Microsoft Loop et l’avenir de la collaboration

Les deux dernières années ont plus que jamais poussé l’industrie des nouvelles technologies à se tourner vers les environnements hybrides. Conscient de ce phénomène, Microsoft a adapté ses services au télétravail et à la collaboration. Microsoft Loop sera très probablement la prochaine étape de cette démarche.

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Dans l’épisode de #O365 Hours de cette semaine, je suis allé à la rencontre d’un MPV spécialisé dans les applications et services Microsoft 365 Vesa Nopanen pour parler de Microsoft Loop, des mises à jour attendues et de la façon dont les outils comme Loop changent la manière de travailler des organisations. Regardez notre discussion ci-dessous ou lisez la synthèse de notre entretien !

Invitée : Vesa Nopanen, Consultante principale chez Sulava Oy

Thèmes abordés :

• Qu’est-ce que Microsoft Loop ? Pourquoi Microsoft a-t-il conçu un nouvel outil ou « canevas » pour créer du contenu ?
• Que nous apporte Loop ? Que savons-nous de la feuille de route de Microsoft pour ce produit ?
• Comment la nature du travail est-elle en train de changer ? Il ne s’agit pas uniquement de Microsoft Loop, qui modifie assurément la manière dont nous réfléchissons au contenu et dont nous nous intéressons à la collaboration avec les autres. Comment les outils comme celui-ci modifient-ils la manière dont les équipes et les organisations fonctionnent ?

Qu’est-ce que Microsoft Loop et pourquoi Microsoft a-t-il conçu un nouvel outil ou canevas pour créer du contenu ?

Vesa Nopanen : Microsoft Loop est un nouvel outil qui nous permettra de travailler de manière synchrone et asynchrone sur différents canevas. Il s’appuie sur des composants fluides qui élargissent le pouvoir de la collaboration à différents canevas comme Microsoft Teams et Outlook.

Microsoft souhaite ainsi répondre à notre nouveau besoin de travailler de manière asynchrone dans différents fuseaux horaires. Au moment de l’annonce de Loop, la réaction a été : « Allez, encore un outil de prise de note ou de collaboration. » Mais finalement, lorsque les utilisateurs s’y seront habitués, ils découvriront de nouvelles manières d’optimiser leurs processus grâce à lui. Loop ne vient pas concurrencer Teams ou Outlook, il les complète.

Christian Buckley : Il est intéressant d’observer qu’une grande partie de la collaboration passe par la discussion. Aujourd’hui, avec Microsoft Teams, si j’ai besoin de parler à un collègue, je n’ai qu’à lancer une conversation.

Mais si nous voulons approfondir des idées ou résoudre un petit problème et collaborer, Loop convient parfaitement. Imaginons par exemple que j’ai lancé une discussion avec deux personnes et que je souhaite en ajouter une troisième. Je peux transférer le composant Loop par e-mail à une personne extérieure à la discussion et nous pourrons voir ses contributions apparaître directement dans la discussion. Une fois que cette personne sera libre, nous pourrons tous collaborer en temps réel. C’est ce mélange de collaboration synchrone et asynchrone qui rend Loop si spécial.

VN : Exactement. Nous ne travaillons pas toujours dans des équipes parfaitement structurées. Nous avons parfois l’impression de travailler en freelance alors que nous travaillons dans la même entreprise. Nous avons souvent des collaborateurs qui travaillent dans différents fuseaux horaires et dans des groupes distincts. Chaque processus de réflexion et d’innovation peut profiter des opinions et des idées du plus grand nombre de personnes. Loop facilite cette démarche.

Quand on y réfléchit bien, OneNote ressemble plus à un ensemble d’outils de collaboration structuré qui s’inscrit dans la durée, tandis que Loop est conçu pour une recherche d’idées rapide et des besoins à court terme. Jusqu’à présent, on échangeait des e-mails et certaines personnes répondaient par un ou deux mots. Il était donc très difficile de suivre. De la même manière, il arrive que certains collaborateurs lancent des idées dans une discussion Teams au lieu de le faire sur le canal du projet.  Le composant Loop règle ce problème.

CB : C’est exactement ça. Lorsque vous collectez des données en temps réel grâce aux appels, aux e-mails, aux discussions, aux rapports et aux documents partagés, il arrive que quelqu’un dise : « Hé, j’ai fait une suggestion, mais je ne la vois nulle part. » Cependant, quand tout est collaboratif, tout le monde peut voir toutes les données arriver en même temps. Les gens se sentent écoutés et savent que leur message est passé et qu’il contribue activement à la conversation.

Que savons-nous de la feuille de route de Microsoft pour ce produit ?

VN : Personnellement, je ne sais pas grand-chose de la feuille de route. Toute ce que nous savons, c’est ce qui a été annoncé lors de la conférence Ignite l’année dernière. Cette annonce couvrait l’objectif de Microsoft et les endroits où cela sera disponible. Mais nous en savons peu. Actuellement, nous travaillons avec des composants de l’outil et, par la suite, nous devrions recevoir des pages Loop sur lesquelles nous pourrons assembler plusieurs composants Loop.

Pour l’instant, les composants Loop ne fonctionnent qu’au sein de Microsoft, mais, à terme, ils seront ouverts au public. C’est la direction qu’il faut prendre pour que cet outil soit utile. L’application Loop en elle-même est plutôt complexe. Elle intègre de nombreux outils. Il faudra donc une formation adéquate pour que l’adoption se passe bien.

Cela dit, je trouve que Loop est un outil passionnant. Pour moi, ce qu’il y a de mieux, c’est la possibilité d’associer le même contenu à différentes applications. On peut par exemple utiliser des composants Loop dans des documents Word et dans des présentations PowerPoint. On peut même déposer des composants Loop dans le tableau blanc Microsoft. Lorsque l’on travaille sur le tableau blanc, on peut voir les autres personnes modifier les données du composant Loop.

Comment les outils comme celui-ci modifient-ils le travail en équipe ?

VN : Je pense que, avant toute chose, il nous permettra d’acheminer plus facilement l’information à l’endroit où elle pourra être utilisée. Il s’adaptera aux différentes applications chaque fois qu’il sera utilisé. Par exemple, si vous déposez un mémo directement dans une discussion Teams, cela permet de commencer à travailler sur le contenu plus facilement qu’avec une annonce par e-mail ou sur un canal. Il sera plus facile de partager des informations, ce qui rendra le travail asynchrone beaucoup plus fluide pour les équipes.

Nous travaillons tous à différents moments sur différents projets. Beaucoup d’entre nous viennent effectuer une tâche quand ils le peuvent, ce qui fonctionne très bien grâce à l’application mobile de Microsoft Teams. Étant donné que les composants Loop fonctionnent également sur les applications Teams et Office mobiles, chacun pourra on ne peut plus facilement collaborer au projet à la volée, où qu’il soit. La facilité d’accessibilité correspond parfaitement à la nature hybride du travail actuel.

CB : C’est une excellente chose. Le fait de devoir se connecter pour accéder à l’environnement pour effectuer une petite mise à jour n’est pas très réaliste. Parfois, le fait de pouvoir créer un composant Loop, le transmettre aux personnes extérieures à votre cercle immédiat et leur permettre ainsi d’interagir et partager des informations au sein de cet environnement peut vous sauver la vie. Plus nous œuvrerons pour réduire les frictions de la collaboration et faciliter l’insertion des composants à l’endroit souhaité, plus le niveau général d’engagement et de collaboration augmentera.

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