Réunions réussies dans Microsoft Teams
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Les réunions permettent de passer un bon moment, vous ne trouvez pas ? Plutôt que d’effectuer un travail utile, on y passe son temps à parler de tout et de rien. Ce n’est pas votre avis ?
Certaines personnes se rendent généralement aux réunions à reculons, arguant qu’elles sont une perte de temps. D’autres font acte de présence, mais passent leur temps à écrire des e-mails ou à répondre à des messages instantanés.
Cependant, beaucoup de gens suivent attentivement les réunions et souhaitent tirer le meilleur parti du temps passé ensemble.
L’évolution des réunions
Arrêtons-nous sur ce dernier point : ensemble. Traditionnellement, les réunions se déroulaient dans une salle où les participants prenaient place autour d’une table. À l’époque moderne en revanche, il est de moins en moins probable que tous les participants soient réunis en même temps dans la même pièce.
Même si les technologies de visioconférence ne sont pas nouvelles, les possibilités et les appareils disponibles n’ont cessé de s’améliorer et de baisser en coût.
À l’heure actuelle, une webcam et un casque suffisent pour participer à une réunion. Si vous travaillez sur un ordinateur portable, il y a de fortes chances qu’il soit doté d’une webcam intégrée. Un casque de base correct s’obtient à un prix tout à fait abordable. Mais si vous souhaitez vous débarrasser complètement des câbles, envisagez d’investir dans l’achat d’une caméra externe (montée au-dessus d’un écran externe) et d’un casque sans fil pour vous sentir parfaitement libre.
Abstraction faite du matériel et du logiciel de vidéoconférence basique utilisés, comment les utilisateurs peuvent-ils tirer le meilleur parti des possibilités offertes en matière de réunion par des outils de collaboration plus évolués tels que Microsoft Teams ?
Globalement, Microsoft Teams propose un ensemble de fonctionnalités similaire à celui de Skype Entreprise ; cependant, il offre aussi un certain nombre d’innovations et de fonctions aptes à améliorer considérablement l’expérience de tous les participants à la réunion, voire même de personnes qui n’y participent pas.
Démarrage de la réunion
Allumez votre caméra. Permettez aux autres d’avoir avec vous une conversation « en face à face », comme si vous vous trouviez dans la même pièce. Y a-t-il des choses derrière vous que vous souhaitez dissimuler à vos interlocuteurs (la pile de linge à ranger, votre chambre à coucher, le fait que vous vous trouvez sur une plage par exemple) ? Activez le flou d’arrière-plan, une nouvelle fonction lancée en septembre dernier qui floute tout ce qui est placé derrière votre visage ou votre corps.
Réduisez toutes les autres applications pour éviter d’être distrait. La fonction « Secouer » de Windows vous permet de placer l’application souhaitée (c.-à-d. Microsoft Teams) au premier plan en secouant la souris et de réduire instantanément toutes les autres applications. Pour les réafficher, il vous suffit de secouer à nouveau la souris.
Si vous utilisez Windows 10 (et vous devriez vraiment à l’heure qu’il est : le système d’exploitation a déjà plus de 3 ans), activez l’« Assistant de concentration » ou « Ne pas déranger » (selon l’actualité de votre installation Windows 10). L’affichage des notifications susceptibles d’apparaître et de vous déranger sera alors désactivé.
Vous devriez également placer votre téléphone et autres accessoires électroniques en mode « ne pas déranger » pour éviter toute distraction.
Pendant la réunion Microsoft Teams
La fonction Enregistrement de la réunion a elle aussi été lancée à la fin du mois de septembre. Elle enregistre toutes les activités audio, vidéo et de partage d’écran. Contrairement à ce qui se passe dans Skype Entreprise, où l’enregistrement de la réunion est effectué sur votre ordinateur et doit ensuite être téléchargé et partagé à un autre emplacement, dans Microsoft Teams, l’enregistrement de la réunion est directement réalisé dans le cloud. De cette manière, l’enregistrement a lieu même si vous êtes amené à quitter la réunion.
Pensez à toujours regarder droit dans la caméra lorsque vous parlez. Cela donne à vos interlocuteurs l’impression que vous établissez un contact visuel avec eux. Vous trouverez peut-être cela déconcertant au début, mais vous en prendrez rapidement l’habitude.
Si vous faites une présentation pendant les réunions Microsoft teams, vous pouvez directement partager votre bureau, une application particulière, voire même des diapositives PowerPoint (servez-vous de préférence de cette fonction, ne partagez pas l’application PowerPoint elle-même : cela améliorera l’expérience de tous).
Si vous êtes simple participant, vous pouvez réaliser d’autres tâches dans Microsoft Teams pendant la réunion. La fenêtre vidéo/partagée sera alors réduite et placée dans le coin supérieur gauche de votre écran. Si vous devez faire cela pour pouvoir accéder à OneNote ou à une autre application, ouvrez celle-ci séparément. Ensuite, pour éviter de basculer votre affichage et de négliger quelque peu la réunion en cours, vous pouvez diviser l’écran de manière à afficher à la fois la réunion et l’application concernée.
Après les réunions Microsoft Teams
À l’issue de la réunion, l’enregistrement sera mis à disposition dans Microsoft Stream et donnera accès à des éléments tels qu’un suivi des intervenants (c.-à-d. qui parlait quand) et une transcription avec possibilité de recherche de tout ce qui a été dit pendant l’enregistrement de la réunion.
Pourquoi cette fonction d’enregistrement de la réunion est-elle importante ?
- Les personnes qui n’ont pas pu assister à la réunion peuvent en visionner l’enregistrement et
- Les personnes qui y ont assisté peuvent revenir sur des informations qui leur ont échappé ou qu’ils n’ont pas bien comprises.
Bientôt, cette fonctionnalité sera également capable d’allouer des tâches aux utilisateurs sur la base d’actions convenues lors de la réunion.
La contribution humaine
Nous ne pouvons pas nous reposer exclusivement sur le logiciel Microsoft Teams pour améliorer l’expérience que nous vivons lors des réunions. Dans les faits, un grand nombre de réunions ratées est imputable au facteur humain, et non au facteur technologique.
Pour tirer parti de tous les avantages que présente la tenue de réunions dans Microsoft Teams, les utilisateurs doivent adapter légèrement leur comportement au nouvel environnement : ils doivent évoluer.
Les réunions modernes nécessitent bien plus que des technologies modernes, elles requièrent aussi l’adoption de pratiques modernes.
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Loryan is a 20-year veteran of web and network technologies and 8-time Microsoft MVP. His articles on AvePoint and loryanstrant.com are fueled by his passion for helping people and organisations use technology the right way, enabling them to become more productive. You can follow him on Twitter @LoryanStrant.
