SharePoint Online の利用を検討している方や、導入している企業は多いでしょう。しかし容量を把握していないと、ある日突然空きがない状態になり、ファイルのアップロードや編集ができなくなる場合があります。
そういった事態を避けるために、今回はSharePoint Online の容量はどのくらいあるのか、容量を確認する方法、追加方法などについて解説します。SharePoint Online をより快適に利用したい方や、容量について悩んでいる方は、ぜひ最後までお読みください。
SharePoint Onlineとはファイル共有サービス
SharePoint Online とはMicrosoft社が提供している、ポータルサイトの作成やファイル共有が可能な情報共有サービスです。クラウド上で利用ができるため、インターネット環境がある所であれば、どこでも利用できます。ブラウザ上での編集も対応しており、デバイスの種類を問わずに、通常作業のほかアクセス権限や編集権限の設定も行えます。
SharePoint Online ではサービス内に、カレンダーやワークフローアプリを追加できるため、自身の使いやすい形で利用できます。チームやプロジェクト単位で情報共有が行える、チームサイトも容易に立ち上げ可能です。文書や画像の共有、掲示板などを活用すると、より活発にコミュニケーションを取れるでしょう。
なお、SharePoint Online を利用するためのプランは「SharePoint プラン1」と「Office 365 E3」の大きく2種類があります。
SharePoint Online の容量はプランによって違う
SharePoint Online の基本的な容量は、1ユーザーあたり1TBです。
それに加えて、SharePoint プラン1を契約した場合は、ユーザー1人あたり10GBをかけたものが上限になります。
SharePoint プラン1を契約した場合の、上限の式は以下のとおりになります。
「容量＝1TB＋(追加容量10GB×ユーザー人数)」
Office365 E3 で契約した場合は、ユーザーが5人以上契約すると容量無制限の個人用クラウドストレージの利用が可能です。
また、単一サイトのストレージは両プランとも最大25TBです。万が一規定容量を超えてしまった場合は、ファイルのアップロードや格納ファイルの編集ができなくなるなどの制限が発生します。
SharePoint Online で容量を確認する方法は2つ
SharePoint で現在どの程度の容量を使用しているのか確認する2つの方法を紹介します。容量がいっぱいになって慌てる前に、以下の方法で調べましょう。
サイトの設定から調べる方法
1つはSharePoint Online のサイト設定から、容量を調べる方法です。確認方法はSharePoint Online にログインをして、設定からサイトコレクションの管理、記憶域メトリックスを選択します。記憶域メトリックスの右上部分に、現在の使用容量と空き容量の表示がされ、利用状況の確認が可能になります。
ただしサイトの設定から調べるには、サイトの管理者や所有者である必要があります。権限がない場合には、容量の確認はできません。現在の容量を調べる際は、管理者権限の付与を依頼するか、権限のある方へ問い合わせましょう。
SharePoint 管理センターから確認する方法
SharePoint Online の管理センターからも、容量の確認は可能です。管理センターからの確認は、対象サイトの管理者のみが利用できる方法となります。
SharePoint Online にログインし、Microsoft365 の管理画面からSharePoint Online を選択します。対象サイトの画面左のメニューから管理アイコンをクリックしましょう。アクティブなサイトをクリックすると、右上に利用中のサイト全体の容量と空き容量が表示されます。
また個別サイトごとの容量を確認する場合は、対象サイトをクリックし、アクティビティタブから記憶域の使用量を確認しましょう。
SharePoint Online で容量を増やすには
SharePoint Online の現状の容量を確認し、増やす必要がある方もいるでしょう。どのようにしてSharePoint Online の、空き容量を増やすのかについて解説します。今すぐ行える方法のため、空き容量が足りないとなった場合に、最初に実行しましょう。
ゴミ箱のデータを消去する
1番手軽に行える方法は、ゴミ箱のデータ消去です。SharePoint Online ではデータを削除すると、ゴミ箱に保存されます。そのためゴミ箱のデータが、SharePoint Online 全体の容量を圧迫する原因となります。
ゴミ箱のデータを削除するには、設定の項目からサイトコンテンツを開き、ゴミ箱を選択しましょう。左上にある「ゴミ箱を空にする」を選択すると、ゴミ箱内のデータを削除できます。
ゴミ箱のデータは定期的に削除をすると容量を空けられるため、1ヶ月に一度など定期的なサイクルで行うことで、安定的に容量を確保できます。今まで一度もゴミ箱の削除を行っていない方は特に、すぐに容量を空けられる方法になるため、現在の状況を確認し、実施しましょう。
容量を追加する
SharePoint Online では容量の追加購入も可能なため、1GBごとに必要な分だけを追加できます。アカウントの種類によって、購入の方法は異なります。顧客契約の課金アカウントがある場合は、Microsoft365 の管理センターからサービスの購入、カテゴリ別の表示にてOffice365 を選択しましょう。追加のファイルストレージOffice365 から詳細を選択し、必要なGB数を入れて購入可能です。
サブスクリプション契約の場合はMicrosoft365 の管理センターから、アドオンを購入するサブスクリプションを選び、サービスの購入と追加ファイルストレージにてアドオンのOffice365 を見つけます。詳細からアドオンに接続するサブスクリプションを選び、サブスクリプションに接続、チェックアウトページで購入する数量を注文しましょう。
SharePoint Online で容量を節約する2つの方法
SharePoint Online を利用する際は、容量の確認や追加はもちろん、無駄な容量を使わない方法も大切です。必要な容量を常に保てるよう、データをなるべく節約して利用すると良いでしょう。
画像ファイルを最適化する
画像を利用する際は、画像ファイルの大きさを最適化しましょう。近年ではパソコンやスマホのカメラ性能が向上しているため、高画質な画像が増えています。そのままのサイズで画像を利用すると、容量が大きくなってしまい、SharePoint Online の容量を圧迫するでしょう。
画像をよく使用する場合は、特に画像を圧縮してからの利用が最適です。画像圧縮のWebサービスや圧縮ソフト、拡張子の変更など手間はかかりますが、容量確保のためには積み重ねが大切になります。また圧縮ツールは画像以外でも利用できるため、極力圧縮をした状態で利用しましょう。
不要なデータを定期的に削除する
画像の圧縮はもちろん、不要なデータの定期的な削除も大切になります。先述した通りSharePoint Online では、データを削除した後もゴミ箱に保存される仕組みです。ゴミ箱内のデータを放ったままにしておくと、どんどんSharePoint Online の容量を圧迫していきます。不要なデータは1週間ごと、1ヶ月ごとといったサイクルを決めたうえで、削除しましょう。
また作成した文書や書類については、どの程度の期間で削除するのかを決めておくと、容量の確保にもつながります。管理体制の見直しと共に、容量確保のための仕組みも作っておきましょう。
SharePoint Onlineの容量を管理しよう
SharePoint Online の容量は、契約しているプランによって上限が異なります。また、現在の利用容量を知るには、サイトの設定かSharePoint Online の管理センターにて確認しましょう。空き容量もすぐにわかるため、どの程度の余裕があるかを把握できます。
容量を増やすためには、定期的なゴミ箱内のデータ削除や、追加での購入が必要です。購入時は1GBずつ増加できるため、必要な分のみ買えます。
SharePoint Online の容量を節約して利用するには、定期的なデータ削除はもちろん、画像ファイルの圧縮といった方法がおすすめです。SharePoint Online の容量を確保して、快適に利用できる環境を作りましょう。
