Warum das SharePoint-Intranet noch lebendig ist

Weitere nützliche Tipps rund um SharePoint und das SharePoint-Intranet finden Sie hier:

• Eine Einführung in das SharePoint Admin Center
• Best Practices für die Verwaltung Ihrer SharePoint-Sites
• How Microsoft Teams + SharePoint Make for an Ideal Intranet

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Entgegen der allgemeinen Meinung ist das SharePoint-Intranet noch nicht „tot“. Da Microsoft jedoch Jahr für Jahr neue Funktionen und Verbesserungen zu Microsoft 365-Lösungen hinzufügt, gibt es jedes Jahr Menschen, die den „Tod“ des SharePoint-Intranets ankündigen.

„Yammer ist jetzt in Microsoft 365 integriert! Ist das der Tod des SharePoint-Intranets?“

Oder

„Hub Sites bedeuten, dass das klassische Intranet veraltet ist!“

Oder

„Teams unterstützt jetzt eine große Zielgruppe und Apps! Das ist die neue Zukunft des Intranets!“

Während diese Gefühle definitiv einige der Möglichkeiten widerspiegeln, wie sich die moderne Intranet-Landschaft in Microsoft 365 verändert und weiterentwickelt, sind wir hier, um zu erklären, warum das SharePoint-Intranet noch lange nicht tot ist.

Zuallererst – was verstehen wir unter „Intranet“?

Das Wort „Intranet“ kann für verschiedene Unternehmen unterschiedliche Bedeutungen haben, angefangen mit der „Homepage“, die Nutzer sehen, wenn sie sich zum ersten Mal in der Unternehmensumgebung anmelden, bis hin zur gesamten Strategie der Informationsmanagement-Plattform eines „Intranets” für alle Ad-hoc- und kollaborativen Inhalte, die durchsuchbar und für interne Nutzer verfügbar sind.

In diesem Artikel verwenden wir „Intranet“, um auf eine zentralisierte Veröffentlichungs-Präsenz zu verweisen. Dies ist ein ausgewiesener Bereich (als Teil der breiteren organisatorischen Informationslandschaft), der eine zentrale Ressource für kuratierte Nachrichten, Richtlinien und Verfahren, Suche, Nutzungsprofile, Anwendungslinks und andere ausgewählte Informationen bietet, die für ein breites Publikum relevant sind und davon profitieren, veröffentlicht zu werden.

Tatsächlich ist dieser Ansatz zum Erkennen der Informations- und Sicherheitsgrenzen zwischen Ihren „weithin zugänglichen Veröffentlichungsbereichen” und „Arbeitsbereichen für die Zusammenarbeit in privaten Gruppen“ eine Best Practices-Empfehlung von AvePoint für Governance-Richtlinien zur Identifizierung und Verwaltung verschiedener Arbeitsbereiche in Microsoft 365.

Warum ist SharePoint immer noch das beste Tool für diese Aufgabe?

Eine der wichtigsten Überlegungen bei der Frage, was wann für die verschiedenen im Microsoft 365-Stack verfügbaren Cloud-Tools verwendet werden sollte, besteht darin, die Stärken und Schwächen jedes Produkts zu verstehen und gleichzeitig die geschäftlichen Informationsanforderungen Ihres Intranets zu erkennen. Für die meisten Organisationen sind die allgemeinen Geschäftsanforderungen für ihr Intranet folgende:

• Beständigkeit: Eine Anlaufstelle für neue oder bestehende Mitarbeiter, um wichtige Informationen zu finden, wobei man sich darauf verlassen kann, dass sie nicht „verschwinden“, wenn ständig neue Inhalte hinzugefügt werden.
• Kuration: Ein bestimmtes Team von Vertretern aus Marketing/Kommunikation/Geschäft, die genehmigte unternehmensweite Informationen ohne Sorgen bereitstellen können.
• Attraktivität: Wir möchten unseren alten PDF-Newsletter durch attraktive Beiträge ersetzen, die Flexibilität für Bildformatierung, Beschriftungen, Blockzitate und mehr bieten.
• Startrampe: Es sollte Verknüpfungen zu gängigen Apps, zur Suche und zu nützlichen Informationen in einer organisierten Art und Weise geben, die sowohl für neue als auch für erfahrene Nutzer einfach zu navigieren ist.

Anhand dieser Kernliste gemeinsamer Anforderungen werden Sie feststellen, dass, sobald wir die Anwendungsfälle für das Teilen und Verfassen von Informationen in einem Unternehmensintranet klar definiert haben, die am besten geeignete Lösung immer noch eine moderne SharePoint-Kommunikations-Site ist. Obwohl einige Aspekte wie „Teilen von Links“ und „Teilen von Nachrichten“ mit Teams oder Yammer (mit Kompromissen) erfüllt werden können, passen die oben beschriebenen Funktionsanforderungen immer noch gut in ein SharePoint-Veröffentlichungs-Szenario, weshalb das SharePoint-Intranet nicht so schnell verschwinden wird.

