Migration auf Microsoft Teams: Ring, Ring, Ring!

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Dies ist der vierte Teil einer siebenteiligen Blogartikelreihe über die Migration auf Microsoft Teams. Weitere Artikel können Sie hier lesen:

• Gründe für Exchange als erste Anlaufstelle
• Gründe für OneDrive als zweite Anlaufstelle
• Dateifreigaben nicht vergessen!

So lautet der Refrain des Hits „Ring Ring Ring“ von De La Soul aus dem Jahre 1991:

Hey how ya doin’/
Sorry ya can’t get through/
But leave your name and your number/
And I’ll get back to you.

Versetzen Sie sich selbst ins Jahr 1991. Wir alle hatten Anrufbeantworter und hinterließen einander Nachrichten.

Heute, 28 Jahre später, hat sich daran kaum etwas geändert. Doch anstelle der physisch angeschlossenen Anrufbeantworter von damals gibt es inzwischen digitale Sprachnachrichten, die sich durch blinkende Lämpchen an unseren Mobilteilen bemerkbar machen. Dies ist nur eine kleine Veränderung, denn nach wie vor arbeiten und kommunizieren wir auf dieselbe Weise.

Microsoft Teams wird oft als Upgrade von Skype for Business betrachtet, doch eigentlich ist es ein Ersatz dafür. Ein Großteil der Funktionalität ist zwar auch in Microsoft Teams vorhanden, allerdings gibt es eine beträchtliche Menge völlig neuer Funktionen und Arbeitsweisen.

In diesem Artikel sehen wir uns eine scheinbar neue Funktion in Microsoft Teams an, die im Grunde jedoch ziemlich alt ist: Anrufe.

Die Möglichkeit, in Microsoft Teams Telefonanrufe zu tätigen, gab es schon weitgehend während seiner gerade mal zweijährigen Existenz. Schon davor war es möglich, Anrufe in den Online- und Server-Versionen 2019 und 2015 von Skype for Business zu tätigen. Und vor dieser Zeit boten die Vorläufer – die Versionen 2013 und 2010 von Lync Server – die Möglichkeit für Telefonanrufe, seitdem diese Funktion mit dem Office Communication Server 2007 veröffentlicht wurde.

Das Thema ist wichtig, denn Nutzer von Microsoft Teams begrüßen zwar die Möglichkeit, sich innerhalb des Tools – größtenteils von PC zu PC – anzurufen, dennoch haben die meisten noch immer ein physisches Telefon auf dem Schreibtisch. Deshalb verwendeten Nutzer von Microsoft Teams, wie schon davor die Anwender von Skype for Business, diese Tools zwar für interne Anrufe innerhalb der Organisation, doch externe Anrufe wurden nach wie vor über die physischen Mobilteile getätigt.

Dies war eine Herausforderung für modern gestaltete Großraumbüros, in denen Mitarbeiter keinen eigenen Schreibtisch mehr hatten, denn sie mussten noch immer zu einem bestimmten Gerät gehen, um Sprachnachrichten abzurufen oder Anrufe zu tätigen. Aus irgendeinem Grund war die Telefonie einer der Bereiche, in denen sich Digitalisierung und Anpassung am langsamsten vollzogen. Dennoch ist die Telefonie längst nicht mehr das, was wir aus unserer Kindheit kennen.

Wussten Sie beispielsweise, dass es sich bei Freizeichen und Besetztzeichen am Telefon tatsächlich um Audiodateien handelt, die uns Anwendern zuliebe wiedergegeben werden? Die für einen einzelnen Telefonanschluss verwendeten Kupferkabel wurden inzwischen durch Glasfasertechnologie ersetzt, die Tausende von „Leitungen“ bündelt. Tatsächlich gibt es die Telefonleitungen von damals nicht mehr, sie sind nun alle virtuell.

Weshalb sollte dieses Relikt aus dem letzten Jahrhundert also wirklich physischen Bestand haben? Das Telefon hat die Welt verändert, doch weshalb sind wir derart auf seine physische Form festgelegt? Angesichts der Möglichkeit in Microsoft Teams, andere Nutzer des Tools oder Anwender von Skype for Business anzurufen, könnte Microsoft Teams doch auch genutzt werden, um herkömmliche Anrufe zu tätigen und zu empfangen?

Aus Sicht der Nutzer bedeutet dies, dass man ein Gerät weniger hat, mit dem man sich vertraut machen muss. Stattdessen gibt es die Möglichkeit, die gesamte Kommunikation in einer einzelnen Anwendung zu bündeln: Microsoft Teams.

Womöglich gibt es gute Gründe, weshalb Organisationen diese Umstellung nicht von heute auf morgen vollziehen – beispielsweise aufgrund großer und komplexer Telefonieumgebungen oder des Wunsches, Kapitalinvestitionen möglichst intensiv zu nutzen. Bei solchen Szenarien ist die schrittweise Migration zur Anwendung von Microsoft Teams für die Telefonie möglich, indem die direkte Weiterleitung bei Anrufen genutzt wird. Dadurch können Organisationen die Migration in dem Tempo vollziehen, das ihnen entspricht. Gleichzeitig stellen sie die maximale Nutzung der Anlage sicher, beschränken Veränderungen auf das absolut Notwendige und der Betrieb läuft relativ ungestört weiter.

Denken Sie an Ihr Handy. Wie oft tippen Sie tatsächlich eine Telefonnummer ein? Und wie viele Telefonnummern merken Sie sich eigentlich? Wenn solche Aktionen inzwischen weitgehend überflüssig sind, warum sollten wir unsere Belegschaft zwingen, manuell Telefonnummern einzugeben, nur um mit anderen zu kommunizieren? Letzten Endes streben wir doch eine vereinfachte Kommunikationsplattform für Endbenutzer an – im Grunde ein Konto für alles.

Mit Microsoft Teams – wie auch schon mit seinen Vorläufern in den vergangenen 12 Jahren – können Anrufe getätigt werden. Dabei besteht die Möglichkeit, physische Mobilteile zu verwenden oder das System einfach als Softphone einzusetzen. Damit sind überwiegend praktisch alle Funktionen möglich, die auch ein herkömmliches Telefonsystem bietet. Weshalb halten Organisationen an der Kommunikation auf einer getrennten Plattform fest?

Denken Sie bei der Migration auf Microsoft Teams auch an Ihr Telefonsystem! Betrachten Sie es nicht als eigenständiges Projekt oder separate Technologie. Stellen Sie es vielmehr ins Zentrum der Migration. Die Nutzer werden es Ihnen danken.

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