Erfahren Sie in unserer Blog-Serie, wie Sie SharePoint & Office 365 schützen können.  

1) Backe Backe Backup 
2) Office 365 Mailbox Backup: Praktische Hinweise für Exchange, Outlook und andere Programme 
3) Backup für Office 365: Cloud oder On-Premise? 

Daten sind immateriell und gehen leicht verloren. Für Datenverluste gibt es viele Gründe von einfachen Fehlclicks bis hin zu düstereren Verletzungen der Netzsicherheit.

Unternehmen stehen zunehmend vor dem Problem, der Menge und Komplexität ihrer Daten Herr zu werden. Hiervon betroffen sind E-Mails, Dokumente, Mitteilungen und viele weitere Arten von Daten. Diese Informationen effizient zu verwalten und zu regeln ist deshalb wichtig, da Sie

• proaktiv Branchenvorschriften und interne Richtlinien erfüllen,
• das Risiko eines Rechtsstreits oder Sicherheitsverstoßes reduzieren und
• Ihrer Organisation effizienten Informationsaustausch ermöglichen müssen.

 

1. Was ist eine Aufbewahrungsrichtlinie?

Aufgrund der Schwierigkeiten, die mit der Verwaltung großer Datenmengen verbunden sind, ist die Sicherstellung der Datenaufbewahrung für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Um zu gewährleisten, dass Ihre Organisation Datenaufbewahrung betreibt, muss eine Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie in Kraft gesetzt werden, um zu verhindern, dass wichtige Informationen verloren gehen. Aufbewahrungsrichtlinien ermöglichen Organisationen,

• proaktiv zu entscheiden, ob sie Inhalte aufbewahren, löschen oder erst aufbewahren und dann bei Bedarf löschen wollen,
• für alle oder anhand spezieller Schlüsselbegriffe oder Typen von vertraulichen Informationen eingegrenzte Inhalte eine einheitliche Vorgabe festzulegen,
• eine zentrale Verfahrensweise für die gesamte Organisation oder für bestimmte Standorte und Benutzer zu definieren.

Unterliegen Daten einer Aufbewahrungsrichtlinie, können Mitarbeitende sie weiter editieren und damit arbeiten, da die Inhalte an ihrem ursprünglichen Standort weiter aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsrichtlinie sorgt dafür, dass Inhalte bis zu einem bestimmten Handlungszeitpunkt im Hintergrund verwaltet werden. Beispielsweise kann ein Unternehmen über eine Aufbewahrungsrichtlinie verfügen, die „Vernichtung nach sieben Jahren“ vorsieht. Das bedeutet, dass die Inhalte aufbewahrt werden und zugänglich sind, bis die Sieben-Jahres-Frist abgelaufen ist. An diesem Punkt greift die in der Richtlinie definierte Maßnahme – im genannten Beispiel werden die Daten gelöscht.

Eine Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie hilft Ihnen, all Ihre Datenaufbewahrungsziele zu erreichen. Die Verwaltung von Inhalten erfordert in der Regel zweierlei:

1. Aufbewahrung von Inhalten, die sicherstellt, dass diese nicht vor Ende der Aufbewahrungsfrist dauerhaft gelöscht warden und
2. Dauerhafte Löschung von Inhalten am Ende der Aufbewahrungsfrist.

Ohne robuste Backup-Lösung können sich Unternehmen zahlreichen Risiken aussetzen. Möglicherweise können ihre Daten von Ransomware als Geisel genommen werden, sie können die Datenaufbewahrungsvorschriften ihrer Branche nicht einhalten und werden als Konsequenz der neuen DSGVO, die die Daten europäischer Bürger schützt, mit erheblichen Strafzahlungen belegt.

