3 Tipps zum Einsatz von SharePoint Online in Ihrer hybriden Arbeitsumgebung

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Es ist deutlich zu erkennen, dass Mitarbeiter Flexibilität bei der Arbeit benötigen, um mit den neuesten Anforderungen an hybride Arbeitsumgebungen Schritt halten zu können. SharePoint Online ist deshalb so attraktiv, weil es die Zusammenarbeit, die Verwaltung von Inhalten und die Sicherheitsanforderungen vieler Organisationen, die sich an diese neuen Arbeitsweisen anpassen, direkt unterstützt.

In der heutigen hybriden Arbeitsumgebung, in der Flexibilität der Schlüssel zum Erfolg ist, hilft diese Art von zukunftsweisender Technologie den Mitarbeitern, sich voll zu entfalten. Dabei muss allerdings betont werden, dass nicht alle direkt erkennen, welche Leistungsfähigkeit in SharePoint steckt, da sie die Anwendung nicht dafür verwenden, wofür sie hauptsächlich gedacht ist. SharePoint kann vieles für verschiedene Organisationen sein, vom Speicherplatz bis zur Dokumentenmanagement-Plattform. Die tatsächliche Verwendungspraxis kann jedoch große Unterschiede machen, was den Nutzen für Ihr Unternehmen anbetrifft.

Mit diesem Gedanken im Hinterkopf möchten wir Ihnen drei Tipps geben, wie Sie mit SharePoint Online Ihre hybride Arbeitsumgebung erstklassig gestalten und nutzen können.

1. Verwenden Sie SharePoint nicht nur als Speicherplatz, sondern als Informationshub

Um unsere alltäglichen Arbeiten zu erledigen, sind wir auf unsere Dateien und Assets angewiesen. Einer Studie von Microsoft zufolge hat die Zahl der an Dokumenten arbeitenden Nutzer allein in der Pandemie um 66 % zugenommen.

Was denken Sie, was passiert, wenn eine Abteilung den Zugriff auf bestimmte, für ihre Arbeit wichtige Dateien verliert? Um die Geschäftskontinuität zu unterstützen, bietet SharePoint Online Ihren Endnutzern die Möglichkeit, flexibel auf ihre Dateien zuzugreifen – überall und zu jeder Zeit.

Wenn Sie SharePoint als Ihr Intranet nutzen, erleichtern Sie neuen Mitarbeitenden damit deutlich den Zugriff auf Ihre Assets und gestalten den Onboarding-Prozess damit weit reibungsloser.

Bei der Erstellung von SharePoint-Sites gibt es mehrere Optionen:

Kommunikationssites 

Kommunikationssites sind für die Übermittlung von Informationen an ein breites Spektrum von Endnutzern oder Zielgruppen gedacht. Sie können damit Portale, abteilungs- oder projektspezifische Sites und öffentliche Sites für die Veröffentlichung von Unternehmensnachrichten, Ankündigungen oder Veranstaltungen erstellen.

Für die interne Kommunikation können Sie zwischen Themen-, Showcase- oder leeren Vorlagen wählen, während „Publish Enabled“-Vorlagen für die Verwaltung von Inhalten für die Öffentlichkeit verwendet werden können oder wenn eine Site verwaltet und mit Inhalten zur Überprüfung und Genehmigung gefüllt werden muss.

Sites für die Zusammenarbeit

Mit diesem Site-Typ sind die meisten SharePoint-Nutzer vertraut. Kollaborationssites ermöglichen Nutzern, über den Projekt- und Aufgabenstatus auf dem Laufenden zu bleiben, Dokumente und Inhalte gemeinsam zu bearbeiten und zu pflegen und andere Microsoft 365-Dienste für den Zugriff auf Teamressourcen zu nutzen. Werfen wir einen genaueren Blick auf die Hub- und Teamsites:

• Die Hub-Site-Vorlage in SharePoint Online fasst mehrere getrennte SharePoint-Sites und Apps an einem Ort zusammen. Sie ist in der Regel auf eine bestimmte Aufgabe, ein Projekt oder eine Organisationseinheit ausgelegt und dient dazu, Nutzern die Orientierung und das Finden von Informationen zu erleichtern.
• Teamsites sind die standardmäßigen eigenständigen SharePoint-Sites, die einer Gruppe, die an einem gemeinsamen Projekt, Ziel oder einer Aufgabe arbeitet, einen Knotenpunkt für die Zusammenarbeit bieten sollen. Da sie standardmäßig mit einer Microsoft-Gruppe verbunden sind, ermöglichen sie den Zugang zu einer breiten Palette von Kommunikations- und Kollaborationstools.

