Les avantages incroyables de l’intégration de Microsoft Teams et Power Platform

Comment Microsoft Teams révèle le développeur citoyen qui sommeille en vous avec Power Platform.

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Power Platform fait partie de Microsoft 365 depuis plusieurs années déjà, mais de nombreux utilisateurs finaux ignorent son existence. En fait, beaucoup de professionnels de l’informatique ne savent pas non plus ce qu’est Power Platform.

Pour eux, Power Platform a quelque chose à voir avec Dynamics 365, et donc ils l’ignorent.

Personnellement, je connaissais l’existence de Power Apps, Power Automate (anciennement Flow), Power BI et le petit nouveau, Power Virtual Agents. Je les connaissais, mais je m’en méfiais.

Pour tout vous dire, lorsque je formais les entreprises et les collaborateurs à tous les niveaux de la hiérarchie, je leur expliquais que les composantes de Power Platform étaient capables de faire des choses incroyables, mais que cela nécessitait un certain niveau de « maîtrise de l’outil informatique », de maturité, de connaissances, ou quel que soit le terme à la mode que vous voulez utiliser.

Alors que je vis et respire Microsoft 365, pendant très longtemps, je n’ai touché à aucun de ces outils. Tout juste ai-je effleuré Power BI du bout des doigts, et encore, ce n’était qu’en tant qu’utilisateur. Tout me semblait inaccessible.

Quand j’entendais d’autres MVP parler des solutions qu’ils avaient créées pour des conférences à partir de Forms, plus un flux de travail Power Automate, plus une liste SharePoint, plus un e-mail, plus plus plus… tout cela me paraissait trop complexe pour que je puisse l’utiliser, alors pour un utilisateur final…

Honnêtement, c’est toujours un peu le cas, mais l’alignement entre Microsoft Teams et Power Platform réduit la complexité, facilite l’utilisation des fonctions et les rend plus accessibles aux utilisateurs moyens et, finalement, leur donne plus de chances d’être adoptées et d’apporter des avantages aux entreprises.

Approbations

Commençons par l’application Approbations de Microsoft Teams. Certains de mes collègues, clients et utilisateurs généraux se sont vraiment réjouis que l’application Approbations de Microsoft Teams soit accessible à tous les utilisateurs. Cela allait enfin leur permettre de commencer à créer des flux de travail basés sur des messages dans Microsoft Teams. Une nouvelle ère était née !

En réalité, Power Automate a initialement été lancé comme connecteur pour Microsoft Teams milieu 2017 (soit peu de temps après le lancement de Microsoft Teams).

À peine 18 mois plus tard, les premiers déclencheurs ont été lancés. Des flux pouvaient ainsi être déclenchés en fonction d’un événement survenu sur le canal d’une équipe.

En fait, c’est au début de l’année 2018 que l’application Flow (aujourd’hui Power Automate) a été introduite dans Microsoft Teams, vous permettant d’effectuer des approbations sans quitter l’application.

Je ne dis pas cela pour jouer les trouble-fête, mais plus pour souligner que le concept de créer et travailler avec des approbations n’était pas un concept « dominant » jusqu’à ce que l’application Approbations soit proposée dans la préversion fin 2020. J’entends rarement des termes comme « développeur citoyen », « analyste d’entreprise », « flux de travail » et d’autres expressions du même acabit dans les discussions avec mes clients (et leurs utilisateurs finaux). L’application Approbations a repris une fonction puissante dans Power Automate, l’a simplifiée et l’a emballée dans une application facile à utiliser.

D’une certaine manière, on peut dire que l’application Approbations est comparable à la tendance de « consumérisation de l’informatique » d’il y a quelques années.

Power Automate

Une fois que les utilisateurs ont pris goût au fonctionnement d’Approbations, ils sont prêts à découvrir le monde de l’automatisation.

S’ils sont parfois réticents à l’idée d’installer l’application Power Automate dans Microsoft Teams, ils découvrent rapidement que ses compétences ne se limitent pas à l’automatisation des approbations.

Ce que Microsoft a particulièrement bien réussi avec l’application Power Automate dans Microsoft Teams, c’est sa capacité à faire apparaître des modèles applicables lors de la création de nouveaux flux. Cela raccourcit considérablement la courbe d’apprentissage qu’un utilisateur doit suivre pour créer d’autres types de flux de travail.

Lorsque l’utilisateur crée des flux de travail, il découvre les déclencheurs et actions disponibles, ce qui l’amène à réaliser que les approbations et d’autres flux de travail peuvent être effectués en dehors de Microsoft Teams. Il réalise que des flux de travail peuvent être déclenchés par des e-mails entrants ou par le téléchargement de certains fichiers. Et voilà, c’est parti.

L’utilisateur est alors prêt à créer des flux de travail et des automatisations incroyables. Cela en fait-il pour autant un « développeur citoyen » ? Pas nécessairement. Il n’est pas nécessaire de lui mettre une étiquette. Il s’agit simplement d’un utilisateur qui a franchi un nouveau palier dans l’utilisation de Microsoft 365.

