Expertenleitfaden: Welche Migrationsstrategie in die Cloud ist die richtige für Ihre Organisation?
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Endlich ist es soweit: Ihre Organisation hat beschlossen, dass es an der Zeit ist, auf Office 365 in der Cloud umzusteigen. Sie sind bereit, alle cloudbasierten Apps zu nutzen, die Microsoft für eine einfachere Zusammenarbeit, zugänglichere Datenspeicherung und eine Vielzahl anderer Vorzüge bietet.
Aber für welche Migrationsstrategie in die Cloud sollten Sie sich entscheiden? Welche Option ist für die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens am besten geeignet? Sehen wir uns einige Möglichkeiten an.
Die Planungsphase
Bei der Auswahl einer für Ihre Organisation optimalen Strategie für die Migration in die Cloud gibt es viel zu bedenken. Besprechen Sie mit Ihrem Team die folgenden Punkte:
- Wie schnell müssen Ihre Daten übertragen werden? Welchen zeitlichen Beschränkungen unterliegen Sie?
- Wie viele Daten sollen migriert werden?
- Sind alle zu migrierenden Daten gekennzeichnet?
Der letzte Punkt mag auf den ersten Blick belanglos erscheinen, aber viele Organisationen haben sogenannte „dunkle Daten“, die nicht klassifiziert im Äther vorliegen. Es handelt sich dabei meist um Dokumente/Tabellen/E-Mails, die entweder Duplikate, redundant oder veraltet sind und von Administratoren nie entfernt wurden. Diese Altdaten werden häufig nicht mehr benötigt und können unnötige Sicherheitsrisiken darstellen, wenn sie unentdeckt bleiben.
Zudem ist es wichtig, die Endbenutzer über den Fortschritt der Migration auf dem Laufenden zu halten. Erstellen Sie einen Zeitplan und aktualisieren Sie ihn häufig, damit jeder weiß, wann seine Daten übertragen werden und wie lange die Übertragung dauern könnte. Transparenz ist bei diesem Prozess in jeder Hinsicht das A und O.
Strategien für die Migration in die Cloud
Bei der Migration in die Cloud gibt es mit AvePoint drei zentrale Wege: Lift and Shift, Basic Discovery und Compliant Discovery.
Lift and Shift
Müssen Sie mit extrem knappen Terminen arbeiten? Dann ist die Methode Lift and Shift vermutlich die beste Wahl für Sie. Hierbei geht es vor allem darum, Ihre Daten schnell zu übertragen. Diese Option ist für Sie die richtige, wenn Sie von einer anderen Cloud-File-Share kommen und die nächste Verlängerungszahlung vermeiden möchten, die kurz bevorsteht!
Wenn Sie allerdings über viele Jahre hinweg eine große Anzahl von Dateien angesammelt haben und nicht wirklich sicher sind, was was ist, dann könnte dies die riskanteste Option sein. Bei einer Migration ohne vorherige Datenauswertung übertragen Sie möglicherweise unnötige Dokumente oder Dokumente, die nicht unmittelbar als Dokumente identifiziert werden, die strengere Kontrollen erfordern. Allerdings kann dies auch eine sehr nützliche Option sein, wenn Sichtbarkeit für Ihre Organisation kein wichtiger Aspekt ist und es keine Zeit für die Planung bleibt.
Basic Discovery
Basic Discovery ist die Option, zu der die meisten AvePoint-Kunden neigen, die ihr Migrationsprojekt optimieren möchten. Statt alles auf einmal zu nehmen und später auszusortieren, können bei dieser Methode Dinge wie Dateigröße und Dateiart sichtbar gemacht und ermittelt werden. Wer sich für diese Option entscheidet, kann auch Discovery-Tools nutzen, um verschiedene Migrationsrichtlinien für Zuordnungen, Filter und Zeitpläne aufzustellen.