Andere Sitetypen bieten noch größere Automatisierungsmöglichkeiten: Dokumentencenter und Datenarchive unterstützen die Verwaltung von Inhalten und die Einhaltung von Aufbewahrungsrichtlinien, Wikis dienen der internen und externen Weitergabe von Wissen – und das sind nur wenige der Beispiele.

2. Integrieren Sie SharePoint mit anderen Apps von Microsoft 365

Microsoft hat sich zum Ziel gesetzt, die harten Grenzen zwischen einzelnen Apps aufzubrechen und arbeitet daher hart an der Integration seiner Apps. Sicher ist SharePoint Online bereits alleine ein leistungsstarkes Tool, doch durch die Integration der Hauptkollaborationstools von Microsoft 365 wie Microsoft Teams mit seiner Chat-basierten Umgebung und seinen Online-Meetings steigt der Wert noch.

Durch die Integration mit SharePoint können Dateien und Dokumente gemeinsam genutzt werden, während gleichzeitig Nachrichten ausgetauscht und Meetings abgehalten werden können, wobei die Berechtigungen von SharePoint angewendet werden. SharePoint-Funktionen wie SharePoint News können auch in Teams-Kanäle integriert werden, sodass die Nutzer nicht länger zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln müssen, sondern alle benötigten Informationen auf einer einzigen Plattform finden können.

Diese „Better-Together-Story“ beweist, wie Zusammenarbeit noch effektiver gestaltet werden kann, wenn man sowohl SharePoint als auch Microsoft Teams nutzt.

OneDrive ist ideal für die Bearbeitung einzelner Aufgaben und die Freigabe von Dokumenten für bestimmte Teamkollegen.

Sobald einzelne Aufgaben erledigt sind und Genehmigungen, Freigaben und Überarbeitungen von anderen Nutzern erforderlich sind, hilft die Integration von OneDrive und SharePoint bei der Synchronisierung und Freigabe für eine größere Gruppe von Mitarbeitern.

Die optimalen Verwendungsmöglichkeiten jeder Plattform genau zu kennen, ist entscheidend für eine erfolgreiche Planung ihrer nahtlosen Integration, die zu verbesserter Zusammenarbeit und Nutzerakzeptanz führt.

3. Legen Sie Grundsätze und Richtlinien fest, die die Zusammenarbeit fördern, ohne die Sicherheit zu beeinträchtigen

Mit einer flexiblen Arbeitsumgebung wächst auch das Risiko für eine Offenlegung Ihrer Daten. Doch hiermit können Sie Abhilfe schaffen!

Die Einrichtung von Governance-Richtlinien, die auf die Ziele Ihres Unternehmens abgestimmt sind, ist entscheidend, um das Zusammenarbeitspotenzial von SharePoint Online zu verbessern, ohne Abstriche bei der Sicherheit zu machen. Die wichtigsten Governance-Begriffe, die Sie kennen sollten, sind Folgende:

• Normen sind vom Team festgelegte Praktiken, die in der Regel befolgt werden, um die anstehende Arbeit bestmöglich zu erledigen.
• Richtliniensorgen für Konsistenz und die effektive Verwaltung der Informationen einer Organisation. Sie werden oft von Ihrer Organisation festgelegt.
• Während die Governance meist durch die Einstellungen, Sicherheits- und Compliance-Regeln Ihrer Gesamtorganisation bestimmt wird, kann sie auch durch spezifische Eigentümer der zugehörigen Site-Typen und organisatorische Richtlinien für den Umgang mit Gastnutzern geregelt werden.

Mit externen Freigaben, auf Sensibilität basierenden Bezeichnungstypen für Ihre Dateien und der Einrichtung von Bedingungen und Aktionen können Sie Ihre Daten und Kollaborationsumgebungen für Ihre Endnutzer sicherer machen, egal, wo sie arbeiten.

Schlussgedanken

Der Schlüssel zur Befähigung Ihrer Nutzer liegt in der Bereitstellung der richtigen Tools, die ihnen dabei helfen, ihr Potenzial an jedem Arbeitsplatz, ob physisch, remote oder hybrid, zu entfalten.

Microsoft bietet zahlreiche Plattformen, die Ihnen dabei helfen, und es ist wichtig, dass Sie sie in einer Weise einsetzen, die nicht nur zu den Zielen und Richtlinien Ihres Unternehmens passen, sondern auch Ihren sich entwickelnden Anforderungen gerecht werden. SharePoint Online ist ein entscheidender Beitrag zur Beantwortung der Frage, wie sich hybride Arbeit bewerkstelligen lässt.

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