Qui devrait pouvoir créer des Teams Microsoft ?

Pourquoi s’équiper de Teams ? D’ailleurs, pourquoi est-il important de disposer d’un environnement de travail moderne ? Les réponses les plus fréquentes à ces questions sont que les entreprises souhaitent assurer la satisfaction de leurs salariés, leur fournir des moyens efficaces de collaborer et devenir des lieux de travail aussi attrayants que possible.

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À cela s’ajoute que Teams permet facilement de gagner du temps, car le logiciel évite aux utilisateurs d’avoir à constamment changer de contexte et réduit le nombre d’applications/solutions entre lesquelles ils doivent basculer. L’objectif est de maintenir les employés au sein de la plateforme Microsoft Teams afin qu’ils y réalisent une grande partie de leurs opérations de collaboration telles que le partage de fichiers et l’accès aux applications dont ils ont besoin.

Le défi à relever est de parvenir à préserver l’expérience positive des utilisateurs lorsque des Teams sont créées et de convaincre les utilisateurs d’utiliser les outils/applications/ressources dont ils ont besoin sans qu’ils se sentent dépassés. Il est facile de dire : « Tout le monde devrait utiliser des Teams » et ne pas se préoccuper ensuite des problèmes de gestion qui peuvent s’ensuivre. Ce n’est pas parce qu’une Team est créée qu’elle sera nécessairement adoptée.

Création d’une Team n’est pas adoption d’une Team

On peut parler d’adoption de Microsoft Teams lorsque les utilisateurs comprennent l’intérêt d’une Team donnée, qu’ils l’utilisent et qu’ils reconnaissent les avantages qu’elle leur procure en matière de gains de temps et d’optimisation des processus. Que ce soit dans la comptabilité, la maintenance d’installations, la production ou les services, il y a dans tous ces domaines une adoption véritable.

S’agissant de la création, l’enjeu est de répondre aux besoins de l’entreprise. D’un côté, Microsoft a conçu Teams en prenant pour credo « Qui sait mieux de quoi les utilisateurs ont besoin que les utilisateurs eux-mêmes ? Pourquoi leur compliquer la tâche ? ».

Et de l’autre, nous avons constaté à maintes reprises que si on laisse les utilisateurs créer indéfiniment sans définir de règles, certains finissent par perdre toute mesure ou par s’embrouiller, et risquent de créer des doublons, des redondances ou toute autre chose inappropriée.

Par conséquent, pour de nombreuses entreprises, il y a un équilibre délicat à trouver. Elles sont généralement confrontées au dilemme suivant :

1. Soit activer le provisioning en libre-service et permettre aux utilisateurs de créer des Teams dès qu’ils en ont besoin
2. Soit désactiver le provisioning en libre-service et privilégier une approche plus directive, qui prévoirait notamment que les utilisateurs remplissent un questionnaire pour expliquer pourquoi ils ont besoin d’une Team pour collaborer, et où l’équipe informatique serait chargée de configurer les Teams selon les besoins des utilisateurs.

Quelle solution est la bonne pour votre entreprise ?

La culture d’entreprise est différente d’une organisation à l’autre. Si les nouvelles technologies sont généralement bien accueillies dans votre entreprise et que vous disposez dans vos rangs d’utilisateurs avertis et/ou de parties prenantes qui sont prêts à promouvoir l’utilité de Microsoft Teams dans toute l’entreprise, cela pourrait susciter un réel engouement. Dans ce cas, permettre aux utilisateurs de créer leurs Teams eux-mêmes pourrait être une bonne chose.

Cependant, cela pourrait aussi être source de problèmes pour les entreprises qui ne seraient pas en mesure de gérer ce qui a été créé. Les utilisateurs sont susceptibles d’abuser des outils de création, ce qui pourrait entraîner à terme d’autres problèmes d’utilisation inappropriée. Si des utilisateurs collaborent et partagent des informations sans que des contrôles adéquats n’aient été mis en place, cela peut avoir des conséquences négatives pour l’entreprise.

En fin de compte, il n’y a pas de solution miracle qui fonctionne dans tous les cas : la clé est de s’adapter aux méthodes de travail et au cadre qui conviennent le mieux à vos salariés.

Est-il possible de créer trop de Teams ?

Pas nécessairement. La principale question qui se pose est plutôt de savoir si les Teams sont utilisées aux fins pour lesquelles elles ont été créées. Mais il est vrai qu’un nombre excessif de Teams peut finir par poser de réelles difficultés du point de vue de la gestion informatique : à terme, la conservation d’un grand nombre de Teams peut s’avérer problématique et les efforts d’administration trop importants.

C’est pourquoi beaucoup d’entreprises préfèrent restreindre le nombre de Teams. Mais si toutes les Teams sont utilisées et représentent une plus-value pour l’entreprise, disposer d’un grand nombre de Teams n’est pas une mauvaise chose en soi.

Indices suggérant qu’il est temps de mettre en place une gouvernance

Il est important de garder un œil sur la gestion du cycle de vie. D’une manière générale, chaque objet est créé, a une certaine durée de vie, puis est retiré et archivé. La même chose vaut pour les espaces de collaboration.

Tout commence par la création. Selon la solution choisie, c’est l’utilisateur qui crée l’espace de travail lui-même, ou il doit remplir un questionnaire et c’est vous qui créez l’espace de travail pour son compte.

Vous surveillez ensuite l’espace de collaboration tout au long de son cycle de vie. Vous observez la façon dont il est utilisé, quels utilisateurs démarrent des conversations, qui discute avec qui, qui partage des fichiers, qui accède à des fichiers, etc.

Ensuite, vous mettez en place des stratégies pour établir si le groupe ayant demandé la création d’une Team continue à discuter, publier des messages, partager des contenus 30, 60 ou 90 jours plus tard. Si ce n’est pas le cas, il peut être opportun de se demander si l’espace de collaboration a encore lieu d’être. S’il avait été créé dans le cadre d’un projet et que le projet est terminé, il est possible qu’il soit devenu obsolète.

La dernière étape est le retrait. Combien de temps faut-il conserver les contenus ? De quels contenus s’agit-il ? Sont-ils confidentiels ? S’agit-il de contenus propriétaires ? Si c’est le cas, il peut être nécessaire de les conserver pendant un certain temps.

C’est sur cet aperçu du processus généralement appliqué par les administrateurs pour gérer les espaces de travail de Teams que s’achève notre article. Vous avez d’autres questions sur la façon de gérer la création de Teams ? Indiquez-les dans les commentaires ci-dessous !

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