Dokumenten-Management neu definiert: Archivierung von Teams

Erfahren Sie alles über Microsoft Teams in unserer Blog-Serie 

1) Alltägliche Verhaltensregeln in Microsoft Teams
2) Fünf unverzichtbare Tipps und Tricks für Microsoft Teams
3) Microsoft Teams – Weltmeister der Unternehmenskommunikation Teil I
4) Microsoft Teams? Groups? Hub Sites? Ihr modernes Intranet in Zeiten der EU-DSGVO – FAQ zum Webinar
5) Office 365 Groups vs. Teams: Schluss mit den Missverständnissen
6) Office 365-Gruppen vs. Teams: Wie Sie beide erfolgreich einsetzen 

 

Irgendwann ist der Zweck eines Teams in Microsoft Teams erfüllt – doch was passiert dann mit dem angelegten Team, den Dateien, dem Wiki, den Konversationen?

Teams bietet Ihnen mittlerweile die Möglichkeit ein Team zu archivieren. Vor allem in Deutschland gibt es eine bestimmte Vorstellung des Begriffs archivieren, der so nicht ganz auf die Archivierung von Teams zutrifft.

Warum sollte ein Team archiviert werden

Aktivität und Übersicht

Vor allem um Informationen nicht zu sehr zu zersplittern ist es empfehlenswert darauf zu achten, nur aktuelle Teams zu führen. Es macht keinen Sinn Mitglied in einer Vielzahl von Teams zu sein bei denen nur bei einem Bruchteil dann wirklich aktiv zusammengearbeitet wird. Die Gefahr bei zuvielen Teams ist auch, dass die Mitglieder nicht mehr aktiv werden – und somit auch nicht mehr erreicht werden können. Nach einer gewissen Zeit des „Nicht Antwortens“ wird dann oftmals wieder auf Mails ausgewichen.

Zweck erfüllt

Die Archivierung ist grundsätzlich sinnvoll um den Teammitgliedern zu zeigen, dass der Zweck eines angelegten Teams (z.B. ein Projekt, ein Auftrag, ein Thema) nun abgeschlossen und erledigt ist. Arbeitet man nicht mehr mit einem Kunden zusammen oder ist ein Projekt abgeschlossen, dann sollte auch das dazugehörige Team geschlossen werden.

Alternative zur Löschung

Daten zu löschen ist, je nach dort aufbewahrten Informationen, oft auch aus gesetzlichen Anforderungen heraus nicht erlaubt.

Außerdem kann eine Archivierung im Notfall auch problemlos wieder rückgängig gemacht werden (zum Beispiel bei einer Reklamation des Kunden könnte das dazugehörige Projekt-Team wieder aktiviert werden).

Keine Archivierung – das Chaos steht an

Werden Teams nicht archiviert und auch nicht gelöscht (weil das gesetzlich oftmals nicht erlaubt ist), so nimmt die Anzahl an vermeintlich aktiven Teams kontinuierlich zu. Für Administratoren aber auch für Nutzer wird es immer unübersichtlicher in welchen Teams nun wirklich gearbeitet wird und welche eher einen „Erinnerungscharakter“ haben.

Die Archivierung

Bei einer Archivierung wird das Team grundsätzlich vor Veränderungen geschützt – allerdings gibt es Lücken. Der Besitzer des Teams kann weiterhin vollumfänglich auf den dahinterliegenden SharePoint zugreifen, Änderungen durchführen, Dateien hochladen und löschen. Auch ein Teams Wiki kann von ihm weiterhin geändert werden.

Alle eingebundenen Apps, wie zum Beispiel Planner, sind gar nicht von der Archivierung betroffen. Hier können sowohl Besitzer als auch Mitglieder noch weiter Änderungen durchführen.

Lücken schließen: Die Alternative

Die wohl einfachste Variante um ein bestehendes Team tatsächlich vor Änderungen zu schützen ist, dass die Mitglieder aus dem Team entfernt werden. Der Besitz des Teams könnte auf ein Admin- oder Verwaltungskonto umgeschlüsselt werden.

Das hat allerdings den Nachteil, dass die Informationen und Dateien aus dem Team für die bisherigen Mitglieder auch nicht mehr durchsuchbar sind, da sie nicht nur die Schreibrechte verlieren, sondern den kompletten Zugriff.

So geht´s: Ein Team archivieren

Im Video wird der Klickweg genau gezeigt:

Was Avepoint bietet

Mit der Cloud Governance von AvePoint können Sie Richtlinien festlegen, die steuern, wann ein Arbeitsbereich wie eine Team-, Group- oder SharePoint-Website archiviert werden soll, je nachdem, wer diese erstellt hat und warum sie erstellt wurde. Durch dynamische Richtlinien wird sichergestellt, dass Arbeitsbereiche, die für verschiedene Zwecke erstellt wurden, je nach dynamischer Richtline archiviert werden. Wenn Nutzer einen Arbeitsbereich behalten möchten, nachdem sie darüber informiert wurden, dass er archiviert werden soll, können sie einen Antrag auf Genehmigung zur Verlängerung des Arbeitsbereiches stellen.

Wenn Cloud Records aktiviert ist, kann nicht nur ein Workspace gesperrt werden, sondern auch der Lebenszyklus einzelner Dokumente festgelegt werden. Dem Unternehmen wird die Entscheidung überlassen, was mit Workspaces und den darin enthaltenen Inhalten am Ende ihres Lebenszyklus geschieht. Dies kann sogar schrittweise nach individuellen Kriterien für das Unternehmen erfolgen.

Finden Sie hier weitere Informationen zu Records Management.