Leitfaden für Backup & Wiederherstellung Ihrer Salesforce-Daten

Wie Sie Ihre Salesforce-Daten am besten schützen können, erfahren Sie in diesem Beitrag: 5 Möglichkeiten, Ihre kritischen Salesforce-Daten mit AvePoint zu schützen.

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Angesichts der Art und Weise, wie Salesforce effiziente Lösungen zur Verwaltung von Kunden- und Partnerdaten bereitstellt, ist es nicht verwunderlich, dass es in der Branche für Customer Relationship Management (CRM) führend ist.

Mit dieser leistungsstarken Funktion geht jedoch auch die Verantwortung einher, für eine angemessene Sicherheit dieser Daten zu sorgen. Leider konzentrieren sich die meisten SaaS-Anbieter hauptsächlich auf die Bereitstellung großartiger Plattformen und überlassen die Verwaltung und Sicherung von Daten dem Kunden.

Und so verhält es sich auch mit Salesforce. Die Lösung einzusetzen bedeutet, die Verantwortung für die Verwaltung, das Backup und den Schutz nicht nur der Daten Ihrer eigenen Organisation, sondern auch der Daten Ihrer Kunden und Partner zu übernehmen. Klingt das nach einer ziemlich großen Verantwortung? Genau das ist es auch.

Mit diesem Blogbeitrag möchten wir Salesforce-Nutzern die Möglichkeit geben, ihre Salesforce-Daten besser zu verwalten, indem wir den ultimativen Leitfaden für Backup und Wiederherstellung bereitstellen. Legen wir los!

Warum brauchen Sie ein Backup?

Stellen wir doch einfach eine Gegenfrage: Wie können wir jemals vollständig darauf vertrauen, dass unsere Salesforce-Daten wirklich sicher sind, wenn es kein Backup gibt? Ausfälle von Rechenzentren, Stromausfälle, Katastrophen, menschliches Versagen – es gibt einfach zu viele mögliche Ursachen für Datenverluste. Das Löschen eines Kontos, eines Objekts oder eines Kontakts ist nichts, was man einfach so zurückweisen kann.

Selbst wenn Sie bei

Was muss gesichert werden?

Es ist wichtig zu wissen, welche Daten in Salesforce essenziell sind und welche für die Wiederherstellung geschützt werden sollten. Ein effizienter Backup-Dienst sollte in der Lage sein, alle wesentlichen Datentypen zu sichern, etwa Accounts, Kontakte, Leads, Opportunities, Fälle und Verträge.

Zusätzlich zu den Hauptdatentypen sollten auch benutzerdefinierte Objektdatensätze, Dateien und Inhalte gesichert werden. Für einige Organisationen reicht die Sicherung der genannten Daten nicht aus, da sie über eigene Konfigurationen, Felder, Seitenlayouts und Metadaten verfügen, die ebenfalls Teil des Backups sein sollten.

Häufige Datenverlust-Szenarien in Salesforce

Es gibt mehrere Fälle, die zu einer (beabsichtigten oder unbeabsichtigten) Löschung Ihrer Salesforce-Daten führen können. Folgende Beispiele beschreiben die Szenarien, mit denen Organisationen am häufigsten konfrontiert werden und gegen die sie sich mit einer Backup- und Wiederherstellungslösung eines Drittanbieters absichern können. Werfen Sie einen Blick auf diese Szenarien, um zu wissen, was zu vermeiden ist:

Nutzerfehler: Dies sind typische Fehler von Anwendern. Manchmal können Nutzer nicht nachvollziehen, warum ihre Interaktion mit bestimmten Daten zu einer Löschung geführt hat. In manchen Fällen nehmen Mitarbeiter auch Änderungen an Daten vor, bevor sie das Unternehmen verlassen. Das macht die Lösung des Problems umso schwerer, da sie der Organisation nicht länger angehören und niemand über die Daten Bescheid weiß, die sie hinterlassen haben. Einige Nutzer wiederum setzen zu viel Vertrauen in die Möglichkeit, gelöschte Elemente aus dem Papierkorb wiederherzustellen, ohne sich der Beschränkungen dieser Methode bewusst zu sein.

