Utiliser SharePoint pour l’automatisation des processus d’entreprise
La plupart des personnes comprennent les avantages de l’automatisation, mais elles ne savent peut-être pas quels types de processus peuvent être automatisés ou comment les automatiser. L’automatisation des processus d’entreprise avec SharePoint implique la conversion de processus manuels, basés sur le papier, en un système électronique qui élimine la plupart des délais, de la variabilité et des erreurs humaines.
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Lorsque nous cherchons à améliorer un processus d’entreprise, nous commençons par comprendre comment le processus fonctionne aujourd’hui. Pour structurer notre approche, nous devons réfléchir aux questions suivantes :
- Quels sont leurs processus opérationnels ?
- Quel rôle le processus en question joue-t-il dans l’entreprise ?
- Quels systèmes utilisent-ils ? (C’est là que SharePoint peut s’avérer très utile !)
- Comment savons-nous que ce processus est réussi ? En d’autres termes, comment mesurer l’amélioration ou l’adoption ?
Voici un exemple de la méthodologie d’amélioration de BPA dans SharePoint :
Dans quel état se trouve l’entreprise ?
Vous devez comprendre comment votre entreprise utilise actuellement SharePoint, mais surtout comment une entreprise effectue ses opérations quotidiennes. Quels sont leurs processus papier ? Comment stockent-elles les documents ? Comment conservent-ils les documents ? Comment trouvent-ils les documents ?
Disposer d’un référentiel central de collaboration pour faciliter la recherche et le stockage des documents est l’un des principaux avantages de SharePoint. La plateforme peut être exploitée pour créer de meilleurs processus, des automatisations et des flux de travail qui sont utiles pour rendre l’entreprise plus efficace. Et vous pouvez étendre cela à l’ensemble d’un personnel mobile ou distant.
Quel est le processus opérationnel central ?
Si quelqu’un dirige un bureau de passation de marchés, que fait-il des contrats ? Comment ces contrats sont-ils créés ? Avec qui sont-ils partagés ? Ces questions sont toutes essentielles pour comprendre le processus opérationnel d’une organisation. Une fois ce processus clairement défini, nous pouvons déterminer comment SharePoint peut être utilisé pour l’améliorer en donnant aux employés un accès sécurisé aux documents, en activant les flux de travail et en utilisant des outils tels que Power Automate et Power BI pour activer l’automatisation et améliorer le reporting respectivement.
Lorsque vous envisagez d’optimiser un processus d’entreprise, vous devez inclure des concepts clés tels que l’efficacité dans la recherche de contenu, le suivi de la signification de ce processus en termes de pertinence, la nécessité de le mettre à jour, de le retirer, de l’améliorer, etc. Il est également essentiel de garder la trace des processus de flux de travail qui impliquent des personnes pour les contributions ou les points de décision.
Avec SharePoint, le nouveau processus assure désormais :
- Une plate-forme de collaboration moderne
- La gestion des documents (co-édition)
- La sécurité
- La recherche
- L’extensibilité
- La mobilité
Qu’en est-il des intégrations avec des personnes, des processus ou d’autres systèmes ? Nous pouvons tirer parti de Power Platform.
- Power Automate
- Power Apps
- Power BI
Mesures de la réussite
Pour en revenir à l’exemple de la passation de marchés, disons qu’il faut six semaines pour lancer et terminer un processus parce qu’il n’y a pas de référentiel central auquel les personnes peuvent accéder. SharePoint peut s’avérer essentiel pour faciliter le partage externe. Nous pouvons mesurer le succès en comparant le temps nécessaire pour permettre l’accès externe sans SharePoint et avec SharePoint via des rapports métriques.
Les flux de travail constituent un autre type de tâche mesurable. Alors que quelque chose doit généralement passer par cinq personnes différentes avant d’être approuvé, SharePoint dispose de nombreux flux de travail et d’approbations natifs intégrés. Par ailleurs, si quelque chose doit être plus personnalisé ou dynamique, Power Automate peut être utilisé pour faciliter le processus.
Il existe plusieurs façons de mesurer le succès du nouveau processus d’entreprise dans SharePoint. Parmi les exemples, citons les enquêtes numériques utilisant des formulaires en ligne, les rapports d’utilisation sur les activités et les tendances dans SharePoint et Microsoft 365 ainsi que les calculateurs de retour sur investissement qui montrent des choses comme le temps économisé par rapport à la main-d’œuvre pour l’exécution des tâches. Avez-vous un bon retour d’information de la part des personnes qui utilisent ces méthodes dans SharePoint maintenant ?
Conclusion
Qu’il s’agisse d’améliorer un processus papier actuel pour un département marketing autour de campagnes ou d’aider votre équipe de vente à fournir de meilleures propositions plus rapidement avec la contribution de diverses parties prenantes ou d’aider le département financier à centraliser les rapports, SharePoint peut être utilisé pour aider les entreprises à en faire plus. Si vous êtes prêt à faire passer votre entreprise à un niveau supérieur de productivité, planifier et mettre en œuvre l’automatisation de SharePoint est une stratégie judicieuse.
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