Microsoft Teams – 7 Verhaltensregeln für neue Anwender
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An vielen Orten befinden wir uns nun seit mehreren Monaten in unserer „neuen Normalität“, in der ein Großteil der weltweiten Belegschaft zu Hause eingesperrt ist. Während das Homeoffice für viele Anwender—insbesondere in technologiebezogenen Bereichen—übliche Praxis ist, ist das Konzept für andere fremd (z.B. Fachleuten, die an persönliche Kommunikationen mit Gleichaltrigen gewohnt sind).
Seit dem COVID-19-Ausbruch haben viele Unternehmen kostenlose Anleitungen und Schulungsprogramme zur Nutzung von Tools für die Online-Zusammenarbeit wie Microsoft Teams angeboten. Dennoch können viele Anwender Online-Besprechungen nicht effektiv durchführen. Das liegt nicht nur an der Technologie, sondern auch an Memes und viralen Videos in den sozialen Medien. Ich habe von Fast Company diese „Conference Call Bingo“-Karte übernommen.
In diesem Blog-Post finden Sie nicht-technische Anleitungen für Microsoft Teams-Anwender. Egal, ob Sie ein neuer Anwender oder ein Anfänger sind, jeder kann von diesen Praktiken profitieren.
1. Seien Sie vorbereitet
Jeder ist beschäftigt und es kann schnell passieren, dass Sie von einer Flut an Besprechungen erfasst werden, was die Produktivität gravierend beeinträchtigen kann. In vielen Fällen muss nicht jeder Eingeladene an jeder Besprechung teilnehmen. Eine klare Agenda hilft den Eingeladenen, im besten Interesse des Unternehmens (oder der Teilnehmer selbst), an einer Besprechung teilzunehmen oder nicht. Die Tagesordnungen sollten in Besprechungseinladungen eingefügt werden und Informationen enthalten, wie Besprechungsziele, wichtige Diskussionspunkte, Vorbereitung der Vorbesprechung (z. B. Links zu Dokumenten), Diskussionsleiter jedes Agendapunktes und geschätzte Zeiten für jeden Agendapunkt.
2. Seien Sie respektvoll
Idealerweise sollen die Besprechungszeiten minimiert werden, damit sich jeder auf seine Arbeit konzentrieren kann. Dazu müssen wir jedoch sicherstellen, dass die Teilnehmer pünktlich sind. Diejenigen, die zu spät kommen werden und aktiv an einer Besprechung teilnehmen, sollen die Besprechungsorganisatoren im Voraus benachrichtigen, damit diese den Zeitplan bei Bedarf anpassen können.
3. Seien Sie höflich
Jemand, der derzeit eine Remote-Besprechung durchführt, kann schwer erfassen, ob irgendjemand der Besprechung beigetreten ist oder diese auf halbem Weg verlassen hat. Ebenso störend ist es, wenn Leute offen verkünden, dass sie beigetreten sind oder die Besprechung verlassen müssen.
Nehmen Sie mit stummgeschaltetem Mikrofon an einer Besprechung teil, um den Sprecher nicht zu stören. Diejenigen, die spät beigetreten sind oder früh gehen müssen, sollen einfach eine Nachricht im Besprechungschat hinterlassen. Diese Nachricht wird mit einem Zeitstempel versehen und der Besprechungsorganisator weiß ungefähr, was verpasst wurde, damit dies anschließend nachverfolgt werden kann.
4. Seien Sie freundlich
Studien zeigen, dass über 90 Prozent der Kommunikationen nonverbal ist. Durch visuelle Kommunikationen können Menschen die Stimmung des Publikums feststellen und sehen, ob jemand engagiert und interessiert ist an dem, was andere zu sagen haben, oder ob sie abgelenkt sind. Die Körpersprache zeigt, ob jemand gute Laune hat oder frustriert ist. Durch solche visuelle Hinweise erhalten die Teilnehmer einen besseren Überblick über den Verlauf einer Besprechung. Schalten Sie also die Kamera ein und lächeln Sie freundlich ?
Wenn einige Anwender ihre Kamera einschalten, fühlen sie sich aber aufgrund ihrer Umgebung (oder aus anderen Gründen) möglicherweise nicht wohl. Obwohl der Besprechungsleiter Sie dazu ermutigen kann die Kamera einzuschalten, soll er Ihre Entscheidung respektieren und Sie nicht unter Druck setzen.
5. Seien Sie sich ihrer Umgebung bewusst
Microsoft Teams ermöglicht es Teilnehmern, von jedem Gerät und jedem Standort an Besprechungen teilzunehmen. Besprechungen können sogar von einem mobilen Gerät aus durchgeführt werden, wobei Präsentationen reibungslos geteilt werden. Bei Unterbrechungen kann es jedoch schwierig sein, eine produktive Besprechung zu gewährleisten. Die Teilnehmer, die sich an einem lauten Ort befinden und nicht sprechen, sollen das Mikrofon stummschalten.
Bei visuellen Ablenkungen kann der Hintergrund unscharf gestellt werden und die Teilnehmer können versuchen, sich so zu positionieren, dass der Hintergrund einheitlicher ist. Sie können auch einen benutzerdefinierten Hintergrund hinzufügen. Teams hat mehrere Hintergründe zur Auswahl oder Sie können Ihr eigenes Bild hochladen. Halten Sie es einfach, professionell oder lustig, je nach Publikum und Art der Besprechung.
6. Seien Sie angemessen gekleidet
Homeoffice (oder Remote-Arbeit außerhalb des Büros) bedeutet nicht, dass wir weniger professionell werden können. Dies beinhaltet auch das persönliche Erscheinen. Während es im Homeoffice nicht erforderlich ist, einen Anzug zu tragen, ist der Look „gerade aus dem Bett gerollt“ nicht empfehlenswert. Ziehen Sie sich angemessen an und bereiten Sie sich vor, als ob Sie ins Büro gehen würden.
7. Passen Sie sich an
Die Organisation von Remote-Besprechungen kann schwierig sein, insbesondere wenn nicht alle Anwender ihre Kameras eingeschaltet haben. Wenn sich zehn Personen in einem Anruf befinden, bei denen nur zwei sprechen, können die anderen acht den Eindruck bekommen, dass ihre Meinungen nicht wirklich wichtig sind. Um den Teilnehmern zu zeigen, dass ihre Meinungen wichtig sind, fragen Sie jeden von ihnen nach ihrer Meinung während der gesamten Konversation. Diese Regel gilt jedoch nicht, wenn der Besprechungszweck darin besteht, Informationen für ein großes Publikum (z. B. ein Webinar) freizugeben und die meisten Teilnehmer eher dazu da sind, informiert zu werden, als aktive Teilnehmer zu sein.
Fazit
Während virtuelle Besprechungen viele Vorteile der physischen Präsenz nicht ersetzen können, können Ihre Erfahrungen durch die Nutzung der in diesem Artikel bereitgestellten Empfehlungen angenehmer gestaltet werden. Weitere Informationen zur Nutzung von Microsoft Teams für Remote-Arbeiten finden Sie in folgenden Ressourcen:
- Nutzung von Microsoft Teams für Ihre Remote-Belegschaft
- Remote-Arbeit? Microsoft Teams kann Ihnen helfen
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