AVEPOINT-LÖSUNGEN
Das LPBK M-V suchte nach einer Drittanbieterlösung für SharePoint-Content-Management und -Reporting und beschloss, eine Lösung zu implementieren, die beide Bedürfnisse gleichermaßen befriedigt: DocAve Software, die vollintegrierte Lösung für SharePoint-Management von AvePoint. DocAve ermöglicht es den Administratoren der Organisation, verschiedene Aspekte ihrer SharePoint- Umgebung in nur einem Interface zu verwalten. „Mit DocAve haben wir ein breites Spektrum an Funktionalitäten zur Hand“, sagte Ohde. „DocAve erfüllt unsere Anforderungen an das SharePoint-Reporting und die Reorganisation. Darüber hinaus sind wir in der Lage, beide Aspekte mit nur einer Lösung zu verwalten.“
Mit zunehmender SharePoint-Adaption begann die Organisation, die Plattform auf neue und unterschiedliche Weise zu nutzen. Aus diesem Grund muss die IT oft Inhalte verschieben und Vorlagen kopieren, die auf einer anderen Site sinnvolle Verwendung finden. Vor DocAve hätte Ohde PowerShell-Code verwenden müssen, um Inhalte originalgetreu zu verschieben, was für ihn jedoch mit viel Zeit und Aufwand verbunden war. Mit Hilfe des visuellen Interface von DocAve können Administratoren jetzt die Quell- oder Zielorte gegenüberstellen und Bewegungen der Dateien eindeutig nachvollziehen – die Dateien behalten dabei alle nötigen Metadaten wie z.B. Berechtigungen. „Mit DocAve kann ich PowerShell komplett vermeiden, was meine Aufgabe deutlich einfacher gemacht hat“, sagte Ohde. „DocAve bietet uns eine elegante Lösung, Inhalte mit vollständigen Metadaten innerhalb der SharePoint-Farm zu verschieben und zu kopieren.“
Neben Vorteilen für das SharePoint-Content-Management, profitiert die Organisation auch von den Reporting- Funktionen von DocAve. Mit der Möglichkeit, eine Vielzahl an Reports in SharePoint durchzuführen, erstellt die IT regelmäßig Berichte, die Aufschluss über die Nutzung geben. Administratoren müssen in der Lage sein, genau sagen zu können, wie viele Nutzer aktiv auf das Intranet zugreifen und wie viele Mitarbeiter den internen Newsletter lesen. Die Daten werden dem Innenministerium Mecklenburg-Vorpommern übergeben, wo anschließend eine fundierte Entscheidung über die Ressourcenzuteilung für zukünftige Artikel getroffen wird. „Nativ ist SharePoint nicht in der Lage, Reports zur Nutzung des Intranets oder Newsletteraufrufe mit allen benötigten Details zu erstellen“, sagt Ohde. „DocAve ermöglicht uns, problemlos über Nutzeraktivitäten zu berichten, zum Beispiel die Anzahl von Nutzern, die Artikel im Newsletter lesen. Es ist sehr einfach, Berichte zu Zugriffszahlen einzelner Artikel zu generieren und an das Innenministerium zu übermitteln. Entsprechen die Daten den Erwartungen, werden die Newsletter zukünftig ggf. erweitert.“
Neben dem breiten Funktionalitätsspektrum von DocAve, um die IT bei der Verwaltung von SharePoint zu unterstützen, bietet AvePoint auch einen erstklassigen technischen Support. „Das technische Supportteam von AvePoint ist überaus hilfsbereit und freundlich”, sagte Ohde. Es ist ein großes Plus, deutschsprachigen Support zu haben, auf den unsere Mitarbeiter zurückgreifen können. Das ist überaus praktisch, da wir nicht erwarten können, dass alle unsere Mitarbeiter fließend englisch sprechen.“