In der Tat ist es durchaus möglich, dass die verschiedenen Tools als Teil eines umfassenderen Intranets harmonisch zusammenarbeiten – wobei der Publishing-Fokus von SharePoint den kollaborativen Fokus von Teams zusammen mit dem sozialen Fokus von Yammer ergänzt. Dies wird nun weiter erläutert.

Warum kann ich nicht einfach Teams oder Yammer als mein Intranet verwenden?

Diese Art von Szenario könnte für einige Organisationen durchaus möglich sein, aber für die meisten Organisationen, mit den oben aufgeführten Informationsanforderungen, ist SharePoint immer noch die beste Wahl.

• Microsoft Teams ist von Grund auf als kollaborativer Raum konzipiert, bis hin zu der Art und Weise, wie Nutzer entweder als Eigentümer oder als Mitglieder mit Bearbeitungsrechten für alle Inhalte im Team angesehen werden. Dies eignet sich nicht gut (oder leicht) für eine Konfiguration als Nur-Lese-Veröffentlichung, was das Risiko birgt, dass informelle oder falsche Informationen hinzugefügt werden und allgemein verfügbar sind, bevor sie bemerkt werden.
• Obwohl Teams mit Registerkarten die Erstellung nützlicher Verknüpfungen vereinfacht, gibt es nur einige Registerkarten, die zu einem Arbeitsbereich hinzugefügt werden können, bevor sie unübersichtlich werden, ganz zu schweigen davon, dass die Inhalte der Registerkarten irgendwo gehostet werden müssen, z. B. eine Veröffentlichungs-Site oder Dokumentbibliothek in SharePoint! Apropos Dokumentbibliotheken: Während die Registerkarte „Dateien“ in Teams die Zusammenarbeit sehr einfach und nützlich macht, wird der Versuch, diesen Ort zu einem kuratierten Repository von verwalteten Dateien (wie z. B. Richtlinien- oder Verfahrensdateien) mit entsprechenden Tags und Berechtigungen zu machen, mit dem auf Zusammenarbeit ausgerichteten Ansatz von Teams schwierig.

• Yammer bietet eine echte unternehmensinterne soziale Plattform, die eine schnelle Verbreitung von Nachrichten, Umfragen, Fragen und mehr (und Kommentare/Diskussionen dazu) ermöglicht. Es ist zwar ein fantastisches Tool für eine breite Aufmerksamkeit und organisationsübergreifende Diskussionen, aber es fehlen die reichhaltigen Veröffentlichungs- und Layout-Funktionen für Nachrichtenartikel der SharePoint-Kommunikation.
• Sie können zwar Links hinzufügen und Dokumente an Beiträge anhängen, aber Yammer ist ein ständig wechselnder Social-Feed und eignet sich nicht für einen kuratierten, zentralisierten Hub mit verwalteten Dokumenten oder Links. Im obigen Diagramm gibt es einige Überschneidungen bei der Veröffentlichung, aber das Problem steckt im Detail der Kuratierung, des Brandings, der Layout-Flexibilität und der zentralen Kontrolle.

Alles über Flexibilität – das Beste aller Welten

Wir sind der Meinung, dass für die meisten Unternehmen die Kommunikations-Sites von SharePoint immer noch die beste Wahl für das Hosten eines Unternehmensintranets sind. Dies bedeutet jedoch nicht, dass dies die einzige Wahl ist. Wenn Sie die sich ergänzenden Funktionen der oben genannten Tools verstehen und wissen, wann und wie Sie sie zusammenbringen, erhalten Ihre Mitarbeiter den bestmöglichen Zugang zu den Informationen, die sie für ihre Produktivität benötigen.

Betrachten Sie zum Beispiel eine auf SharePoint Online gehostete Unternehmens-Homepage. Es ist durchaus möglich, die SPO-Homepage als zentralisierte Veröffentlichungs-Präsenz zu konfigurieren, auf der Nachrichten-Rollups und Richtlinienbibliotheken gehostet werden. Sie kann jedoch auch ein Startpunkt für Ihre Teams oder Sites mithilfe der Links oder AvePoint-Webparts sein und in die neuesten Community-Diskussionen aus Yammer mit nativen Webparts integriert werden.

Auch dies ist keine Einbahnstraße! Auf ähnliche Weise können relevante SPO-Sites oder Richtliniendokumente über „Teams-Registerkarten“ in das Team oder als „Angehefteter Link“ in eine Yammer-Community gezogen werden.

Mit diesem Ansatz können Sie die Stärken jedes kollaborativen Tools ausspielen und den Nutzern ermöglichen, dort zu arbeiten, wo sie sich wohlfühlen, ohne die relevanten Informationsquellen einzuschränken oder zu duplizieren.

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