Collaboration sécurisée pour le travail hybride : 5 étapes essentielles pour les organismes publics

C’est un fait : nous ne reviendrons pas à la façon dont nous travaillions avant la pandémie. Les employés sont peut-être « de retour au bureau », mais d’une manière fondamentalement différente. Bon nombre des options de travail flexible et à distance mises en place par nécessité il y a près de trois ans ont perduré.

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Le pic de la pandémie étant derrière nous, les organisations – y compris les organismes publics – disposent enfin d’un répit pour s’attacher à rendre ce nouveau monde du travail hybride aussi sûr et résilient que possible.

Mais quelle est la meilleure façon de procéder et pourquoi les organismes publics devraient-ils s’en soucier ?

Voyons cela de plus près.

Le travail hybride est là pour durer

Une étude de Microsoft montre que 73 % des employés et 80 % des dirigeants veulent continuer à travailler de manière flexible et à distance. En plus de cela, 41 % des travailleurs envisagent de quitter leur employeur actuel en raison de l’épuisement professionnel et du manque de flexibilité au travail.

Du point de vue du recrutement et de la fidélisation, il est logique que les organismes publics ne se précipitent pas pour abandonner les régimes de travail hybrides. En fait, comme les entreprises et les organismes publics rivalisent d’ardeur pour se positionner en tant « [qu’]employeurs de choix », le perfectionnement du travail hybride et l’optimisation de l’expérience de l’employé sont devenus des objectifs essentiels.

Le défi à relever est double :

1. Comment la technologie peut-elle aider les employés à travailler en toute sécurité et efficacement, où qu’ils se trouvent ?
2. Comment les employés se sentent-ils intégrés à une équipe même s’ils ne travaillent pas physiquement côte à côte ?

Si votre agence applique le modèle hybride depuis un certain temps, les étapes ci-dessous renforceront votre position en matière de sécurité, maximiseront la valeur de vos investissements, favoriseront une culture de travail hybride positive et soutiendront le travail collaboratif.

1) Regroupez les services cloud

Quand votre agence a-t-elle examiné ses services cloud pour la dernière fois ? Si elle est comme beaucoup d’autres (l’organisation moyenne utilise 137 applications SaaS, selon un rapport récent), il y a de fortes chances que vous puissiez regrouper les outils dans une plateforme unifiée comme Microsoft 365.

Les avantages du regroupement des services cloud sont les suivants :

• Économies de coûts : la suppression des services faisant double emploi permet de ne pas payer deux fois pour la même fonctionnalité et d’optimiser l’approche « [d’]utilisation multiple ».
• Amélioration de la productivité et de la collaboration – Une plateforme intégrée d’expérience des employés telle que Microsoft 365 rationalise le travail d’équipe et stimule l’efficacité en interne et entre les agences.
• Simplification de la gestion et de la sécurité informatiques – Le fait d’utiliser moins de services globaux et de tirer parti de la sécurité intégrée de Microsoft 365 réduit la charge informatique, minimise les risques pour la sécurité et renforce la confiance des utilisateurs envers les processus de sécurité.

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2) Encouragez une adoption durable

Après le regroupement des services cloud, l’étape suivante consiste à faciliter l’utilisation par les employés des outils mis à leur disposition. Mais favoriser une adoption durable peut s’avérer délicat lorsque les utilisateurs :

1. Ne connaissent pas les meilleures pratiques – par exemple, « Je ne sais pas comment nous sommes censés partager les fichiers, alors je vais envoyer ce document en pièce jointe d’un e-mail »
2. Se sentent dépassés et ne veulent pas « casser » quoique ce soit – par exemple : « Nous utilisons Teams pour les projets, mais je ne me souviens pas des paramètres à utiliser. Je ne veux pas faire d’erreur. Je trouverai un autre moyen. »

L’adoption durable se produit lorsque les gens peuvent facilement procéder de la manière correcte. Cela peut se faire à l’aide d’un simple guide indiquant quand utiliser quel outil (par exemple, « Nous utilisons Yammer pour le chat, Teams pour la collaboration, etc. »).

Ou encore, en automatisant les processus pour que les employés non informaticiens n’aient pas à tenir compte de chaque paramètre lorsqu’ils utilisent Microsoft 365. Par exemple, il peut être utile pour les employés qui gèrent des informations confidentielles de disposer de règles prédéfinies qui les aident à configurer correctement Teams.

Des solutions telles que AvePoint Cloud Governance automatisent la gouvernance opérationnelle en mettant à disposition des ressources informatiques en libre-service pour le provisioning, le déplacement ou la restructuration de contenus ainsi que pour la gestion des cycles de vie et des autorisations.

3) Protégez et sauvegardez les données

Les analystes insistent depuis des années sur le fait que les organisations doivent sauvegarder les données se trouvant dans le cloud, et les organismes publics ne font pas exception. De nombreux fournisseurs prennent des mesures pour se protéger contre les interruptions de service, mais ils ne sont pas responsables de la récupération du contenu perdu, supprimé ou corrompu.

