5 étapes essentielles pour un travail collaboratif sécurisé
Les organisations commencent maintenant à revenir sur site après avoir travaillé entièrement en ligne. Naturellement, ce style de travail hybride exige une approche différente pour garantir un espace de collaboration sûr aux utilisateurs. Les organisations hybrides ont des besoins différents et nécessitent le soutien de différents types de technologies.
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Chaque équipe et chaque utilisateur travaillant différemment, il est alors recommandé d’utiliser une variété d’applications. Par exemple, dans l’écosystème Microsoft 365, Yammer est utilisé comme une cafétéria d’entreprise où les utilisateurs parlent de différents intérêts et participent à diverses discussions. SharePoint, quant à lui, est utilisé comme une bibliothèque de documents.
Il existe également des outils en dehors de Microsoft 365 dans lesquels les entreprises ont investi. C’est là qu’intervient le défi. À mesure que les outils se multiplient, il sera de plus en plus difficile pour les utilisateurs de passer de l’un à l’autre s’ils ne sont pas correctement consolidés. Ces cinq conseils partagés par Jean-Michel Galleby et Iliass Melgou dans leur webinaire « 5 étapes essentielles pour un travail collaboratif sécurisé » devraient être très utiles pour quiconque cherche à stimuler le travail collaboratif sécurisé.
1. Consolidez les services cloud
Si certains outils peuvent aider les départements dans leurs tâches quotidiennes, il n’est pas toujours possible de les utiliser pour le partage et la collaboration. De plus, les utilisateurs n’ont souvent pas envie de passer d’un outil à l’autre juste pour terminer leurs tâches.
Il est donc très important de consolider vos services cloud. En s’abonnant à Microsoft 365, la sécurité et d’autres facteurs sont déjà pris en charge. Vous pouvez fournir un espace de travail solide à vos utilisateurs sans qu’ils aient à sauter entre différents outils hébergés. Pour en savoir plus, consultez cet ebook.
2. Favorisez une adoption durable
Microsoft 365 offre des avantages financiers considérables aux organisations en éliminant les travaux de maintenance. Cependant, il peut aussi causer des problèmes lorsqu’il n’est pas utilisé correctement.
Faites en sorte que les utilisateurs fassent facilement ce qu’il faut lorsqu’ils collaborent. Activez et configurez la plateforme pour que les utilisateurs prennent plaisir à l’utiliser. Pour y parvenir, vous devez disposer des stratégies adaptées à chaque département de votre organisation en fonction de leurs besoins métier et de leurs exigences. Voir l’exemple de tableau ci-dessous où les conditions de partage diffèrent pour chaque département.
L’une des meilleures méthodes consiste à normaliser Microsoft Teams. Vous pouvez créer des modèles pour les tâches communes de chaque département, de sorte qu’il sera plus facile de traiter les demandes et la création d’éléments.
MyHub est une plateforme intégrée à Teams qui permet aux utilisateurs de créer facilement des éléments dans Teams grâce à la mise en service. Accompagner vos utilisateurs tout au long du processus en leur fournissant des modèles prêts à l’emploi fait une énorme différence. Lorsque nous facilitons la tâche des utilisateurs, il y a plus de chances qu’ils utilisent l’outil.
MyHub ne profite pas seulement aux utilisateurs finaux, mais il aide également les administrateurs informatiques à gérer automatiquement le cycle de vie des éléments créés. Par exemple, une stratégie appliquée à une équipe n’est valable que pendant trois mois. Les administrateurs informatiques n’ont pas besoin de rappeler au propriétaire que la date d’expiration approche, il recevra automatiquement une notification.
3. Sauvegardez et protégez les données
La troisième étape pour parvenir à une collaboration hybride sûre consiste à sauvegarder vos données. D’un point de vue technique, cependant, les fournisseurs de solutions ne sont pas tous responsables de la sauvegarde de vos données.
La sauvegarde native de Microsoft ne peut pas répondre à la plupart des besoins en matière de sauvegarde à long terme, car la période de rétention est plutôt courte en cas de suppression d’éléments. Par conséquent, la nécessité d’une solution de sauvegarde tierce devient plus cruciale.
Alors, comment surmonter ce défi ? Cloud Backup d’AvePoint pour Microsoft 365 est conçu pour vous donner confiance dans la collaboration en garantissant que toutes vos données sont bien protégées et sauvegardées bien au-delà des limites de sauvegarde natives. Cela permettra de restaurer les données en cas de besoin avec un tableau de bord de récupération très simple. Téléchargez cet ebook pour en savoir plus !
4. Gérer les droits
Les licences achetées doivent être pleinement utilisées. Cependant, il arrive que certaines licences restent inutilisées ou soient mal utilisées. Les administrateurs informatiques peuvent gérer ces licences, mais cela sera fastidieux à long terme.
L’adoption d’une solution de gestion des licences aidera les organisations à maximiser l’utilisation de leurs abonnements. Cense d’AvePoint, par exemple, offre un meilleur aperçu et un meilleur contrôle de la gestion des licences Microsoft. Il permet de s’assurer que les bonnes licences sont attribuées aux utilisateurs qui en ont besoin.
5. Gérez le partage des données
Avec les récentes mises à jour des applications Microsoft, le partage est plus facile que jamais. Vous pouvez trouver un bouton de partage dans tous les outils que vous utilisez, qu’il s’agisse de Microsoft Teams, Word, SharePoint, OneDrive, etc. Cependant, le partage devenant plus facile, une forte sécurité des données devient encore plus importante.
Avec Policies & Insights, vous pouvez être sûr que chaque élément partagé est sécurisé, que ce soit en interne ou en externe. Vous pouvez automatiser les stratégies pour minimiser les risques et garantir un partage sûr sans avoir à examiner chaque document à chaque fois qu’il est partagé.
Il peut être difficile pour les organisations, les administrateurs informatiques et les utilisateurs de passer à une configuration de travail hybride. Mais grâce à ces cinq conseils utiles, le changement devrait être réalisable pour les administrateurs et les utilisateurs de manière sûre et sécurisée. Pour plus de détails sur chaque point, regardez le webinaire complet ici !
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Adrian is currently a member of AvePoint's project management team. In his previous role as a Content Marketing specialist at AvePoint, Adrian covered the latest trends and topics on what’s new in technology, SaaS Management & Governance, SaaS Backup and Data Management.