Der Papierkorb in Salesforce speichert gelöschte Elemente – was er jedoch nicht speichert, sind die Versionshistorien dieser Elemente. Sollten vor der Löschung von Inhalten unerwünschte Änderungen vorgenommen worden sein, lautet die große Frage: Wie können Sie den Ursprungszustand Ihrer Daten wiederherstellen?

Administratorenfehler: Anders als die oben genannten Beispiele führen Administratorenfehler zu umfangreicheren Datenverlusten, die eines komplexeren Wiederherstellungsansatzes bedürfen. Die meisten dieser Fehler treten bei der Verwendung des Data Loader auf, wenn Administratoren versuchen, Massenupdates, -änderungen oder -aktionen auf einmal auszuführen, was schnell zur Massenlöschung von Daten führen kann. Den Administratoren fallen die Daten, die sie gelöscht haben, dabei unter Umständen nicht einmal auf. Und es sind nicht nur Administratoren, die den Data Loader verwenden können; jeder, der darauf Zugriff hat, kann Aktionen wie Massenlöschungen durchführen.

Wenn ein Power-User beispielsweise versehentlich 32.000 Datensätze im Data Loader gelöscht hat, befinden sich diese gelöschten Datensätze für maximal 14 Tage im Papierkorb. Die einzige Möglichkeit, diese Datensätze wiederherzustellen, besteht darin, sie Seite für Seite aus dem Papierkorb wiederherzustellen, was eine Menge Zeit und Mühe kostet.

Wie schützt Salesforce Daten?

Data Recovery Service

Die native Backup- und Wiederherstellungslösung von Salesforce, Data Recovery Service, ist eine Plattformlösung, mit der Salesforce-Nutzer den Stand ihrer Daten und Metadaten an einem spezifischen Zeitpunkt über eine Support-Anfrage wiederherstellen können. Mit der Funktion „Scheduled Data Export“ können Sie Ihre Daten über einen per E-Mail versandten Link erhalten, der 48 Stunden lang verfügbar ist, bevor er abläuft. Sobald der Link abläuft, muss der gesamte Prozess erneut gestartet werden.

Obwohl im vergangenen Jahr die Einstellung des Dienstes angekündigt wurde, da ihn nur wenige Kunden nutzten und verschiedene Drittanbieterlösungen verfügbar waren, 

Andere native Backup-Tools:

1. Datenexportservice:Mit dieser Funktion können Sie Ihre Daten – Bilder, Dokumente, Anhänge und Chatter-Dateien – wöchentlich oder monatlich automatisch oder manuell sichern. Nachteilig ist, dass der Datenexport für Sandboxes nicht unterstützt wird und dass Dateien 48 Stunden nach Abschluss des Exports gelöscht werden. Zudem ist mit Verzögerungen zu rechnen, besonders in Fällen hohen Traffics. Hier schaffen Drittanbietertools wie AvePoints Cloud Backup für Salesforce Abhilfe. Mit Cloud Backup können Sie Ihre Daten in wenigen Minuten effizient und vollständig exportieren, was besonders unter Zeitdruck eine große Hilfe ist.
2. Bericht-Export: Mit dieser Funktion können Sie gezielt Daten wie Kampagnenkontakte oder Lead-Datensätze sichern und in eine andere Salesforce-Umgebung oder eine Drittanbieteranwendung wie Excel importieren. Dies ist jedoch ein manueller und langwieriger Prozess, der anfällig für menschliche Fehler ist, was die Automatisierung umso wichtiger macht.
3. Salesforce-APIs: Um Salesforce-Informationen über eine externe Anwendung zu sichern, stehen Ihnen die Salesforce-APIs zur Verfügung. Wenn Sie eine umfassendere Lösung benötigen, kann Cloud Backup Ihnen helfen, Ihre Metadaten und andere benutzerdefinierte Konfigurationen zu schützen und wiederherzustellen.

