Collaborer avec SharePoint, OneDrive et Microsoft Teams

Microsoft 365 a la réputation d’être une excellente solution métier, mais qu’en est-il plus précisément de la collaboration ? Dans le cadre de sa présentation intitulée  « Collaboration sur les contenus et protection dans SharePoint, OneDrive et Microsoft Teams », le MVP Microsoft Adam Levithan a brillamment exposé la façon dont certaines des applications les plus performantes de Microsoft peuvent collaborer harmonieusement. Voici un résumé des points les plus importants.

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Avant de se lancer dans le vif du sujet, Adam a décrit comment les applications s’articulent lors de la collaboration sur les contenus.

OneDrive prend en charge tous les fichiers et permet de :

• créer, afficher et modifier des fichiers sur n’importe quel appareil ;
• organiser et partager des fichiers ;
• synchroniser des fichiers vers un PC et un Mac et de travailler hors ligne ;
• scanner des documents, des reçus et des tableaux blancs.

Microsoft Teams prend en charge les équipes et permet de :

• collaborer avec des applications de bureau intégrées ;
• faciliter les chats, les appels et les réunions ;
• créer, afficher et modifier des fichiers de l’équipe ;
• personnaliser une plateforme pour le travail d’équipe.

SharePoint fonctionne à l’échelle de l’organisation et permet de :

• publier des contenus auprès d’un large public ;
• rassembler et partager des connaissances ;
• intégrer des sites SharePoint à d’autres applications telles que Microsoft Teams ;
• bénéficier d’une gestion intelligente du contrôle.

Chacune des applications étant optimisée pour une situation de collaboration différente, Adam s’est ensuite attaché à décrire plus en détails le rôle joué par chacune d’entre elles dans le cadre de Microsoft 365.

OneDrive

OneDrive est l’application de gestion de fichiers intelligente de Microsoft 365. Elle permet aux utilisateurs d’afficher et de récupérer tous les types de fichiers et de photos à partir de n’importe quel dispositif, puis de partager et de collaborer sur ces fichiers en temps réel avec d’autres utilisateurs. OneDrive assure aussi la sauvegarde et la sécurité des fichiers, et accomplit ainsi une tâche essentielle de toute stratégie de collaboration efficace. Sa simplicité d’utilisation en fait un point d’entrée idéal pour initier vos utilisateurs à l’univers de Microsoft 365 et les inciter à entreprendre leur parcours de transformation numérique.

Parmi les nouvelles fonctionnalités de OneDrive les plus intéressantes, on peut citer :

• la possibilité d’inviter un utilisateur à charger un document sans lui permettre d’afficher le reste du dossier ;
• la possibilité de scanner un document avec son téléphone, de le signer et de l’envoyer à un destinataire par l’intermédiaire d’un lien sécurisé ;
• la possibilité d’empêcher d’autres utilisateurs de télécharger des fichiers que vous avez partagés avec eux.

Microsoft Teams

Ce n’est pas par hasard que Microsoft Teams est réputée être la plateforme de travail d’équipe par excellence. L’application facilite et simplifie la réalisation des appels et des réunions, et permet aux utilisateurs d’insérer directement des documents dans une conversation pour mieux contextualiser la collaboration. Par rapport aux lourdeurs de la messagerie électronique, Teams permet un meilleur suivi et accélère l’exécution.

En outre, Adam a souligné que plus de 150 applications peuvent aujourd’hui être incorporées sous forme d’onglets dans Microsoft Teams. Une aubaine, car quelle que soit la fonctionnalité supplémentaire dont vous avez besoin pour réaliser une tâche particulière, il y a fort à parier qu’elle existe déjà dans une application tierce. Cette aptitude à la personnalisation est sans doute l’un des meilleurs atouts de Microsoft Teams (avec la sécurité et la conformité à l’échelle de l’entreprise assurée par Azure).

Sites d’équipe SharePoint

Les sites d’équipe SharePoint constituent un cadre commode pour le stockage et la collaboration sur des fichiers au sein d’une équipe. Ils peuvent être créés rapidement, comprennent des applications intégrées telles que OneNote et Planner, et peuvent être partagés en externe, ce qui permet d’impliquer facilement des personnes externes à l’équipe.

Par bonheur, les sites SharePoint peuvent également être intégrés dans Microsoft Teams sous forme d’onglets pour être rapidement accessibles. Cette intégration naturelle entre les deux plateformes est une mesure de plus prise par Microsoft pour unifier son écosystème Microsoft 365.

Conclusion

Il est clair que OneDrive, Microsoft Teams et SharePoint ont toutes trois un rôle à jouer dans le cadre d’une stratégie de collaboration efficace. Compte tenu de la multitude de nouvelles fonctionnalités annoncées pour chacune des applications au cours des prochaines années, il sera intéressant d’observer la manière dont elles feront évoluer le travail d’équipe au sein des entreprises.

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