„Ihr Yammer in meiner Teams-Lösung!“ – Die neue Option zur Integration von Yammer in Microsoft Teams

Ich persönlich bin begeistert, dass es jetzt möglich ist, Yammer in Microsoft Teams zu integrieren!

Damit reihen sich Yammer und Teams endlich in die lange Liste der Paare ein, die sich gefunden haben!

Yammer kann integriert werden, indem eine Yammer-Gruppe in eine Registerkarte eines Teams-Kanals eingebunden wird. Für viele Organisationen – insbesondere für größere – sind das fantastische Neuigkeiten!

Was ist an der Yammer-Integration über eine Kanal-Registerkarte so toll?!

„Wann wird welches Tool eingesetzt?“ – das ist nach wie vor eine der Fragen, die uns am häufigsten gestellt werden. Bei der Umstellung auf Office 365 sind viele Faktoren zu berücksichtigen, daher gibt es zu diesem Thema viele hilfreiche Inhalte von uns.

Mit der Möglichkeit, in Yammer-Gruppen innerhalb von Microsoft Teams zu suchen und zu posten, wird die Lücke zwischen dem Social-Media-Stil von Yammer („Outer Loop“) und der eher projektbasierten Interaktion innerhalb einzelner Teams in Microsoft Teams („Inner Loop“) geschlossen.

Indem der Feed einer Yammer-Gruppe in Teams eingebunden wird, erhalten Untereinheiten von Abteilungen und Geschäftseinheiten mehr Einblicke und können einfacher mit größeren Zielgruppen kommunizieren.

Zudem können einzelne Teams, die dem Austausch innerhalb einer kleineren Gruppe dienen, auf diese Weise ganz einfach Kontakt mit ihren Kollegen aus der Abteilung (und anderen Stellen der Gesamtorganisation) aufnehmen.

Selbst eine sehr große Organisation kann nun ihre Zusammenarbeit problemlos ausweiten und strukturieren – beispielsweise eine Yammer-Gruppe für die „Outer Loop“-Kommunikation einer ganzen Geschäftseinheit verwenden (z. B. eine Yammer-Gruppe für das Marketing) und Teams für die einzelnen Regionen nutzen, die dieser Einheit angehören (z. B. ein Kanal in Microsoft Teams für das Marketing in Frankreich). Dann besteht die Möglichkeit, die interne, private, aufgabenbasierte Kommunikation über Teams mit der für ein breiteres Publikum bestimmten, stärker sichtbaren Kommunikation über Yammer zu verknüpfen.

Teams verbindet jetzt alle Segmente des Kommunikationszyklus in Office 365!

Wer Microsoft Teams einsetzt, kann derzeit E-Mail, ständig verfügbaren Chat, SharePoint/Dateispeicher, OneNote, Planner und all die anderen Apps nutzen, die über Kanal-Registerkarten eingebunden sind – und seit Neuestem eben auch Yammer. Das bedeutet, dass die gesamte Kommunikation, die „Inner Loop“- und „Outer Loop“-Kommunikation, innerhalb von Microsoft Teams bzw. Teamkanälen koordiniert werden kann.

• Möglichkeit, E-Mails an Chats in Kanälen in Teams zu senden oder weiterzuleiten, um Informationen zu verbreiten
• Ständig verfügbarer Chat, Dateifreigabe, SharePoint-Interaktion und andere Apps über Kanal-Registerkarten in Teams
• Einbindung von Yammer-Gruppen in Kanal-Registerkarten in Teams, um Projektteams, Abteilungen etc. zu Koordinationszwecken Einblick sowie die Möglichkeit zu geben, unternehmensweite oder für eine ganze Geschäftseinheit bestimmte Mitteilungen über eine einfache Oberfläche zu versenden, ohne die Teams-App zu verlassen

So überwinden Sie die Beschränkung der Zahl der Mitglieder organisationsweiter Teams

Wir haben sehr, sehr viele Fragen dazu bekommen, was Organisationen mit mehr als 2500 Benutzern tun können, um die Zusammenarbeit innerhalb von Microsoft Teams auszuweiten. Microsoft hat dieses Problem nun gelöst!

Nach wie vor ist es so, dass ein einzelnes Team nicht mehr als 2500 Mitglieder haben kann, doch jetzt können Sie Ihren verschiedenen Teams ganz einfach dieselbe Yammer-Gruppe hinzufügen. Dadurch kommt letztlich ein Kanal für die gesamte Organisation (oder Geschäftseinheit) hinzu.

