Microsoft Flow : Automatisez vos flux de travail Office 365
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Remarque : cet article est basé sur le récent séminaire animé par Hunter Willis, Melissa Hubbard et Jon Levesque. Visionnez la séance complète ici.
Souhaitez-vous démocratiser l’espace numérique de votre entreprise et automatiser les flux de travail de chaque service pour gagner en efficacité ? Si tel est le cas, vous avez tout intérêt à vous familiariser avec Microsoft Flow. Cette application Office 365 permet aux employés de travailler de manière plus efficace en automatisant les processus de données dans leurs différentes applications. Découvrez dans cet article trois conseils utiles pour bien débuter l’utilisation de Microsoft Flow dans votre entreprise.
1) Création d’un flux automatisé
Le processus de création d’un flux de travail automatisé débute par la sélection d’un événement, ou déclencheur, activant le démarrage du flux. Une fois défini, le déclencheur indique au flux d’effectuer un nombre d’actions quelconques de votre choix. Vous avez aussi la possibilité d’utiliser la logique conditionnelle pour intégrer d’autres flux de travail dans le flux que vous définissez.
C’est la raison pour laquelle les nouveaux utilisateurs ont tout à gagner à utiliser un modèle pour se lancer. Créer un flux pour la première fois peut être un peu compliqué, et l’éventail de modèles créés par la communauté constitue ici une ressource formidable. De plus, les utilisateurs finaux peuvent facilement construire leurs propres flux ou personnaliser les modèles disponibles à l’aide d’un concepteur visuel convivial.
2) Différents types de flux pour différents scénarios
Lorsque vous débutez, vous avez le choix entre quatre types de flux. Vous pouvez créer un flux planifié, un flux automatisé, un flux instantané ou un flux d’entreprise.
Les flux planifiés exécutent des rapports réguliers qui sont envoyés à une équipe et résument ce qui s’est passé au cours de la semaine passée. La planification peut être simple, comme par exemple une planification quotidienne, ou plus complexe, de type « chaque 3e lundi. »
Les flux automatisés débutent par un événement ou déclencheur, comme par exemple la réception d’un e-mail. Ils prennent aussi en charge la multitude d’actions prévues dans les plus de 200 connecteurs de flux existants.
Les flux instantanés tirent eux aussi parti des connecteurs de flux. Ce type de flux est déclenché par un clic sur un bouton dans l’application mobile Flow, dans SharePoint, dans Dynamics, dans PowerApps ou dans Excel. Du contenu est alors directement transmis au flux.
Enfin, les flux d’entreprise créent des étapes ou des écrans qui lancent une suite de phases données. Ils recueillent des données des utilisateurs à chaque étape et peuvent déclencher des flux automatisés.
3) Des modèles pour chaque service
La plateforme Microsoft Flow permet aux utilisateurs finaux de créer des solutions sur mesure pour leur entreprise et/ou leur service, pour des rôles fonctionnels ou même pour des régions géographiques données. Diverses séries de modèles sont mises à disposition, notamment :
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Hunter Willis has been in web development, SEO and Social Media marketing for over a decade, and entered the SharePoint space in 2016. Throughout his career he has developed internal collaboration sites, provided technical and strategic advice, and managed solutions for small to large organizations. In addition, Hunter has served as a strategy consultant for many companies and non-profits in the Richmond area.
Melissa is an AvePoint blog contributor and currently serves as a Project Manager with Withum Digital.
