Was ist OneDrive for Business und welche Vorteile sind damit verbunden?

Erfahren Sie mehr darüber, wann Sie OneDrive for Business nutzen sollten: Welches Tool zu welchem Zeitpunkt? #SharePoint oder #OneDrive?

OneDrive for Business (ODFB) ist die Antwort von Microsoft auf persönlichen Cloud-Speicher. Microsoft arbeitet bereits seit Jahrzehnten in der einen oder anderen Form an diesem Modell für gehosteten Speicher und viele Funktionen, die OneDrive zu bieten hat, waren ihrer Zeit einmal weit voraus. Heute jedoch sind sie im Cloud-Speicher- und Kollaborationsbereich der Standard.

OneDrive for Business unterscheidet sich von OneDrive durch die stärkere Einbindung zahlreicher Enterprise-Funktionen der Business- und Enterprise-Versionen von Office 365. Die Version von OneDrive, die mit einer Privatlizenz oder „Home“-Lizenz für Office 365 daherkommt, bietet zwar bereits zahlreiche Möglichkeiten, lässt jedoch einige der Funktionen vermissen, die sich Unternehmen im Hinblick auf Arbeitsplatzsicherheit, Automatisierung und Integration bieten.

Sie wollen diese Funktionen für den Hausgebrauch haben? (Das kann ich sehr gut nachvollziehen – es ist echt klasse, den eigenen Bankverkehr und die Verteilung der Zuständigkeiten für die häuslichen Pflichten automatisieren und überwachen zu können!) In diesem Fall können Sie abhängig davon, für welche Optionen Sie sich entscheiden, für kleines Geld einfach eine Business-Lizenz für Office 365 dazukaufen.

Die Funktionen von OneDrive For Business machen die Lösung ideal für die geschäftliche Zusammenarbeit, insbesondere wenn sie zusammen mit den anderen Anwendungen von Office 365 verwendet wird.

Persönlicher Cloud-Speicher für eine bessere geschäftliche Zusammenarbeit

OneDrive for Business bietet den Benutzern einen Ort, auf den sie von überall her zugreifen können, um Dateien zu speichern und an Dokumenten zu arbeiten. Genau das macht die Lösung so besonders. Die Benutzer können in ihrem persönlichen OneDrive-Speicher Dokumente erstellen oder vorhandene Dateien und Dokumente hochladen, wobei ihnen für die Organisation ihrer persönlichen Inhalte zahlreiche Tools zur Verfügung stehen.

Einer der größten Vorteile von OneDrive for Business besteht darin, dass es die Benutzer in die Lage versetzt, mühelos mit MS Office-Dateien zu arbeiten. Geschäftlichen Anwendern stehen mit OneDrive for Business sämtliche Funktionen von PowerPoint, Word, Excel und den meisten anderen Office 365-Anwendungen zur Verfügung, die auf unterschiedliche Arten nahtlos mit der Lösung interagieren.

Dateiaustausch und Sicherheitsverwaltung

OneDrive for Business gibt Benutzern die Möglichkeit, durch Direktzugriff oder die Weitergabe von Links zur Bearbeitung oder zum Anzeigen von Dateien Informationen unter Berücksichtigung verschiedener Sicherheitsebenen weiterzugeben. Dies gilt nicht nur für einzelne Dateien – in OneDrive können auch ganze Ordner freigegeben werden, damit andere ihren Inhalt nutzen können.

Das erleichtert es den Benutzern ungemein, gemeinsam an Projekten zu arbeiten oder Dokumenten vor ihrer Veröffentlichung an zugänglicheren Stellen in Office 365, etwa auf SharePoint-Websites oder in Microsoft Teams, den letzten Schliff zu verpassen. Die Weiterleitung kann auch direkt über die Office-Anwendungen erfolgen, sodass nicht zuerst zu einer anderen Benutzeroberfläche navigiert werden muss. Dadurch fühlt sich die Zusammenarbeit weitaus reibungsloser an.

Organisationen, die Office 365 nutzen, können vorgeben, ob die externe Weitergabe von Informationen möglich ist, und zudem die Eigenschaften von Dateien in OneDrive for Business sowie entsprechende Zugriffsberechtigungen verwalten. Mit einigen Lizenzen können sich Firmen auch Berichte erstellen lassen und ihre Sicherheit anhand der Tatsache verwalten, ob Dokumente vertrauliche Informationen enthalten oder nicht.

Für OneDrive gibt es eine Mobile App

OneDrive for Business kann auf jedem Android-, Apple-Mobilgerät oder Laptop installiert und synchronisiert werden und ist kinderleicht in der Anwendung. Einige Lizenzen gestatten Firmen, festzulegen, welche Geräte auf die in OneDrive for Business gespeicherten Informationen zugreifen und von welchen IP-Adressen und Domänen sich Benutzer mit ihrem OneDrive for Business verbinden können.

OneDrive for Business ist mit Microsoft Teams, Exchange Email und SharePoint verbunden

In den persönlichen Chat-Bereichen in Microsoft Teams, die laufende Unterhaltungen mit einem oder mehreren Benutzern ermöglichen, können die Benutzer über OneDrive for Business auch Dateien weitergeben. Wenn Sie in Teams eine Datei hochladen, wird diese in Wahrheit auf Ihren persönlichen Speicher in OneDrive for Business geladen und automatisch mit den anderen Benutzern in Ihrem Chat geteilt.