Kurz gesagt: Es ist jetzt mehr möglich, alles ist einfacher und es gibt noch weniger Aktionen, für die Sie Microsoft Teams verlassen müssen. Zukünftig werden es noch weniger werden, da immer mehr SharePoint-/Listen-/Bibliotheksfunktionen in Teams verwendet werden können.

Das hört sich rundum toll an, aber natürlich gibt es auch …

Schwächen bei einer derartig gestalteten breiteren Zusammenarbeit

In einer idealen Welt wäre es nur bestimmten berechtigten Benutzern möglich, im Namen einer Abteilung oder Geschäftseinheit eine Mitteilung an die gesamte Organisation zu senden. Zudem wäre die IT in der Lage, Teams mit Yammer-Gruppen zu verknüpfen und so eine gewisse Struktur innerhalb der Organisation zu erzwingen.

Tatsächlich ist es aber so, dass es nur sehr wenige solcher Kontrollen gibt. Glücklicherweise ist das in den meisten Fällen kein Problem, da es sich hier um eine Social-Media-Plattform handelt (die eben mit einer hohen Sichtbarkeit einhergeht). Wenn es allerdings zu einem Problem kommt, kann dies ernste Konsequenzen haben.

Daher sind derartige Kontrollen und die Beauftragung einer oder mehrerer Personen mit der Verwaltung von Yammer (und insgesamt Office 365) wichtig für Organisationen, die beispielsweise einer starken Regulierung unterworfen sind oder mit großen Mengen sensibler Informationen zu tun haben. Dass solche Informationen einen entsprechenden Umgang erfordern, heißt jedoch nicht, dass man gleich auf den Komfort und Spaß verzichten muss, der mit Social-Media-Kommunikation und Mitteilungen auf organisationsweiter Ebene verbunden ist.

Insgesamt ist davon auszugehen, dass sensible Informationen weniger Anlass für Bedenken geben werden als die Sorge, ob die Benutzer innerhalb der Teams verunsichert werden könnten. (Da könnten z. B. folgende Fragen auftauchen: „In welcher Gruppe soll ich diese Mitteilung posten?“, „Können sie alle sehen, wenn ich so oder so vorgehe?“ oder „Wer kann sonst noch solche Mitteilungen für das gesamte Unternehmen versenden?“)

Unter anderem ist es wichtig, dass die Benutzer wissen, ob eine Datei über eine Yammer-Gruppe oder die Dateien-Registerkarte („Files“) im Kanal zu verbreiten ist.

Üben, Üben, Üben (und immer schön den Kontext beachten)!

Wie das bei allen neuen Anwendungen und Funktionen der Fall ist, kann die IT auf jeden Fall Punkte sammeln und ihren Endnutzern weiterhelfen, indem sie Richtlinien und Best Practices zur Nutzung vorgibt, u. a. dazu, welche Personen Yammer-Gruppen in Teams hinzufügen oder entfernen können. Je mehr geschäftliche Anwendungsfälle innerhalb der Einheiten und Abteilungen durchgespielt werden können, desto besser! Über Kanal-Registerkarten können zudem einfache Infografiken zur Verfügung gestellt werden.

Des Weiteren sollte bedacht werden, dass mit „Train the Trainer“-Schulungen nachweislich gute Ergebnisse erzielt werden und diese Schulungen ihre Überlegenheit im Vergleich zu obligatorischen Standardschulungen bewiesen haben.

Je erfolgreicher Sie Stakeholder, Content-Besitzer und Benutzer dabei unterstützen, das „Was“ und das „Wie“ zu verstehen, desto größer wird deren Begeisterung über die neuen tollen Funktionen und die spitzenmäßige IT-Abteilung sein!

AvePoint ist an Ihrer Seite!

AvePoint bietet Tools, mit denen Sie die Kontrolle darüber behalten, wer Yammer-Gruppen, Teams und Office 365-Gruppen erstellt! Unsere Lösungen für eine automatisierte Governance erzwingen die Überwachung, sorgen für Transparenz hinsichtlich des Zwecks von Teams und des jeweiligen Kontexts für Stakeholders, die IT und die Benutzer und erhöhen durch ihre Benutzerfreundlichkeit eine nachhaltige, kontrollierte Akzeptanz!

Nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf und informieren Sie sich darüber, wie Sie durch eine Reduzierung des IT-Aufwands, automatisiertes Lebenszyklusmanagement und mehr Sicherheit in der gesamten Organisation Rendite generieren können!

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