Mit DocAve lässt sich SharePoint zuverlässig, sicher und einfach verwalten.
DVB implementierte SharePoint als zentrale Plattform zur Verbesserung der unternehmensweiten Kollaboration. Das Unternehmen betreibt Team-Sites sowie Projekt-Sites, damit Mitarbeiter Dokumente und wichtige Informationen während des gesamten Produktzyklus teilen können. Die IT-Abteilung nutzt die Plattform außerdem zum Informationsaustausch zwischen den weltweit verteilten Büros.
Mit Hilfe eines Drittanbieter-Tools nutzt DVB SharePoint auch zum Speichern und Verwalten von Verträgen. Außerdem ist die Firma gerade dabei, ihr SharePoint-Deployment mit Microsoft Dynamics CRM zu integrieren. Insgesamt wird das Deployment von circa 250 Endanwendern genutzt. Nach Abschluss der CRMIntegration werden zukünftig in etwa 450 Mitarbeiter darauf zugreifen.
Da SharePoint ein kritisches System für Geschäftsprozesse ist, mussten die IT-Administratoren der DVB die effiziente und effektive Verwaltung der Plattform gewährleisten. Hierzu wurde die Softwarelösung eines Drittanbieters implementiert.
Schnell stellte sich aber heraus, dass diese nicht zum gewünschten Resultat führte. „Das ursprünglich gewählte Tool arbeitete sehr langsam und hatte ein User Interface (UI) das nicht sehr intuitiv war“, erklärt Regie Algoe, Technology Engineer bei DVB.
Als das Unternehmen beschloss sein Deployment auf SharePoint 2010 upzugraden, fiel auch gleich die Entscheidung eine neue Drittanbieter-Administrations-Lösung zu implementieren.
Die Administratoren der DVB verglichen mehrere Lösungen miteinander und entschieden sich schlussendlich für die DocAve Software-Plattform von AvePoint – die Enterprise Class-Management-Plattform für SharePoint-Governance. „DocAve war mindestens zweimal so schnell wie das vorherige Tool“, so Algoe. „Außerdem war das UI sehr benutzerfreundlich und ermöglichte uns, mehrere Produkte der vollintegrierten Plattform auszuwählen, damit wir unsere Verwaltungsanforderungen erfüllen konnten.“
Nach der Installation implementierte DVB DocAve Backup & Restore. DocAve erfüllt alle Anforderungen an eine schnelle, flexible und intelligente Backup-Lösung mit originalgetreuem Backup & Recovery – von einzelnen Inhaltselementen bis zu kompletten SharePoint-Umgebungen und allen Farm-Level-Komponenten – bei gleichzeitiger Bewahrung aller Metadaten, Sicherheitseinstellungen und Versionshistorien. Administratoren verwenden DocAve zur Einhaltung von Service-Level-Agreements (SLAs) im Unternehmen, um kritische Daten ausreichend zu sichern und fristgerecht wiederherzustellen. „DocAves Datenwiederherstellungsfeature funktioniert einwandfrei“, sagt Algoe. „Bisherige Erfahrungswerte zeigen, dass die Wiederherstellung eines Dokuments nur wenige Minuten dauert.“
Das intuitive Interface des DocAve Administrators erfüllt die Anforderungen der DVB an die SharePoint-Administration, indem Inhalte, Konfigurationen und Sicherheitseinstellungen in SharePoint kontrolliert werden können. DocAve ermöglicht dem Unternehmen die Kontrolle über Zugriffsberechtigungen auf jeder Ebene und das Klonen von anwenderseitigen Sicherheitseinstellungen über mehrere Objektebenen hinweg. „Die Möglichkeit Berechtigungen mehrerer SharePoint-Sites festzulegen und das Klonen von einer Site auf eine andere spart uns unglaublich viel Zeit, schätzungsweise zwei Stunden täglich”, so Algoe.
Dank des DocAve Deployment Manager und der benutzerfreundlichen Verwaltungskonsole kann DVB auch das Deployment von individuellen SharePoint-Anpassungen und Konfigurationen automatisieren. Die internen Entwickler der DVB nutzen DocAve, um Lösungen in einer Testumgebung bereitzustellen und, nach erfolgreichen Tests, in der Produktionsumgebung auszurollen. DocAve vereinfacht zeitintensive, repetitive SharePoint-Deployment-Prozesse von Customizations und ermöglicht den einfachen Vergleich der Umgebungen, um Elemente zur Übertragung und Implementierung von Veränderungen mit hochintuitiven Assistenten und vertrauten Menübandsteuerung zu identifizieren. „Anstatt PowerShell-Code zur Lösungsimplementierung zu nutzen, können wir dank DocAve den Prozess mit einem benutzerfreundlichen UI ausführen“, erklärt Algoe. „Mit DocAve lässt sich SharePoint zuverlässig, sicher und einfach verwalten.”
DVB wird dein Einsatz von SharePoint fortsetzen und die Plattform unternehmensweit für weitere Anwender zur Nutzung ausbauen. Dabei werden die Administratoren auf weitere DocAve-Produkte, wie den DocAve Content Manager, zurückgreifen. Mit dem DocAve Content Manager können SharePoint-Sites, -Inhalte und -Topologien in der Umgebung umfassend verschoben, kopiert und restrukturiert werden. Mit dem Einsatz von DocAve können die Administratoren auch jederzeit auf den technischen 24-Stunden-Support von AvePoint nutzen, sollten Probleme auftreten. „Der technische Support von AvePoint ist ausgezeichnet“, sagt Algoe. „Schnell, professionell und mit viel Ahnung von der Materie.“
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Mit DocAve lässt sich SharePoint zuverlässig, sicher und einfach verwalten.