Lorsqu’il s’agit de protéger et de sauvegarder des données, l’automatisation est votre meilleure alliée. Le centre de sécurité et de conformité de Microsoft 365 est un point de départ idéal pour des tâches comme celle qui consistent à définir des rappels pour le contenu arrivant à expiration et l’archivage automatique des communautés et/ou équipes inutilisées.

Mais savez-vous combien de temps Microsoft conserve vos données et si cela correspond à vos besoins ? Disposez-vous d’une stratégie pour faire face à la perte potentielle de données, y compris d’éléments tels que les conversations Teams, les tableaux Planner ou OneNotes pour se remettre d’une panne prolongée, d’utilisateurs internes malveillants, des méfaits d’hacktivistes, de logiciels malveillants ou de ransomware, d’une suppression accidentelle, de départs d’employés et de comptes désactivés, etc. ?

Des technologies comme la solution Cloud Backup d’AvePoint étendent la protection aux charges de travail Microsoft Azure pour aider les entreprises à collaborer en toute confiance sur l’ensemble de leurs déploiements Microsoft, en assurant notamment une sauvegarde périodique complète et incrémentielle, une sauvegarde de cloud à cloud, une restauration granulaire et une restauration intégrale.

4) Gérez les droits

Demandez à n’importe quel administrateur de Microsoft 365, et il vous dira que la gestion des licences est plus complexe que la gestion des types de licences, de leur attribution, de leur utilisation et de leur coût. Il y a souvent un décalage entre le service informatique global, qui détient les licences, et les responsables locaux, qui gèrent les budgets. De ce fait, il peut être difficile de répondre à des questions telles que :

• Pour quelles applications disposons-nous de licences ?
• Les utilisateurs disposent-ils des services dont ils ont besoin ? S’en servent-ils ?
• Les dépenses sont-elles en correspondance avec les besoins de l’entreprise ? Comment le savons-nous ?

Pour une gestion efficace des droits, il faut pouvoir déléguer le contrôle aux responsables locaux afin d’éviter les goulets d’étranglement informatiques et fournir des informations qui permettent d’attribuer les licences et d’améliorer la coordination budgétaire et informatique.

Si vous ne disposez pas encore de cette fonctionnalité, une solution de gestion des licences Microsoft 365 telle que Cense d’AvePoint peut valoir la peine d’être envisagée.

5) Veillez à la sécurité de la collaboration

Pouvoir partager des informations rapidement et facilement est essentiel pour un travail hybride efficace. Mais collaborer en toute sécurité tout en gardant une visibilité sur ce qui est partagé à l’extérieur peut s’avérer délicat.

Chaque organisme public devrait consacrer du temps à la recherche, à la hiérarchisation, à la correction et à l’application des contrôles de sécurité dans Microsoft 365. Voici quelques moyens de le faire :

• Automatisation – Pouvez-vous corriger ou modifier en masse les problèmes de sécurité ou d’autorisations en fonction des informations recueillies ? Pouvez-vous définir des stratégies de partage et d’accès des invités qui sont appliquées automatiquement ?
• Établissement de rapports – Pouvez-vous faire correspondre les informations sur les risques aux cadres réglementaires régionaux ou sectoriels ? Que diriez-vous d’établir un ordre de priorité des questions critiques sur lesquelles agir ?
• Stratégies – Pouvez-vous définir des stratégies pour surveiller et contrôler l’accès, le partage et le déploiement des invités afin d’éviter toute dérive de la configuration ?

Certaines de ces fonctionnalités sont disponibles d’emblée dans Microsoft 365, mais sont complexes à gérer. Des solutions telles que Policies & Insights for Microsoft 365 d’AvePoint permettent de surveiller facilement l’état de fonctionnement de Microsoft 365, de hiérarchiser et d’automatiser les demandes ainsi que de les visualiser grâce à un tableau de bord de sécurité basé sur le temps.

Quelle voie emprunter à partir de là ?

Le monde du travail peut sembler un peu différent aujourd’hui, mais certaines choses sont rassurantes de familiarité : les organisations veulent être durables, adaptables et résistantes à tout ce qui se présente à elles. Elles veulent des employés engagés, une culture florissante et des dirigeants inspirants.

En prenant des mesures pour favoriser une collaboration sûre dans le cadre d’un travail hybride, que ce soit en regroupant les services cloud ou en renforçant la sécurité, votre organisme peut s’engager dans la voie d’un avenir radieux.

Pour en savoir plus sur ce sujet, regardez le webinaire 5 étapes essentielles pour un travail collaboratif sécurisé présenté par AvePoint.

Vous avez besoin de conseils ou de soutien supplémentaires ? AvePoint est votre partenaire de confiance pour optimiser les opérations SaaS et sécuriser la collaboration. Parlons-en  !

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