Les ralentissements avec Office 365 : pourquoi cela se produit et comment les éviter

Quelles sont les causes des ralentissements ?

À présent qu’une grande majorité des entreprises ont au moins une partie de leurs systèmes dans le cloud, quel impact cela a-t-il sur vos applis Office 365 ?

Pour cela, il faut d’abord comprendre comment ces nouvelles charges de travail sont architecturées. Au bout du compte et en dépit de l’illusion d’un « cloud » immatériel, les données et les applications résident toujours sur un serveur physique. La grande différence est qu’au lieu d’avoir à gérer vous-même les évolutions à la hausse ou à la baisse de vos serveurs, c’est Microsoft qui s’en charge avec Office 365. L’objectif principal des ingénieurs et des systèmes de Microsoft, totalement dédiés aux clients, est de garantir que l’utilisateur final ne subisse aucune interruption et ne connaisse pas de problème de performances dans ces applications de couche supérieure.

Un autre point est que les ralentissements doivent être considérés comme normaux et qu’ils résultent simplement de l’objectif d’Office 365 d’assurer la fiabilité du système et une rapidité de traitement pour ses utilisateurs.

Quel que soit le point d’entrée dans Office 365 que nous utilisons (Graph, CSOM, etc.), les appels sont transformés en requêtes SQL ou en appels vers une infrastructure de niveau inférieur, ce qui fait rapidement monter le taux d’utilisation du processeur sur le serveur.

Ces appels sont imprévisibles et difficiles à planifier pour la base de données puisque Office 365 ne sait pas nécessairement à quel moment un utilisateur va exécuter par exemple une sauvegarde totale ou une recherche de sécurité, qui va concerner quasiment tous les éléments dans SharePoint. Pour se protéger, Office 365 est contraint de « ralentir » le trafic, ce qui interdit aux utilisateurs d’exécuter ces appels. Ceux-ci apparaissent en tant qu’appels échoués (message d’erreur 429 ou « Serveur surchargé »). Sans ce mécanisme de protection, les serveurs pourraient facilement ne plus répondre, voire se planter !

Même si c’est la cause principale, les ralentissements ne sont pas uniquement dus à un volume élevé d’appels dans votre entité. Une autre cause peut être un nombre trop important d’entités partageant la même infrastructure Office 365, ce qui peut aboutir à une surcharge des serveurs. Par exemple, que se passe-t-il si une autre entité sur la même infrastructure lance une migration alors que vous êtes en train d’effectuer une sauvegarde ? C’est le classique « problème de voisin bruyant ».

Bonnes pratiques pour éviter les ralentissements

En tant que fournisseur indépendant de logiciels (ISV), AvePoint a apporté de nombreuses modifications à ses produits en usant des bonnes pratiques partout où c’est possible dans les nouvelles interactions avec Office 365. Des éléments comme le profil des applis, l’enregistrement dynamique des objets (DOR), etc. ont tous été pris en compte. De plus, tous nos appels sont « étiquetés » ISV pour aider Office 365 à reconnaître l’origine de notre trafic. (À noter toutefois que l’étiquetage des appels n’a d’intérêt qu’après un ralentissement et pendant la phase de maintenance des journaux, ce qui, tout en étant utile, ne contribue pas vraiment à éviter les ralentissements.)

La plupart de nos produits disposent aussi d’une logique intégrée de relance. Cela signifie que si Office 365 nous dit d’arrêter, nous ne refaisons une tentative d’appel que lorsque nous avons le feu vert (conformément aux recommandations de bonnes pratiques de Microsoft).

Un certain nombre de paramètres restent néanmoins configurables dans nos outils et peuvent être optimisés de manière dynamique pour éviter les ralentissements !

Les bonnes pratiques sont les suivantes :

• Profitez des heures creuses ! Cela peut sembler une évidence, mais le trafic est notablement plus élevé pendant les heures de bureau lorsque les utilisateurs finaux interagissent avec le système.
• La limitation de l’étendue et des paramètres (comme le nombre maximal de versions à sauvegarder ou à restaurer à un moment donné) peut réduire considérablement nos appels et le risque de ralentissement. N’intervenez que sur les domaines strictement nécessaires du système et réduisez l’ampleur de votre demande.
• Travaillez avec notre équipe d’exploitation du cloud ! Notre équipe d’exploitation du cloud peut réduire ou limiter le nombre de fils d’exécution que vos tâches utilisent afin d’éviter de surcharger les serveurs Microsoft. Entrez en contact avec notre équipe et voyez comment elle peut vous aider.
• Ne réagissez pas immédiatement en augmentant le nombre de comptes actifs sur Office 365 ; testez plutôt le profil de l’appli. Si Microsoft signale des problèmes, cela signifie vraiment que leurs serveurs sont très chargés ; le fait d’ajouter d’autres appels n’arrangera pas la situation. Rapprochez-vous de notre équipe d’exploitation du cloud pour réduire le nombre de fils d’exécution affectés à cette entité et empêcher une surcharge, ou travaillez avec votre spécialiste pour définir un profil d’appli si vous ne l’avez pas encore fait.

Ces bonnes pratiques doivent toujours être utilisées avant de remonter les problèmes ou de s’alarmer. Microsoft fournit des recommandations très utiles pour les situations de ralentissement ; consultez-les toujours avant de déclencher des mesures drastiques.

Soyez proactif sur les problèmes de ralentissement dans les gros projets

À présent que nous savons quoi faire en cas de ralentissement, quelle démarche proactive pouvons-nous adopter ?

Le point essentiel est de disposer d’un processus pour traiter ces problèmes. Vous connaissez les échéances de vos gros projets, pourquoi ne pas en informer Microsoft ? C’est une bonne pratique utile pour planifier une migration mais aussi pour s’assurer que vous obtenez la meilleure performance possible.

Nous espérons que ces informations clarifieront les problèmes de ralentissement et la meilleure manière de les traiter ! N’hésitez pas à nous contacter en faisant un commentaire si vous avez des questions !

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