 

2. Aber wer ist wofür zuständig?

In einer Office 365-Umgebung kann es für Unternehmen sehr verwirrend sein, auseinanderzuhalten, was im Verantwortungsbereich von Microsoft liegt und wofür sie selbst zuständig sind. Die folgende Tabelle schlüsselt die Verantwortungsbereiche auf:

 

Im Kern ermöglicht Microsoft lediglich Eine Notfallwiederherstellung im Fall von katastrophalen Ereignissen wie Naturkatastrophen und kleinen, kurzfristigen Fehlern. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass Kunden für den Schutz und die Aufbewahrung all ihrer Daten selbst verantwortlich sind.

 

3. Übliche Herausforderungen für Kunden

Da Kunden für ihre Datenaufbewahrung selbst verantwortlich sind, werden sie wahrscheinlich vor einigen Schwierigkeiten stehen. Zu den häufigsten Herausforderungen in Zusammenhang mit der Aufbewahrung, dem Schutz und dem Zugriff auf Daten gehören:

• Dateneigentümerschaft: Datensouveränität, Datenaufbewahrung, Datenschutz
• Wiederherstellung: An einem anderen Ort, aus Daten früherer Mitarbeitender, Wiederherstellung granularer Inhalte ohne Überschreiben nicht in Beziehung stehender Daten
• Vollständige Abdeckung: Office 365-Services, einschließlich: Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive for Business, Project Online, Groups, Dynamics 365 Backup

Auch beschleunigtes Wachstum ist eine Situation, vor der Unternehmen stehen können. Das Firmenwachstum kann sich so rasant beschleunigen, dass ein Laufwerk nicht schnell genug aufgestockt oder angepasst werden kann. Durch die Anwendung einer Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie mit Office 365 Backup-Optionen bleiben wachsende Unternehmen flexibel. In all diesen Fällen macht es Sinn, sich an einen Drittanbieter wie AvePoint zu wenden.

 

AvePoint Cloud Backup

AvePoint Cloud Backup bringt Organisationen folgende Vorteile:

Uneingeschränkte, automatisierte Office 365-Backup-Optionen für Ihre Microsoft Cloud-Assets:

• Automatische Backups: Bis zu vier Mal täglich für Dynamics 365, Office 365, SharePoint Online, OneDrive for Business, Exchange Online, Project Online und Groups
• Unbegrenzte Optionen: Erhalten Sie die Flexibilität, die Sie brauchen, um Ihre Inhalte entsprechend der Anforderungen Ihres Unternehmens zu schützen.

Granulare Wiederherstellung am gleichen oder einem anderen Ort:

• Suchen und filtern Sie Inhalte, um sie eigenschaftsbasiert wiederherzustellen.

Sichtbarkeit geschützter Inhalte und Kontrolle darüber:

• Ein einfaches Dashboard zeigt Ihnen auf einen Blick die Services an, die abgedeckt wurden.

Umfassender Schutz

• Sichern Sie Ihre Inhalte aus Office 365 und Dynamics 365 mit einem einzigen Service. So sind Sie nicht länger gezwungen, Daten zur Wiederherstellung in mehreren Cloud-Services bei verschiedenen Backup-Anbietern speichern zu müssen.

Eigentümerschaft der Office 365 Backup-Daten

• Speichern Sie Backup-Daten beim Speicheranbieter Ihrer Wahl – auch bei AvePoint! Stellen Sie eigenen Speicher zur Verfügung oder nutzen Sie das unbegrenzte Speicherangebot von AvePoint, um Speicherplatzengpässe zu vermeiden.

SLAs zu Ihren Bedingungen

• Dank schneller Wiederherstellung auf Abruf haben Sie Zugriff auf Ihre Daten, wenn Sie ihn am nötigsten brauchen.

Möchten Sie mehr über Best Practices für Office 365-Backup sowie darüber, wie die Implementierung einer Office 365-Aufbewahrungsrichtlinie mit Backup Ihnen beim Schutz Ihrer Firmendaten helfen kann, erfahren?
Weitere Informationen erhalten Sie in unserem Office 365-Backup-Handbuch.

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