Shifts in Microsoft Teams: Was Sie wissen müssen

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Anfang 2019 verkündete Microsoft, dass Shifts in Microsoft Teams bald verfügbar sein wird – eine neue Funktion, die sich in erster Linie an Mitarbeiter in Service und Produktion (also nicht Büroangestellte) richtet.

Doch was ist Shifts eigentlich? Im Großen und Ganzen erfüllt Shifts denselben Zweck wie die StaffHub-App, die Bestandteil von Office 365 ist und mit der Sie vielleicht vertraut sind. Allerdings ist der StaffHub-Dienst seit Ende 2019 nicht mehr verfügbar, da Microsoft weiterhin darum bemüht ist, seine Dienste und weiteren Angebote zu konvergieren und zu konsolidieren.

Als StaffHub eingeführt wurde (was sich anfühlt, als wäre es gestern gewesen, weil es tatsächlich erst ca. drei Jahre her ist), wurde der Dienst als Dienstplanungs-/Schichtverwaltungs-App für Mitarbeiter in Service und Produktion beworben. Mit der App können Führungskräfte Dienstpläne erstellen, Informationen veröffentlichen und teilen und mit ihren Teams kommunizieren. Mitarbeiter können über die App nicht nur ihren Dienstplan abrufen, sondern auch Schichten mit Kollegen tauschen, eigene Schichten zum Tausch anbieten, auf Dateien und Informationen zugreifen und entweder persönlich oder in einer Gruppe mit anderen Teammitgliedern chatten.

StaffHub nutzt Office 365-Gruppen für die Mitgliedschaften, SharePoint als Dateirepository und den Azure-basierten Chat-Dienst von Microsoft Teams für die Kommunikation.

Es ist davon auszugehen, dass Shifts in Microsoft Teams nun all diese Funktionen und noch mehr mitbringt.

Mit „mehr“ ist dabei Folgendes gemeint:

• Anpassbare Anzeige auf mobilen Geräten
• Standortfreigabe
• Kameraintegration
• Vorlage für Konfigurationsrichtlinien speziell für Mitarbeiter in Service und Produktion
• Aufzeichnung und Verbreitung von Audionachrichten (z. B. Sprachnotizen)

Des Weiteren ist seit dem ersten Quartal 2019 die Graph-API für Shifts für die Integration mit bestehenden Dispositions- und Meldungssystemen verfügbar. Dies ist insbesondere für Organisationen hilfreich, die große Investitionen in branchenspezifische oder zwar allgemein einsetzbare, aber umfassende Plattformen für das Personalmanagement getätigt haben. Solche Organisationen möchten nicht zwischen Microsoft Teams und ihrer bestehenden Lösung wählen müssen, da sie von vornherein wissen, wer hier das Rennen machen würde.

Doch dieser Konkurrenzgedanke soll uns hier nicht weiter beschäftigen, da der klare Vorteil darin liegt, dass Organisationen ihre bereits vorhandenen Plattformen weiterhin verwenden, ihren Mitarbeitern in Service und Produktion mit Microsoft Teams aber ein neues Front-End präsentieren können.

Microsoft spricht im Zusammenhang mit Shifts von „Mitarbeitern in Service und Produktion“ („firstline workers“) und ich möchte an dieser Stelle kurz erläutern, wer hier eigentlich genau gemeint ist. Im Allgemeinen handelt es sich bei „firstline workers“ um Mitarbeiter, die nicht den ganzen Tag am Computer sitzen und mit Microsoft Office arbeiten, also zum Beispiel Krankenpflegepersonal, Beschäftigte im Einzelhandel, Lagerarbeiter, Bauarbeiter usw.

Bedeutet das, dass Shifts nur für Mitarbeiter in Service und Produktion geeignet ist oder können Büroangestellte („white collar employees“) die Lösung auch einsetzen?

Die Antwort lautet: Ja, unbedingt!

StaffHub (der Vorgänger von Shifts) wurde für viele verschiedene Zwecke eingesetzt. In der Praxis ist es so, dass Tools wie Shifts und StaffHub nicht nur Mitarbeitern weiterhelfen, die im Schichtbetrieb arbeiten. Shifts ist für Mitarbeiter an Service-Desks, am Empfang und im Kundenservice geeignet, kann aber auf allen Hierarchiestufen einer Organisation eingesetzt werden, um Verantwortung für bestimmte Aufgaben in bestimmten Zeiträumen zuzuweisen.

In einem mir bekannten Fall wurde das Tool im Zusammenhang mit Renovierungsarbeiten in einem Büro verwendet. Die Organisation nutzte StaffHub, um die morgendlichen Anwesenheiten der Mitarbeiter zu planen und so sicherzustellen, dass immer jemand da war, um den Bauarbeitern (die ja oft früher anfangen als der typische Büroangestellte) die Tür zu öffnen.

In einem anderen Fall kam das Tool in einer Forschungsorganisation zum Einsatz, die mittels eines „Ask a Scientist“-Programms mit der Öffentlichkeit in Kontakt tritt. Mit StaffHub wurden die Anwesenheitszeiten der Wissenschaftler organisiert und ihnen so „Bürozeiten“ zugewiesen, was bei den Wissenschaftlern großen Anklang fand.

Shifts kann in der Praxis also von jeder Funktion und zu jedem Zweck genutzt werden, der Anwenderkreis ist definitiv nicht auf Mitarbeiter in Service und Produktion beschränkt. Das Tool kann zu Job-Sharing-Zwecken und von Büroangestellten genauso wie von IT-Personal zur Arbeitszeitplanung verwendet werden.

Auch Projektteams profitieren davon: Mit Shifts können Sie festlegen, wer wann den Support übernimmt, die Genius Bar besetzt oder Schulungs- und andere Aufgaben übernimmt.

Kurz gesagt: Shifts ist, genau wie StaffHub zuvor, für alle da. Probieren Sie es einfach aus, das ist der beste Weg, um herauszufinden, ob Shifts etwas für Sie ist. Das tut nicht weh, Sie müssen sich zu nichts verpflichten und auch ansonsten kein Opfer bringen. Und auch an der Art und Weise, wie Ihr Team funktioniert, ändert sich nichts. Hier bietet sich einfach nur eine weitere Gelegenheit, dazuzulernen und effektiver zu arbeiten.

Hier noch ein paar Antworten auf häufige Fragen, die Ihnen sicher weiterhelfen, wenn Sie zum ersten Mal mit Shifts in Microsoft Teams arbeiten oder wenn Sie bisher StaffHub eingesetzt haben und wissen möchten, welche Unterschiede es gibt:

Kann ich einen Zeitplan zu einem bestehenden Team hinzufügen?

Ja! Klicken Sie einfach auf die Shifts-Schaltfläche in Microsoft Teams und es werden alle Teams angezeigt, denen Sie als Mitglied angehören. Nur Besitzer können Zeitpläne erstellen, Sie können die Schalfläche also nur anklicken, wenn Sie der Teambesitzer sind. Wenn Sie nur ein Mitglied des jeweiligen Teams sind, ist die Schaltfläche ausgegraut.

Wie steht es um StaffHub?

Seit dem 1. April 2019 wird die App nicht mehr in Mobile App Stores angeboten und der Dienst steht für neue Office 365-Kunden nicht mehr zur Verfügung.

Können die Zeitpläne in StaffHub auf Microsoft Teams übertragen werden?

Microsoft hat verlauten lassen, dass eine wie auch immer geartete Datenmigration geplant ist, weitere Einzelheiten sind jedoch noch nicht bekannt.

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