Diese Methode ist dann für Ihre Organisation gut geeignet, wenn Migrationsanforderungen bestehen, die auf leicht festzustellenden Elementen wie Metadaten basieren. Wenn Sie sich mit Basic Discovery die Zeit zum Optimieren des Migrationsprozesses nehmen, ist das Aussortieren der Daten nach der Übertragung sehr viel einfacher. Obwohl auch dies keine Lösung dafür ist, dunkle oder potenziell sensible Daten zu ermitteln, ist der Prozess deutlich schneller als eine vollständig konforme Migration.
Compliant Discovery
Diese Option für die Migration in die Cloud ist die langsamste, aber auch die sorgfältigste. Unterliegen Sie strengen Kontrollen für sensible oder regulierte Daten? Müssen alle Ihre Daten vor der Migration validiert und klassifiziert werden? Müssen Sie sich über Sicherheitsaudits Gedanken machen? Dann ist das die richtige Strategie für Sie. Dieser Prozess hilft den Organisationen bei der Optimierung ihrer Daten.
Eine detaillierte Discovery-Methode bedeutet, dass im Rahmen der Migration alles mithilfe verschiedener Filterwerkzeuge ausgewertet wird. Auf diese Weise können Sie alle Daten kennzeichnen und klassifizieren, einschließlich Daten, die überholt, trivial und/oder persönlich sind, und entsprechend speichern, löschen oder isolieren. Es gibt dann keine dunklen Daten mehr in den Untiefen Ihrer Cloud, und Sie müssen sich keine Gedanken mehr um Konformitätsrisiken machen, die durch den Umgang mit möglicherweise sensiblen Daten entstehen (persönliche Informationen, potenziell schädliche Unternehmensdokumente usw.).
Eine vollständig konforme Migration bringt allerdings zwei vollkommen unterschiedliche Risiken mit sich: das Risiko, dass die Migration zu lange dauert und infolgedessen Benutzer verloren werden, und das Risiko, dass die Gültigkeit Ihrer Richtlinien abläuft, bevor Sie das neue System für Ihre Benutzer überhaupt freigeben können. Es gibt keine Option für eine sofortige Übertragung wie bei Lift and Shift. Aber der Kompromiss, dass alle Ihre Daten sortiert und kategorisiert werden, könnte den hohen Zeitaufwand rechtfertigen.
Beginn der Übertragung
Cloudmigrationen können je nach gewählter Strategie hinsichtlich Komplexität, Dauer und Risiko sehr unterschiedlich ausfallen. Wenn Sie sich allerdings für die Option Basic Discovery oder Compliant Discovery entscheiden, wann wäre dann der beste Moment, mit der Übertragung zu beginnen? Wie bei allem, gibt es bei jeder Phase Vorteile und Nachteile:
- Vor der Migration: Bis zum Beginn der Übertragung muss eine Verzögerung hingenommen werden, aber dafür wird alles erfasst und eingescannt.
- Während der Migration: Die Übertragung kann beginnen, möglicherweise wird aber nicht alles erfasst.
- Nach der Migration: Dies ist die schnellste, aber riskanteste Option.
Egal, für welche Strategie oder welchen Zeitrahmen Sie sich entscheiden, Sie werden die Migration nur so gut durchführen können, wie es Ihre Tools erlauben. AvePoint bietet Ihnen eine Lösung für die Migration in die Cloud, mit der Sie Ihre Daten an jeder Stelle des Prozesses sichtbar machen, migrieren und überwachen können. Mit unserer Lösung ist die Erstellung von Migrationsrichtlinien ganz einfach. Wir stellen Ihnen die detaillierten, doch leicht zugänglichen Diagramme zur Verfügung, damit Sie alles über die Daten wissen, mit denen Sie arbeiten. Ob Sie von Altsystemen wie Livelink oder Lotus Notes kommen oder einfach Ihr On-Premise-SharePoint in die Cloud migrieren möchten, wir können Ihnen helfen.
Ganz zu schweigen von unserem erstklassigen Serviceteam, das Sie während des gesamten Prozesses begleiten kann, vor allem, wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen! Hier finden Sie weitere Informationen.
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