4 praktische Möglichkeiten, wie Microsoft Loop die Zusammenarbeit verbessern kann

Microsoft Loop ist eines der neusten Updates im Microsoft 365-Ökosystem. Auf unserem Blog bleiben Sie stets zu den wichtigsten Updates von Microsoft auf dem Laufenden. Neben M365-Neuigkeiten könnten auch diese Beiträge interessant für Sie sein:

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Die Zusammenarbeit im digitalen Zeitalter ist viel fortschrittlicher als noch vor ein paar Jahren. Um mit dieser Entwicklung Schritt zu halten, benötigen die Nutzer einen flexiblen und dynamischen virtuellen Raum, der weit mehr als nur einfache Kommunikation ermöglicht. In diesem Beitrag stellen wir Microsofts neueste Anwendung vor, die diesen Bedarf deckt: Microsoft Loop.

Wie sich die Zusammenarbeit im Laufe der Jahre entwickelt hat

Wenn ein Team oder eine Gruppe in der Vergangenheit gemeinsam an einem Dokument arbeiten wollte, musste es per E-Mail ausgetauscht werden. Es wurde dann von denjenigen bearbeitet, die es für notwendig hielten und an den Eigentümer zurückgeschickt, um die Änderungen zu überprüfen. Bevor sich der Echtzeit-Chat durchsetzte, waren Daten und Dateien viel weiter unterwegs, um die Empfänger zu erreichen, und Ankündigungen wurden nicht sofort weitergegeben. Diese alten Methoden der Zusammenarbeit nahmen zu viel Zeit in Anspruch und verzögerten zwangsläufig die Produktivität.

In den letzten Jahren entwickelte Microsoft verschiedene Tools für die Zusammenarbeit, um diesen Prozess zu erleichtern. Von SharePoint Online bis hin zu Microsoft Teams und allem, was dazwischen liegt, hat Microsoft den Austausch und die Zusammenarbeit an Inhalten sowohl intern als auch extern enorm vereinfacht.

Auf der kürzlich stattgefundenen Ignite-Konferenz kündigte Microsoft erneut Pläne an, die Zusammenarbeit durch die Einführung von Microsoft Loop zu verbessern. Werfen wir einen Blick auf dieses neue Tool und sehen wir uns an, wie wir es für unsere täglichen Aufgaben nutzen können.

GIF von Microsoft.

Was ist Microsoft Loop?

Microsoft Loop ist ein neues Tool für die Zusammenarbeit, das einen zentralen Arbeitsbereich für Nutzer bietet, auf den von vielen verschiedenen Anwendungen innerhalb des Microsoft-Ökosystems aus zugegriffen werden kann. Änderungen können in Echtzeit eingesehen werden. Diese Funktion ermöglicht es den Nutzern, alle Ideen, Dokumente, Zeitpläne, Links und Aufgaben zu einem bestimmten Projekt an einem einzigen Ort zu platzieren, anstelle sie einzeln (und endlos) zu teilen.

Wie funktioniert die Anwendung?

Microsoft Loop besteht aus drei Hauptkomponenten:

• Loop Workspaces – Gemeinsame Bereiche, die für das Team sichtbar sind und alle relevanten Dokumente und Elemente enthalten. Mitarbeiter können diese Bereiche nutzen, um sich über den aktuellen Fortschritt eines Projekts oder einer Aufgabe zu informieren.
• Loop Pages – Es handelt sich um flexible Leinwände, die an die Bedürfnisse eines Projekts angepasst werden können. Hierbei kann klein angefangen und im Lauf des Projekts ausgeweitet werden.
• Loop Components – Die kleinste Einheit von Microsoft Loop, die verwendet werden kann, um die Loop-Zusammenarbeit zu starten. Dies können einfache Listen, Tabellen oder Notizen sein. Es stehen Vorlagen zur Verfügung, die an Ihre Bedürfnisse angepasst werden können.

Wie kann Microsoft Loop Ihre Zusammenarbeit verbessern?

1. Arbeiten Sie von verschiedenen Anwendungen aus und sehen Sie Änderungen in Echtzeit

Wie bereits erwähnt, kann auf Microsoft Loop-Komponenten aus verschiedenen Microsoft-Apps wie Teams, Outlook, Word und anderen zugegriffen werden. Selbst wenn die erste Loop-Komponente innerhalb von Microsoft Teams erstellt wurde, können andere Nutzer außerhalb des Teams-Tenants daran arbeiten.

