Les 5 meilleures fonctions de sécurité et de conformité d’Exchange Online
Tout le monde utilise la messagerie électronique, que ce soit pour communiquer avec des clients ou pour diffuser des annonces dans les équipes et les services. Les employés ont également tendance à envoyer des données confidentielles et précieuses, telles que des documents, des rapports, des images et autres, via le service de messagerie de leur choix.
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C’est là qu’interviennent les risques potentiels liés aux données. Les utilisateurs peuvent involontairement joindre un fichier dangereux, cliquer sur un lien malveillant ou envoyer des informations sensibles à des tiers en dehors de l’entreprise. C’est pourquoi il est essentiel que les organisations mettent en place des stratégies et des mesures de sécurité en matière de courrier électronique. Chaque donnée doit être protégée, qu’il s’agisse d’un simple courriel envoyé au sein de l’équipe ou d’un plan d’affaires contenant des données d’entreprise potentiellement dommageables. Des stratégies de sécurité appropriées permettent non seulement de réduire considérablement les risques, mais aussi de gérer le cycle de vie des emails. Grâce à ces stratégies, les messages peuvent être conservés ou supprimés selon les besoins commerciaux et juridiques.
L’une des plateformes de messagerie les plus populaires aujourd’hui est Exchange Online. Elle permet aux utilisateurs d’accéder à des emails, à un calendrier et à des contacts depuis n’importe quel appareil configuré. Dans cet article de blog, nous allons examiner les différentes fonctions de sécurité d’Exchange et la manière dont elles peuvent aider votre organisation à communiquer par courrier électronique en toute confiance et sécurité.
Voici quelques-unes des fonctions de sécurité et de conformité les plus utilisées d’Exchange Online et comment vous pouvez les utiliser dans votre organisation :
1. Chiffrement des messages
Cette fonction vous permet d’envoyer des messages cryptés à des utilisateurs à l’intérieur et à l’extérieur de votre organisation et prend en charge une variété de domaines de destination tels qu’Outlook, Gmail, Yahoo, etc. Les destinataires désignés sont également autorisés à envoyer des réponses cryptées. Le Chiffrement des messages combine des fonctionnalités de chiffrement des emails et de gestion des droits, qui sont toutes réalisées par Azure Information Protection.
2. Gestion des droits relatifs à l’information
Pour éviter les fuites de données, cette fonction assure une protection en ligne et hors connexion de vos messages et pièces jointes en permettant aux utilisateurs de contrôler qui peut accéder aux informations sensibles et les imprimer, copier et transférer dans un email. Cette fonction peut être configurée dans le service Gestion des droits d’Active Directory pour répondre aux exigences de sécurité de votre organisation, mais vous pouvez également utiliser le chiffrement natif des messages Office 365 à la place si aucune configuration spécifique n’est nécessaire. Cette fonction de sécurité peut être sélectionnée dans Microsoft Outlook et Outlook pour le Web.
3. Boîte aux lettres d’archivage (également appelé Archivage inaltérable)
Cette fonction offre aux utilisateurs de l’espace de stockage de boîte aux lettres supplémentaire en leur permettant de consulter et de stocker des messages dans leur boîte aux lettres d’archivage à l’aide d’Outlook et d’Outlook pour le Web lorsqu’ils sont activés. Les utilisateurs peuvent également déplacer des messages entre leurs boîtes aux lettres principale et archivée. Le rôle « Destinataire du courrier » dans Exchange Online est nécessaire pour activer ou désactiver les boîtes aux lettres d’archivage. Consultez cette page pour savoir comment activer cette fonctionnalité.
4. Protection contre la perte de données
La Protection contre la perte de données (DLP) vous aide à identifier facilement les informations sensibles dans votre organisation, telles que les numéros d’identification privés et les numéros de carte de crédit. Cette fonction est utilisée pour faire respecter les exigences de conformité et les données sensibles sont utilisées dans les emails sans sacrifier la productivité et la collaboration. Les administrateurs peuvent utiliser les stratégies DLP intégrées ou créer des stratégies personnalisées pour définir des règles spécifiques de vérification des données sensibles.
5. Gestion des enregistrements de messagerie
Le volume des emails entrants et sortants augmentant, les risques augmentent également s’ils ne sont pas gérés. Cette fonctionnalité aide les organisations à gérer le cycle de vie des emails et à réduire les risques juridiques qui peuvent survenir. Cependant, cette fonctionnalité est désormais remplacée par les stratégies et les étiquettes de rétention qui se trouvent dans le centre de conformité Microsoft 365. Si vous utilisez toujours la gestion des enregistrements de messagerie, elle peut néanmoins fonctionner avec les nouvelles fonctionnalités de conservation.
Outre ces excellentes fonctionnalités, d’autres sont également disponibles, comme la possibilité de gérer les boîtes aux lettres inactives dans Exchange Online, les rapports d’audit, la journalisation, la signature et le cryptage, etc.
La communication et la collaboration par courrier électronique sont pratiques, mais seulement lorsque les fonctions de sécurité appropriées sont définies. Nous espérons que l’utilisation de ces fonctionnalités aidera votre organisation à envoyer des emails en toute confiance !
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Adrian is currently a member of AvePoint's project management team. In his previous role as a Content Marketing specialist at AvePoint, Adrian covered the latest trends and topics on what’s new in technology, SaaS Management & Governance, SaaS Backup and Data Management.