Die gleiche Möglichkeit haben Sie, wenn Sie ein Dokument als E-Mail-Anhang hochladen: Das Dokument kann auf OneDrive hochgeladen und über einen Link innerhalb einer E-Mail zur Verfügung gestellt werden, um die Anzahl der Duplikate des erstellten Dokuments zu begrenzen.

Zudem können aus der Benutzeroberfläche von OneDrive for Business heraus Dokumente an verschiedene Orte innerhalb von Office 365 verschoben oder kopiert werden. Dies ist besonders bei der Weiterleitung auf SharePoint-Websites oder in Teams und Gruppen hilfreich, die der unternehmensweiten Kommunikation dienen.

Versionierung, „Backups“ und der Papierkorb

Microsoft war eines der ersten Unternehmen, die eine Versionierung von Dokumenten ermöglichten, sodass die Benutzer frühere Versionen ihrer Office-Dokumente in SharePoint, Office 365 oder OneDrive for Business wiederherstellen können. Standardmäßig können Benutzer die letzten 500 Versionen eines Dokuments wiederherstellen und die Zeit für das jeweilige Dokument damit im Grunde bis zu 90 und manchmal noch mehr Tage zurückdrehen.

Microsoft ermöglicht zudem ein 30-tägiges „Backup“ der Informationen in OneDrive for Business, wobei die Versionierungsfunktion genutzt wird, um alle Dateien im persönlichen Speicher auf den Stand zu einem bestimmten Zeitpunkt zurückzusetzen.

Gelöschte Dokumente lassen sich durch die Versionierung nicht wiederherstellen, doch die Papierkorb-Funktion gestattet Benutzern für bis zu 90 Tage die Wiederherstellung “gelöschter” Dokumente auf den Stand, den sie zum Zeitpunkt ihrer Löschung hatten.

Dateisynchronisierung

Mit der Anwendung OneDrive for Business für Mac und PC kann der Benutzer Dateien mit seinem Computer synchronisieren. Durch die Synchronisierung entstehen eine Desktop-Kopie, die offline bearbeitet werden kann, und eine Cloud-Kopie für den mobilen Zugriff sowie eine hohe Verfügbarkeit. Microsoft hat es möglich gemacht, dass Dateien in der Cloud in Echtzeit vom PC des Benutzers aus bearbeiten werden können, ohne dass sich dieser Gedanken um die Synchronisierung machen muss. Zudem ermöglicht die Anwendung OneDrive for Business, auf SharePoint-Websites gespeicherte Dokumente zu synchronisieren, was die Zusammenarbeit weiter erleichtert.

Egal ob auf dem eigenen Rechner oder über die browsergestützte Cloud-Anwendung: In der Cloud gespeicherte Dateien können über Office 365-Anwendungen auf einem Mac oder PC in Echtzeit bearbeitet werden.

Co-Authoring

Dateien können in Echtzeit von mehreren Benutzern zur gleichen Zeit bearbeitet werden. Sie können sich die von anderen Benutzern vorgenommenen Änderungen anzeigen lassen, während Sie gemeinsam an einem Dokument arbeiten.

OneDrive-Pläne und Preise

Die Antwort auf die Frage, wie viel OneDrive kostet, hängt ganz vom Bedarf des jeweiligen Unternehmens und seiner Benutzer ab. Für OneDrive stehen Personal- und Business-Pläne zur Verfügung, die Firmen und Einzelanwender in Betracht ziehen können.

Personal-Pläne

• OneDrive Basic: Dieser Plan kann kostenlos genutzt werden. Es steht ein Online-Speicher mit 5 GB zur Verfügung, der von maximal einem Benutzer verwendet werden kann.
• OneDrive 50 GB: Dieses Paket kostet 2 Euro pro Monat, wartet aber mit zehnmal so viel Speicherplatz auf. Es kann von maximal einem Benutzer verwendet werden.
• OneDrive Office 365 Personal: Dieses Paket kostet 7 Euro pro Monat und beinhaltet 1 TB Speicherplatz. Auch hier ist maximal ein Benutzer zugelassen.
• OneDrive Office 365 Home: Für 10 Euro pro Monat gibt es 5 TB Speicherplatz, außerdem ist dies der einzige Personal-Plan, bei dem maximal fünf Benutzer zugelassen sind.

Business-Pakete für OneDrive (siehe auch hier)

• OneDrive for Business 1: Das Unternehmen erhält für 50,40 Euro pro Person im Jahr 1 TB Speicher für jeden Benutzer.
• OneDrive for Business 2: Für 100,80 Euro pro Person im Jahr erhalten Unternehmen unbegrenzten Speicherplatz für eine unbegrenzte Anwenderanzahl.
• Office 365 Business Premium: Für 126,00 Euro pro Person im Jahr erhalten Unternehmen neben dem Speicherplatzangebot von OneDrive for Business 1 (1 TB pro Benutzer) unter anderem Zugriff auf das Office 365-Paket und E-Mail-Hosting.

Es werden ständig neue Funktionen hinzugefügt …

Neue Funktionen von zunehmender Komplexität und Leistungsstärke werden in immer rascherem Tempo hinzugefügt. In diesem Jahr wurde OneDrive for Business unter anderem um Audiotranskription und die Möglichkeit, in OneDrive gespeicherte Bilddateien nach Text zu durchsuchen, erweitert. Weitere Verknüpfungsmöglichkeiten mit Apps wie Microsoft Teams und Drittanbieter-Apps wie Google Drive, Box und DropBox machen OneDrive jetzt und in Zukunft zu einer vielseitigen, leistungsstarken Kollaborationslösung für Firmen.

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