Native Wiederherstellungstools:

1. Papierkorb: Mit dem Papierkorb können Sie gelöschte Datensätze wie übergeordnete Konten, Fälle und benutzerdefinierte Lookups einfach wiederherstellen. Gelöschte Elemente werden 15 Tage lang darin aufbewahrt und anschließend dauerhaft gelöscht. Wenn Sie zur Mehrheit der Unternehmen gehören, die längere Aufbewahrungszeiten benötigen, kann AvePoint Ihnen dabei helfen, Ihre Daten so lange zu sichern und aufzubewahren, wie es für Sie nötig ist.
2.  Datenimport-Assistent: Der Datenimport-Assistent kann zum Importieren von Daten für Salesforce-Objekte wie Konten, Leads, benutzerdefinierte Objekte und mehr verwendet werden.
3. Data Loader: Für den Massenimport oder -export von Daten hilft Ihnen der Data Loader beim Einfügen, Aktualisieren, Löschen und Exportieren von Salesforce-Datensätzen über eine einfach zu bedienende Assistentenoberfläche für die interaktive Nutzung und die Zuordnung von Feldern per Drag-and-Drop.

Während der Papierkorb „Soft Delete“-Daten für einen gewissen Zeitraum wiederherstellen kann, bieten sowohl Data Import als auch Data Loader nur wenige Optionen für die Wiederherstellung kritischer Daten und konzentrieren sich stattdessen mehr auf Optionen zur Aktualisierung und Bearbeitung vorhandener Daten. Cloud Backup für Salesforce hingegen kann große Datenmengen sowohl am gleichen Ort als auch an anderen Orten vollständig sichern und wiederherstellen.

Verwaltung von Metadaten mit der Metadaten-API

Wie bereits erwähnt, sind Metadaten – benutzerdefinierte Objektdatensätze, Konfigurationen und Codes – genauso wichtig wie Ihre Hauptdatentypen. Mit der Metadaten-API können Sie Ihre Metadaten in Ihrer Salesforce-Umgebung sichern, wiederherstellen, verwalten und anpassen.

• Bereitstellen und Abrufen von Metadaten: Verschieben Sie Metadaten (XML-Dateien) zwischen einer Salesforce-Organisation und einem lokalen Dateisystem mithilfe der Aufrufe deploy() und retrieve().
• com-Migrationstool:Dieses Migrationstool hilft beim Verschieben von Metadaten zwischen einem lokalen Verzeichnis und einer Salesforce-Organisation.

Die Grenzen der nativen Backup- und Wiederherstellungsdienste von Salesforce

Der native Sicherungs- und Wiederherstellungsservice von Salesforce klingt zunächst verwirrend und kompliziert – und das ist er auch. Aber nicht nur das: Seine begrenzte Fähigkeit, Ihre Daten vollständig zu sichern, gepaart mit seinem unzuverlässigen Prozess und den teuren Gebühren macht es schwer, sich allein auf diesen Service zu verlassen.

Entsprechend wichtig ist der Einsatz einer Drittanbieterlösung. Eine effiziente Sicherungs- und Wiederherstellungslösung sollte nicht nur in der Lage sein, die wichtigen Daten und Metadaten vollständig zu schützen, sondern auch eine zuverlässige, schnelle und benutzerfreundliche Wiederherstellungsfunktion bieten, um Daten bei Bedarf wiederherzustellen.

Sie haben in Salesforce investiert – nun müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Daten geschützt sind. Starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testversion von AvePoint Cloud Backup und genießen Sie eine effizientere Methode zum Schutz Ihrer Salesforce-Daten.

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