformé en une version encore moins efficace de leur système de fichiers, de leur messagerie et de leur environnement SharePoint. Ils ne trouvaient plus rien, recevaient trop de notifications et étaient au bord de la crise de nerfs. Ce n’est pas le produit qu’il faut blâmer pour cette expérience négative, c’est la manière dont il a été déployé et utilisé.

Le libre-service peut néanmoins très bien fonctionner avec un niveau de gouvernance adapté. Celui-ci doit couvrir la désignation, le cycle de vie, la conservation, les autorisations, les accès pour les invités, la prévention des pertes de données, les étiquettes de sensibilité, les accès conditionnels et bien d’autres fonctionnalités. Le problème, c’est que de nombreuses entreprises ne définissent pas ces règles de gouvernance.

Sans plus attendre, voyons quelques Microsoft Teams conseils que les entreprises utilisant déjà Microsoft Teams peuvent mettre en place pour prendre un nouveau départ avec Teams en cette nouvelle année.

Contenez le « virus »

Contrôlez la création des équipes Teams et des groupes Office 365 jusqu’à ce que vous ayez trouvé un modèle de libre-service plus adéquat que la création incontrôlée. Si vous restez trop longtemps sans règles de contrôle, vous augmenterez la charge de travail de votre service informatique et créerez un engorgement.

Apprenez de vos erreurs

Discutez avec les personnes qui utilisent le plus Microsoft Teams et avec celles qui l’utilisent le moins. Cherchez à comprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Est-ce une question de fonctionnalité ? D’environnement ? Y a-t-il un manque d’intégration avec d’autres systèmes ? Un manque de connaissances des utilisateurs ou de convivialité ? Des personnes sont-elles invitées à rejoindre des équipes Teams sans savoir pourquoi, ce qui est attendu d’elles ou comment s’en servir (quel est le but de l’équipe, comment son créateur envisage-t-il son fonctionnement, où faire/enregistrer des éléments) ?

Personnalisez vos Teams

Sur la base des informations recueillies, créez des modèles et un catalogue de types d’équipes (p. ex. projet, comité, département, etc.). Cela vous permettra de préconfigurer des équipes Teams avec des paramètres spécifiques, de créer des canaux ou encore de charger du contenu et des applications au préalable. Vous mettrez ainsi un environnement accueillant à disposition des utilisateurs.

Soyez de meilleurs hôtes

Expliquez aux propriétaires d’équipes comment mieux gérer et préserver Teams. Montrez leur comment travailler aussi avec le reste de la suite Microsoft 365 ; car en définitive, tout ne requiert pas la création d’une équipe Teams. Parfois un canal suffit, parfois un chat de groupe est plus indiqué. Parfois une conversation par e-mail et un document partagé avec plusieurs personnes font parfaitement l’affaire. Si les utilisateurs connaissent toutes les options qui s’offrent à eux, ils feront des choix plus avisés. En tant que propriétaires d’équipes, ils se montreront également plus respectueux envers leurs membres et leur expliqueront leurs exigences.

Formez les utilisateurs en continu

Une nouvelle fonctionnalité est ajoutée à Microsoft Teams presque toutes les semaines. Si vous ne formez les gens qu’une seule fois, ne vous attendez pas à ce que tout se passe sans accroc. Instaurez une culture du changement, formez un réseau d’ambassadeurs et associez-y des ressources et une communication permettant à chacun de se tenir au fait des nouvelles fonctionnalités. Ainsi, tout le monde disposera du même niveau de connaissances et de compréhension.

Nettoyez votre environnement

Prenez le temps d’identifier les équipes Teams, groupes Office 365 ou invités inactifs et de les supprimer. N’ayez pas peur de faire le ménage mais modérez tout de même votre zèle. Agissez en concertation avec les propriétaires des équipes et les personnes ayant introduit des invités.

Favorisez autant que possible l’intégration

Microsoft Teams est bien plus qu’un simple outil de chat et de stockage de fichiers. Faites-en une plateforme centrale pour un maximum d’activités. Utilisez ses fonctions d’appel pour vous débarrasser des téléphones physiques. Équipez vos salles de conférence pour permettre aux collaborateurs de rejoindre une réunion d’un simple clic et faciliter la présentation de contenus. Dites adieu aux télécommandes et aux fiches d’instructions plastifiées ! Apportez vos file shares et intégrez des applications tierces et Line Of Business à des flux de travail simplifiés.

Investissez dans la plateforme

L’investissement dans Microsoft Teams ne se limite pas aux licences Office 365. Investissez dans du matériel, tels que des casques audio certifiés et des équipements pour vos salles de conférence. Investissez dans la formation continue afin que les compétences de votre équipe informatique ne se limitent pas à l’assistance et l’administration. Permettez à vos informaticiens d’acquérir de nouvelles capacités, connaissances et approches pour qu’ils puissent aider vos collaborateurs à travailler plus efficacement.

Investissez dans l’adoption et la gestion du changement pour assurer le succès de Microsoft Teams au-delà de son déploiement et de ses premiers mois d’utilisation. Vous ne pouvez pas vous permettre de serrer les cordons de la bourse lorsqu’il s’agit des compétences de votre personnel. Investissez dans des solutions créatrices de valeur qui assurent l’automatisation et la gestion de Microsoft Teams. Vous pourrez ainsi vous consacrer à la promotion de l’utilisation et de l’adoption de l’outil sans perdre de temps avec la création et l’exécution de scripts.

Nous sommes en 2020 et nous n’avons ni voitures volantes, ni réacteurs dorsaux personnels ni aucune des autres technologies ébouriffantes que l’on nous avait promises. Mais en attendant, vous pouvez commencer par transformer la manière dont votre entreprise utilise Microsoft Teams. Affranchissez-vous des modes de pensée qui avaient cours en 2019, ils sont trop similaires à ceux de 2018, 2017, 2016, 2015 et des années précédentes.

L’implémentation de Microsoft Teams et de nouvelles méthodes de travail n’est pas un sprint mais un marathon. Alors commencez 2020 par une remise en forme qui vous assurera des performances à long terme ! En souhaitant que ces Microsoft Teams conseils vous aiderons

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