En tant qu’utilisateur récemment converti à Power Automate (dans le sens où je l’utilisais à peine il y a six mois encore, et qu’aujourd’hui me voilà accro), je comprends ceux qui se sentent dépassés quand il s’agit d’initialiser des variables, de formuler des conditions de déclencheur, d’envoyer des commandes HTTP POST ou d’utiliser d’autres fonctions avancées. Alors que je commence à maîtriser ces fonctions dans le cadre précis de mon activité, je pense qu’un utilisateur moyen peut tout à fait ignorer ces fonctions pendant un certain temps dans la mesure où il peut faire plein de choses sans elles. C’est au moment où vous commencez à travailler avec elles que le terme « développeur citoyen » peut devenir plus approprié.

Power Apps

Voilà une autre solution puissante que j’hésitais également à utiliser auparavant, notamment quand Microsoft la présentait comme une solution « sans code ». Certes, il n’y a pas de code spécifique, mais son utilisation nécessite une certaine maîtrise des formules de style Excel et des fonctions de type Access, ce qui n’était pas mon cas.

Une fois encore, Microsoft a fait un travail remarquable en intégrant Power Apps à Microsoft Teams en proposant une application dédiée qui permet de créer des applications propres au contexte au sein même de Microsoft Teams.

Le fait de pouvoir créer une application, de l’associer à une équipe et de la publier dans Microsoft Teams en tant qu’application sans avoir à changer d’écran est une expérience d’une puissance incroyable.

Malheureusement, contrairement à Approbations et Power Automate, la simplicité s’arrête là dans la mesure où l’application redevient ensuite une application Power Apps standard.

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Power BI

Power BI était déjà présente dans la préversion privée de Microsoft Teams fin 2016. Plus récemment, fin 2020, l’application Power BI a fait l’objet d’une mise à niveau considérable avec de nouvelles fonctionnalités, permettant aux utilisateurs de faire plus de choses sans avoir à quitter Microsoft Teams, comme rechercher des rapports, commenter des tableaux de bord, interagir avec les rapports dans les discussions et les canaux, etc.

Cependant, comme avec Power Apps, la simplicité s’arrête là pour l’utilisateur final. Si l’expérience de Power BI nous permet de travailler avec elle dans Microsoft Teams, cette application n’offre pas de fonctionnalité comparable à celle de Power Automate/Approbations où nous pouvons créer des rapports basés sur le contexte de l’équipe actuelle.

De plus, cela requiert une licence de niveau supérieur (Power BI Pro) qui n’est pas très répandue dans les entreprises qui doivent encore investir dans des licences Premium (c’est-à-dire Office 365 E5 ou Microsoft 365 E5).

Power Virtual Agents

Dernier ajout relativement récemment à Power Platform et Microsoft Teams, Power Virtual Agents vise à obtenir des résultats similaires à ceux de l’application Approbations en permettant aux utilisateurs finaux de créer plus facilement leur propre chatbot.

Le processus de création des chatbots guidé par un assistant offre aux utilisateurs finaux la possibilité de se décharger des questions qui leur sont régulièrement posées, à l’aide d’une interface simple pour créer le flux de conversation du bot. Les utilisateurs finaux peuvent ensuite l’ajouter facilement à Microsoft Teams et même le soumettre pour approbation afin qu’il soit ajouté comme bot approuvé par l’entreprise.

Power Virtual Agents réunit ce qui n’était jusque-là accessible que si vous utilisiez simultanément Microsoft QnA Maker, Azure Bot Service et App Studio pour vous permettre de créer, former, publier et installer votre bot dans Microsoft Teams.

Et comme pour Power Automate et Approbations, cette fonctionnalité existe depuis novembre 2016 (avant le lancement généralisé de Microsoft Teams). Cependant, son reconditionnement et sa démocratisation sous l’étiquette Power Virtual Agents la rendent suffisamment simple pour qu’un utilisateur moyen puisse créer son propre bot dans Microsoft Teams et le publier pour le rendre accessible à toute son entreprise.

Avez-vous le pouvoir ?

Si vous lisez cet article, il y a de fortes chances que vous soyez un professionnel de l’informatique. Cependant, ce sont les utilisateurs finaux que nous aimerions convaincre car ce sont finalement eux qui constituent la force motrice de l’entreprise.

Si ces solutions puissantes sont rendues accessibles et prises en charge, cela ouvre des possibilités infinies quant à ce qui peut être fait pour améliorer la performance au travail des individus, ainsi que des équipes et plus largement des entreprises.

Nous n’avons pas nécessairement besoin de lancer une culture du « développeur citoyen », mais nous devons nous atteler à montrer à ces utilisateurs finaux comment ils peuvent se simplifier la tâche et celles des autres. Le reste viendra tout seul !

(Sauf la gouvernance, n’oubliez jamais la gouvernance !)

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