GIF von Microsoft.

Klicken Sie zum Starten auf die hervorgehobene Schaltfläche des Microsoft Teams-Chats – hier können Sie mit dem Erstellen der Loop-Komponente beginnen. Hierbei sind Aufzählungen, Listen oder Tabellen möglich. Diese Loop-Datei (auch „Fluid-Datei“ genannt) wird im OneDrive-Account des Besitzers gespeichert und kann anschließend freigegeben werden. Nutzer erhalten eine Benachrichtigung von Microsoft Teams, wenn eine neue Loop-Aktivität verzeichnet wird.

Bestimmte Nutzer können die Arbeit an diesem Loop-Bereich sogar von Word, OneDrive, Outlook und anderen Programmen aus beginnen. Diese flexible Funktion ermöglicht es den Nutzern, von überall im Microsoft-Ökosystem zusammenzuarbeiten.

Die Loop-Komponente kann auch über die Office 365-Homepage aufgerufen und bearbeitet werden.

2. Verwendung Sie Loop in Teams-Meetings

Diese neue Funktion zur Zusammenarbeit lässt sich hervorragend in Teams-Meetings einsetzen. Obwohl Nutzer in einer öffentlichen Vorschau sein müssen, um diese Komponenten innerhalb von Teams zu sehen, können sie dennoch über einen Link darauf zugreifen, wenn sie freigegeben werden.

Derzeit gibt es keine Optionen zum Hinzufügen eines Loops bei der Erstellung einer Meeting-Einladung, aber bald wird Microsoft den Nutzern die Möglichkeit geben, eine Komponente direkt auf der Einladungsseite einzufügen.

Dies könnte eine hervorragende Möglichkeit für den Umgang mit Meeting-Protokollen darstellen, da sich so alle Teilnehmer informieren und auf den neuesten Stand bringen könnten – sowohl in Echtzeit als auch nach Bedarf für Teilnehmer, die dem Meeting noch nicht beigetreten sind. Während des Meetings kann eine Loop-Komponente über das Chat-Feld eingefügt werden.

Sobald sie eingerichtet ist, kann sie von allen Teilnehmern des Chats gesehen und in Echtzeit mit allen anderen Nutzern synchronisiert werden. Die Komponente kann auch außerhalb von Microsoft Teams angezeigt werden.

3. Verfolgen Sie den Status Ihrer Projekte

Eine Loop-Komponente, die für Teams sicherlich von Vorteil sein wird, ist der Status-Tracker. Dieser ermöglicht es den Nutzern, Aktualisierungen zu sehen und Aufgaben zu überwachen, während sie eine zentrale Ansicht für alle haben. Dies kann erheblich dazu beitragen, die Häufigkeit von Meetings zu reduzieren.

GIF von Microsoft.

4. Verwenden Sie Loop für Abstimmungen

Eine sehr brauchbare Komponente von Microsoft Loop ist die Voting Tabelle, eine Abstimmungsfunktion. Es ist jetzt einfacher für ein Team, eine Entscheidung zu treffen und sogar diejenigen außerhalb von Teams zu erreichen. Für mehr Transparenz kann der aktuelle Stand der Abstimmungen von allen Teilnehmern in Echtzeit eingesehen werden.

GIF von Microsoft.

Neben diesen vier praktischen Anwendungen, mit denen Loop Ihre alltäglichen Aufgaben vereinfachen kann, weist es noch weitere Funktionen auf:

• Versioning – Bei versehentlichem Löschen oder Auftreten von Fehlern können Versionen wiederhergestellt werden.
• Permissions – Kopieren von Links oder Erteilen von direkten Berechtigungen, um Nutzer zur Zusammenarbeit einzuladen.

• Mobile Version – Microsoft Loop ist mobilfreundlich, besonders für diejenigen, die unterwegs arbeiten! Es wird für alle öffentlich zugänglich sein.

Es ist schwierig, mit verschiedenen Nutzern an unterschiedlichen Arbeitsplätzen und in unterschiedlichen Konstellationen zusammenzuarbeiten. Die Konnektivität und Transparenz, die Microsoft Loop bietet, sollte daher die Zusammenarbeit für alle Nutzer verbessern. Probieren Sie es jetzt aus und teilen Sie uns Ihre Lieblingsfunktion mit!

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