案例分析 — American National
挑戰
American National在2017年開始使用Teams。在全公司範圍內發佈之前，他們想先設限控制工作空間的創建以防止資料蔓延。這不是沒事找事，是他們從2017年引入SharePoint時得到的血與淚的教訓，他們明白“脫了韁”的環境有多麼可怕。因為缺乏前期監管，過多的網站沒有管理配位，讓公司不得不採用了一個繁重的、需要大量人力投入的IT程式來封鎖整個協作平臺。
“這一次，我們學聰明了，提前思考，在把工具呈現給使用者之前就把它’包裝’起來。先讓一個測試小組率先使用Teams，觀察使用者如何使用它，有什麼問題 ” American National Insurance Company M365和SharePoint管理員Thuan Kha這麼說。
在這個試水階段，他們意識到員工還不知道如何最大限度地發揮Teams的優勢。常見的問題有：只是拉一個聊天群組就夠了的情況下使用者卻要求創建一個新的Team、在創建Team後不久就放棄使用以及在沒有IT和Team所有者同意的情況下創建私人頻道，導致資料蔓延，環境混亂，無人問責。
Thuan馬上意識到這可能比當初引入SharePoint的時候還要棘手，一定要在大範圍推廣Teams之前就創建相應的策略控制環境資料增長。從以往的經驗教訓來看，最好還是能儘量少的投入人力比較好，所以他們開始積極地尋找能做到這一點的工具。
AvePoint 解決方案
說幹就幹，American National開始尋找解決方案，將範圍縮小到大約四到五個供應商。他們認為其他的供應商的產品並不能解放Thuan和她的團隊的雙手，需要他們時不時就到系統內配置策略。而Cloud Governance的自動化屬性，加上AvePoint的24/7客戶支援，讓合作水到渠成。
Thuan說：”AvePoint的支持團隊非常出色！我的電話永遠有人接聽，問題總能得到妥善解決。”
採用這工具真是明智之舉：”現在我們可以自動創建Planner，Cloud Governance 的精簡流程，省去了我的團隊手動去創建Group的繁瑣過程，沒什麼可操心的。 ”
Cloud Governance引導使用者完成簡單的業務問題，確保他們始終在使用正確的工具來完成工作。即使使用者錯誤地或不必要地創建了一個Team，該解決方案的自動封存和刪除政策可不會坐視不管，不會給IT團隊帶來額外的負擔。
American National還使用AvePoint Policies & Insights (PI) 來配套執行Cloud Governance的策略以減少資料蔓延。利用PI掃描他們的Teams環境，並還原任何 “允許成員創建私人頻道 “的設置，控制和保護新工作場所的變化。
自從推行了這兩個解決方案以來，每天處理的對新工作空間的請求下降了50%。使用者似乎對新系統適應得很好，因為Thuan的團隊收到的問題回饋更少。”我很難用金錢來衡量它的價值，但是有了這些解決方案，我的團隊再也不用花時間處理這些繁瑣的工作，我們有精力去做更有價值的事情了。”
成果
Cloud Governance和Policies & Insights讓一切變得可控，Thuan說：”月度報告不會說謊，我們看到了它們的作用。資料沒有不受控制的增長和無謂的蔓延。存儲費用減少了，而且隨著公司規模的擴大，這些解決方案也能持續擴展，為我們節約成本。”
如果你準備推出一個新的協作工作場所，Thuan有一些建議給你：”不要等到有問題的時候再去做，要提前做好準備。不然，使用者就會給你上一課，政策執行會更加困難。把問題扼殺在萌芽裡，不然日後想要解決問題可有苦頭吃了”。
American National
American National旗下包含American National Insurance Company及其保險附屬公司。American National Insurance Company成立於1905年，總部設在德克薩斯州加爾維斯頓，為公民提供廣泛的產品和服務，包括人壽保險、年金、健康保險、信貸保險、養老金產品以及針對個人業務、農業企業和特別商業風險的財產和意外保險，業務橫跨全美50個州。
