Pourquoi Microsoft Teams n’est pas un simple Skype 2.0

Après avoir discuté avec bon nombre de personnes peu familiarisées avec Microsoft Teams, j’ai découvert que beaucoup d’entre elles considèrent cet outil comme une simple évolution de Skype. À tel point qu’elles utilisent Teams et Zoom ou Teams et le partage de fichiers. Mais le fait est que Teams dispose des mêmes fonctionnalités que ces autres outils. Si vous avez affaire à des utilisateurs finaux qui peinent à voir les avantages de Microsoft Teams, voici trois mesures efficaces à mettre en place.

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1.Éduquez les utilisateurs au sein de votre entreprise

Pour commencer, il est important d’expliquer à vos utilisateurs où et comment Teams stocke les contenus, de quels outils est doté son backend, etc. Autre point essentiel : assurez-vous que vos utilisateurs sachent qu’un site SharePoint est associé à chaque nouvelle équipe Teams. Grâce à ce site en backend, ils bénéficient de toutes les fonctionnalités les plus prisées de SharePoint : le site web séparé, la capacité à créer des pages, des listes et des bibliothèques ainsi que la possibilité d’afficher le contenu de manière conviviale. Tout cela, les nouveaux utilisateurs ne le savent souvent pas. Ils commencent donc à stocker leurs fichiers dans Teams sans réflexion préalable.

Dans nos articles précédents, nous avions conseillé la mise en place d’un programme d’ambassadeurs pour optimiser le déploiement de Microsoft Teams. La meilleure solution ne consiste pas obligatoirement à forcer tous les collaborateurs de l’entreprise à suivre une formation mais à trouver quelques personnes intéressées par la technologie Teams et disposées à apprendre et à se renseigner sur les avantages qu’elle propose. Ces « ambassadeurs » pourront alors présenter les nouvelles fonctionnalités à leurs collègues de manière précoce.

Nous vous recommandons également d’adopter une démarche pédagogique au sein de votre entreprise. Il suffit parfois de discuter quelques minutes avec un collègue pour le convaincre d’abandonner le recours systématique aux e-mails au profit de l’utilisation d’un chat et d’un canal Teams. Si la personne ne comprend vraiment pas la structure et le fonctionnement de Teams, prenez le temps de les lui expliquer ou créez des supports pédagogiques à l’attention des nouveaux utilisateurs.

2.Encouragez une adoption généralisée

Puisque vous avez investi dans Microsoft 365, il est bien naturel que vous souhaitiez l’utiliser pour améliorer la collaboration au sein de votre entreprise. Mais pour cela, il faut que la direction encourage une adoption généralisée et déconseille l’utilisation des file shares et des outils tiers.

Alors oui, je sais que certains secteurs d’activité sont soumis à des réglementations spécifiques leur imposant de travailler avec des file shares. Mais j’invite tous ceux qui désirent tirer pleinement parti du potentiel de Microsoft Teams à prendre le temps d’analyser leur usage actuel des file shares et des listes de diffusion d’e-mails. Si vos file shares sont désorganisés ou si vos listes de diffusion requièrent constamment l’ajout de personnes en copie, il peut être judicieux de conseiller à vos collègues d’utiliser Teams pour stocker ces contenus et gérer la collaboration.

Pour vos utilisateurs, Teams n’est qu’un simple Skype 2.0 ? Cet article devrait vous intéresser Cliquez pour tweeter

3. Faites de l’adoption de la technologie une habitude

Je vous invite, au moment-même où vous lisez ces lignes, à vous créer un rappel dans six mois afin d’évaluer comment votre équipe se sera adaptée à Microsoft Teams. Je parie que vous serez surpris(e) de l’évolution qui aura eu lieu en l’espace de quelques mois, surtout si vous accueillez de nouvelles recrues ou si votre travail est calé sur le rythme des opérations. Et ce n’est pas une mauvaise chose, bien au contraire.

Si vous prenez le temps de discuter régulièrement avec vos utilisateurs finaux, notamment si vous occupez un poste vous permettant de recueillir un feedback auprès de plusieurs départements, vous constaterez que des bonnes pratiques se mettront progressivement en place et pourront être ajustées au fil des retours d’information collectés.

Exemple : nous disposons d’un OneNote qui est associé à notre équipe Teams et facilement accessible via un onglet. L’un de nos nouveaux collaborateurs m’a informé que cette équipe Teams comportait un grand nombre de canaux liés à d’anciens projets et m’a demandé s’il existait un moyen de les masquer.

Il aurait certes pu continuer à travailler dans une équipe Teams encombrée, mais il était essentiel d’effectuer un changement et de fluidifier au maximum le processus afin que les nouveaux utilisateurs ne soient pas découragés et tentés d’utiliser d’autres outils de collaboration tiers. Cet exemple est la preuve que la moindre petite remarque peut faire toute la différence. Même si une seule personne évoque le problème, il se peut que d’autres l’aient aussi remarqué. Adoptez une approche proactive et échangez régulièrement avec votre équipe.

En conclusion

Encourager une adoption généralisée de Microsoft Teams est plus simple qu’il n’y paraît. Commencez par vous assurer que vos utilisateurs connaissent les capacités et fonctionnalités de Microsoft Teams. S’ils en parlent comme d’un « Skype 2.0 », expliquez-leur en quoi Teams est bien plus que cela. Engagez-vous à exploiter l’ensemble des fonctions de Microsoft Teams et exposez pourquoi le jeu en vaut la chandelle. Enfin, efforcez-vous de créer une culture visant un apprentissage continu et des améliorations régulières. Ainsi, vous pourrez réellement évaluer l’évolution qui aura lieu au sein de votre entreprise au fil du temps.

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